Numen, opérateur de confiance

edito de mlev


Opérer des plateformes de confiance électroniques (signatures, workflows, archivage, BPM, ...) va bien au-delà de la simple capacité à héberger une solution logicielle et les données traitées.

L'opérateur de confiance mutualise les demandes de ses clients et variabilise les coûts pour une facturation à l’usage : dossier salarié, dossier patient, dossier client, contrat signé, facture traitée ... Mais au-delà, être opérateur de confiance, c'est assurer à son client complétude, performance et conformité :

L’archivage et les processus de dématérialisation sont deux piliers de la transformation digitale qui n’échappent pas à cette trilogie.  

Découvrez dans cette newsletter notre regard sur ce sujet et pourquoi vous pouvez faire confiance à Numen pour vous aider sur la voie de la digitalisation de vos processus métier.

Numen, plus qu’un prestataire, un opérateur de confiance !

Les apports de l'eIDAS aux organisations européennes

Les apports de l'eIDAS aux organisations européennes


Depuis la directive européenne 1999/CE/93, la vocation probatoire d’un document nativement électronique est consacrée en Europe au travers de la signature électronique. Le règlement eIDAS est intervenu afin de réduire les divergences liées aux transpositions en droit local et fluidifier le déploiement de la dématérialisation inter et intra états membres. Relatif à l’identité numérique et aux services de confiance lors de transactions électroniques au sein du marché intérieur, le règlement eIDAS n°910/2014 du 23 juillet 2014  fournit un environnement réglementaire permettant des interactions électroniques sécurisées et fluides entre les entreprises, les citoyens et les autorités publiques. Le 1er juillet 2016, l'eIDAS est entré en vigueur.

Il est important de noter que l’eIDAS est un règlement et non une directive. Les règlements représentent les lois de l'Union Européenne directement applicables dans les Etats membres ! Ainsi, l'un des aspects les plus importants de la nouvelle loi est son application uniforme dans tous les Etats membres.

À cet égard, le règlement eIDAS:

L’eIDAS a pour principaux objectifs l'installation d'une nouvelle confiance numérique, l'habilitation des échanges commerciaux et administratifs, la protection des transactions électroniques transfrontalières de l'UE et la facilitation de la transformation numérique de notre économie.

Mais concrètement qu'est-ce que l’eIDAS nous apporte?


L’eIDAS réglemente au niveau de l'UE des services de confiance qui sont apparus dans un certain nombre d'États membres ces 15 dernières années.

Par « services de confiance», comprenons:

Somme de technologies pour lesquelles, désormais les règles sont simples et s’imposent à tous les états membres.

 

Deux points essentiels restent à charge du législateur local :

Comment archiver électroniquement ces mêmes documents électroniques ?

Comment dématérialiser des documents nativement papier ?

 

Tous les documents d’affaires (factures, contrats, paie, …) font l’objet, à l’échelle nationale, d’obligations d’archivage distinctives (durée, public / privé, santé …), historiquement papier, transposables à la voie électronique. La vocation probatoire associée à ces mêmes archives reste liée à des principes d’intégrité et d’authenticité du document, indépendamment du support. Cette valeur probante est notamment gérée par le SAE (Système d’Archivage Electronique) dans le cas d’un document nativement électronique.

Précision utile si besoin était : la conservation des signatures seules d’un document signé électroniquement (eIDAS) ne suffit pas et ne peut se substituer à l'archivage électronique du même document, qui demeure indispensable.

En somme, l’eIDAS définit un ensemble de moyens pour faciliter la croissance de l'économie numérique (eBanking, eProcurement, eCommerce, eInvoicing, eContract ...) et normaliser les services électroniques.


Les lois permettant de dématérialiser vos documents de gestion papier et vos archives se déclinent désormais dans chacun des pays européens et permettent de repenser ce que doit être la Gestion des Documents dans un monde résolument digital.

 

Luxembourg et Belgique, précurseurs de la dématérialisation fiable

Luxembourg et Belgique, précurseurs du full électronique


Au Luxembourg, la loi du 25 juillet 2015
, entrée en vigueur en 2016, donne aux entreprises la possibilité de détruire un document papier original sous réserve de l’avoir dématérialisé en respectant des normes strictes tant pour sa numérisation que pour sa conservation auprès d’un prestataire certifié. C'est l'Institut Luxembourgeois de la Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et Qualité des Produits et Services (ILNAS), qui délivre l’accréditation des Prestataires de Services de Dématérialisation et/ou de Conservation (PSDC) aux fournisseurs.
Le Luxembourg est devenu l’un des tous premiers pays à adopter une telle législation et a ouvert la voie à une grande simplification de la conservation et de la recherche d’archives. Numen a préparé ce statut PSDC depuis plusieurs années pour aider le Luxembourg à devenir le coffre fort électronique de l'Europe et étendre ses pratiques digitales aux pays avoisinants.


En Belgique, le Digital Act de juillet 2016
a introduit la notion de conservation numérique de documents électroniques (numérisés ou natifs) et de dématérialisation de flux papier en vue de constituer des dossiers 100% électroniques (substitution par une copie fidèle et durable). Il introduit notamment un nouveau cadre qui confère la même valeur légale aux documents numérisés par rapport aux originaux papier. Et cela que ce soit par des moyens en propre ou via un prestataire de services.
Il définit également deux niveaux de service : un "non-qualifié" (ou "simple") et un "qualifié"; ce qui porte la notion d’irréfutabilité le cas échéant et d’inversement de la charge de la preuve. Cela ne remet évidemment pas en question la vocation N°1 d’un service d’archivage qu’il soit simple ou qualifié : assurer l’intégrité et la pérennité d’un document. Pour disposer d’un service dit "qualifié", il est nécessaire, là aussi, d’obtenir une certification selon un référentiel prévu mi-2017.

France : la révolution numérique s'accélère

France : la révolution numérique s'accélère


En France, le mouvement de digitalisation des organisations se poursuit avec le décret N° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies. Il précise les conditions à respecter pour permettre de transformer un document papier en une copie numérique fiable et ainsi de supprimer son original papier.

Est ainsi présumée fiable, la copie électronique issue d'un procédé qui :


Cela s’applique aussi bien pour des prestations en « propre » que par des prestataires de services. Et contrairement à la Belgique ou plus encore au Luxembourg, pas besoin légalement de certification de la chaine de numérisation ou de la solution d’archivage. Ceci ne retire évidemment rien à l’intérêt des normes et de leur respect.

Ce nouveau décret facilitant la destruction du papier s'ajoute aux nombreux textes de loi encourageant la digitalisation de la société tous secteurs confondus.

 Et vous ? Etes-vous prêts ?

ISO 14641-1, NF Z 42-013, NF Z 42-026, PSDC.. Quésaco ?

ISO 14641-1, AFNOR NF Z 42-013, NF Z 42-026, PSDC.. Quésaco ?


L’intérêt d’une norme est évidemment d’apporter un certain nombre de garanties sur le respect de l’état de l’art et des bons processus concernant la gestion dans le temps du matériel, des logiciels et des services requis.


La norme internationale ISO 14 641-1, dérivée de l’AFNOR Norme Française Z42-013, qualifie ainsi ce que doit être l’archivage électronique. La conformité d’une solution SAE à ce type de référentiel apporte ainsi une assurance supérieure sur le bon respect de la finalité juridique attendue : intégrité et pérennité des archives.


Le projet de norme Z 42-026 sur le territoire francais, "Définition et spécifications des prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier et contrôle de ces prestations ", s’appliquera aux opérateurs de numérisation ainsi qu’aux donneurs d’ordres qui souhaitent la mettre en œuvre en propre. Elle identifie quatre cas d’usages selon s’il s’agit de numérisation de stock d’archives ou de flux, de numérisation centralisée ou décentralisée de type «guichet ». Elle complète ainsi la norme d’archivage.

Contrairement à la certification PSDC (Prestataires de Services de Dématérialisation et de Conservation) au Luxembourg, aucune obligation légale n’impose directement le recours à ces deux normes NF ou à la marque NF 461 associée. La récente modification de l’article 1379 du Code Civil français précise ainsi en substance la finalité, pas les moyens :


Pour autant, les normes apportent des garanties certaines à l’heure de « booster » la confiance numérique. Projet de norme Z 42-026 en France, statut PSDC au Luxembourg, Digital Act en Belgique, Règlement eIDAS en Europe, la future norme ISO se dessine...

Dématérialisation et législation, mode d'emploi. Regard d'un opérateur de confiance.

Dématérialisation et législation, mode d'emploi. Regard d'un opérateur de confiance.


Déployant des solutions de dématérialisation et de conservation de documents nativement papier depuis 2016, nous voulons partager quelques conclusions sur ces expériences clients.

Tout d’abord, ce sont évidemment les gros consommateurs ou utilisateurs de papier, donc Grands Comptes, en majorité BtoC, essentiellement institutionnels, financiers ou assureurs (mais est-ce une surprise ? ) qui ont franchi le cap les premiers. A l’échelle de la France et de la Belgique, ce sont probablement 4 500 organisations qui supprimeront leurs factures, contrats ou autres dossiers médicaux en 2017.

De manière plus surprenante, mais en raison de la certification obligatoire sur le territoire Luxembourgeois, cette dématérialisation s’est faite sans forcément beaucoup d’audits ou d’études supplémentaires, une simple mention PSDC dans les cahiers des charges a suffi. La parole est redonnée aux dirigeants métiers dans des logiques dites « intégrales ». En effet, auparavant les 15% à 20% des documents réellement engageants, c’est à dire avec des enjeux de compliance forts, bloquaient la décision d’une numérisation totale. La loi luxembourgeoise a permis un passage à l’acte sur 100% des volumes pour un grand nombre de ces acteurs. 

Cette révolution s’est faite au plus grand bonheur des utilisateurs qui sont désormais dans une expérience 100% digitale, 100% accélérée avec des coûts directs et indirects fortement réduits et une valeur ajoutée opérationnelle spectaculaire.


Cible immédiate : zéro archive papier.


Finie la conservation physique pour 10, 20, 30, voire 50 ans. Moins de circulation physique de dossiers de crédit, dossiers d’adhésion entre front office et back office, entre agences ou sites distants et siège … Adieu colis, délais, frais postaux …


Autre élément intéressant à partager : les acteurs globaux qui échangent dans un cadre transfrontalier doivent-ils attendre la future norme ISO ou de nouveaux décrets ?  Non, ils amendent leurs Conditions Générales de Ventes au profit d’une « domiciliation » juridique locale favorable (Luxembourgeoise et donc désormais Belge ou Française) et profitent bien évidemment de la primauté européenne eIDAS sur tout texte local.

YES, YOU CAN !

Votre révolution digitale suit une méthodologie simple :

1. Le vouloir et se lancer ; dans le cas du Luxembourg, avec un prestataire certifié PSDC, en France, selon votre choix, en interne avec les plateformes adéquates (hardware, software) ou avec un prestataire de services, idéalement de qualité voire qualifié (Belgique)
2. Retenir une solution ou un service de numérisation permettant de reproduire le document papier sous une forme électronique en respectant la fidélité intégrale du contenu (couleur, contenu, ...).
3. Numériser ou faire numériser en associant à chaque document reproduit sous forme électronique les informations liées à la copie et destinées à l'identification de celle-ci, précisant son contexte. 
4. Horodater et signer le document produit via une signature électronique qualifiée ou un cachet qualifié (eIDAS).
5. Archiver le document et l’ensemble des traces générées (journaux, empreintes, …) dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu avec un service d'archivage électronique apte, par ailleurs, à opérer et documenter d’éventuelles migrations de format.


Ces quelques lignes prennent beaucoup de raccourcis, éludent beaucoup de détails techniques, fonctionnels, normatifs et légaux, mais si elles ont contribué à vous dire « OUI, C’EST POSSIBLE ET OUI LA REVOLUTION DIGITALE NOUS PERMET D’ALLER PLUS VITE, PLUS LOIN », alors appelez- nous ou contactez-nous à experts.numensolutions@numen.fr.


Vous cherchez une solution logicielle ? Visitez le site de Numen Solutions, pôle Edition et Intégration du Groupe Numen. 

Vous avez besoin d'un prestataire de services de dématérialisation en France ? Numen est là pour vous.

Des projets de digitalisation au Luxembourg ou en Belgique ? Numen Europe, "PSDC ready" vous accompagne. 

La dématérialisation des factures décolle enfin…

La dématérialisation des factures décolle enfin…


Il est d’abord utile de rappeler que la facture est le support de la collecte et de la déductibilité de la TVA, ce qui en fait une pièce réglementée pour les Impôts. Elle doit être produite en 2 exemplaires originaux, un pour l’émetteur et l’autre pour le destinataire.
 
Avec le développement de la dématérialisation, il est maintenant possible d’émettre ou recevoir des factures au format électronique tout en préservant leur valeur fiscale.
Nous retrouvons classiquement l’EDI, le PDF (format non structuré) avec signature électronique et récemment le Format CHORUS pour les personnes publiques. Il est donc maintenant des plus aisés d’émettre ses factures clients au format numérique.
 
Pour le secteur Public, cela devient même progressivement obligatoire depuis l’ordonnance du 26 juin 2014 qui contraint les fournisseurs du secteur public à émettre des factures au format électronique. Par symétrie, depuis le 1er janvier 2017, l’Etat, les collectivités territoriales et les établissements publics sont dans l’obligation d’accepter les factures électroniques.
Pour le secteur Privé, l’article 222 de la Loi Macron précise que s’il n’existe aucune obligation pour l’entreprise d’émettre ses factures clients au format électronique, en revanche elle ne peut plus refuser de les recevoir au format électronique de la part de ses fournisseurs.

La facture électronique va enfin se généraliser en France.


Numen propose déjà à ses clients, en partant de leur flux d’impression de factures, de les émettre en multicanal électronique avec la solidité fiscale attendue. Il convient alors de choisir le mode et de respecter quelques caractéristiques

1er mode : Pour les factures non structurées (ex. le PDF)

Afin de respecter ces conditions, l’émetteur (ou son prestataire mandataire) doit assurer la certification électronique en apposant une signature électronique.
 
2ème mode : un échange de messages structurés EDI
 
3ème mode : le Papier
Il exige alors la mise en place d’une piste d’audit fiable.
 
Dans les 3 modes il faut assurer un archivage à valeur probatoire qui préserve le caractère original de la facture électronique, des messages EDI ou des originaux papiers.
 
Il en va de même pour les factures fournisseurs reçues. De fait, il est clair que le simple fait de numériser une facture fournisseur papier pour la transformer en fichier numérique, ne crée aucunement un original électronique de facture fournisseur.
Se départir du papier et/ou ne pas tenir sa piste d’audit fiable fait courir un risque sur la déductibilité de la TVA.
Il vaut mieux passer rapidement à la dématérialisation fiscale, car recevoir du papier, devient plus contraignant et plus risqué, sans compter les coûts de ressaisie et de manipulation des pièces.

En synthèse,


La dématérialisation de vos factures clients
constitue :

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Découvrez les offres Numen dédiées aux services finances.

Les enjeux de l'anonymisation des données à l’heure de l’Open et du Big Data

Les enjeux de l'anonymisation des données à l’heure de l’Open et du Big Data


En France, dans le cadre du mouvement accéléré par la loi sur une République numérique, l’Open Data pose de manière sensible la nécessité de trouver des solutions pertinentes d’anonymisation des décisions de jurisprudence. Mais plus largement encore, l’enjeu de l’anonymisation se pose au final sur l’ensemble des documents comportant des données nominatives, que ces derniers soient des documents publics ou privés (appartenant à des entreprises par exemple).

Le développement des traitements Big Data permettant d’extraire des noms de personnes et de fonctions, et de détecter ainsi des liens de responsabilités entre des entreprises, des collectivités, des associations et bien d’autres structures encore…, nécessite, pour le bien de la protection des données personnelles, de mettre en place des solutions d’anonymisation robustes et efficaces, dans une équation économique raisonnable.

S'appuyant sur sa longue expérience sur l’anonymisation des décisions de jurisprudence des Cours d’appels, mais également des décisions de la Cour des Comptes, des Chambres régionales de la Cour des Comptes, des Cours administratives d’appel et de décisions de tribunaux de grandes instances, Numen a 3 convictions :


En tant qu’entreprise d’ingénierie documentaire experte en structuration et extraction de data contenues dans les documents, Numen Digital propose un service d'anonymisation complet qui intègre un algorithme ultra-performant permettant une très large automatisation. L'environnement est full web, accessible quel que soit le lieu, pour laisser au détenteur de fonds la possibilité de traiter les doutes repérés, afin d’assurer une qualité d’anonymisation optimale et mesurable.

En savoir davantage sur les dessous techniques de l'open data.

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Le groupe Colruyt confie la dématérialisation de ses fiches de paie à Numen

Le groupe Colruyt confie la dématérialisation de ses fiches de paie à Numen


Acteur majeur de la grande distribution (alimentation et non-food) en Belgique, en France et au Grand-Duché du Luxembourg, le groupe Colruyt a fait appel à Numen dans le cadre d’un projet visant l’harmonisation et la modernisation de sa plate-forme RH.

La solution déployée par Numen permet de dématérialiser et de sécuriser les fiches de paie, informations par nature hautement confidentielles, tout en réduisant les coûts et en facilitant l'accès aux documents tant pour l'employé que pour l'employeur.

L'intuitivité des interfaces, l'expertise reconnue en matière d'archivage sécurisé ainsi que la capacité à gérer des processus hybrides  (papier et électronique) ont été déterminants dans le choix du Groupe Colruyt.

« Nous recherchions un partenaire qui puisse nous aider à déployer une solution plus moderne, un processus plus efficace et sécurisé qui soit aisément utilisable par les équipes RH et les employés » introduit Aline Ocquet, Application Manager,
HR/Payroll, Colruyt Group Services.

Lire le témoignage complet du Groupe Colruyt.

Découvrir l'ensemble des solutions de confiance que propose Numen aux directions RH.

Actualités : Retour sur une soirée d'exception

Actualités


Le 6 décembre dernier Numen recevait 100 de ses meilleurs clients et partenaires à la Petite Halle de la Villette pour un moment d'échanges avant le concert que donnait Murray Perahia à la Philharmonie de Paris.

Un temps fort clôturant une année 2016 riche en succès en matière de traitement de documents sensibles, d'extraction de data, de plateformes d'automatisation de processus métiers, ...

Un cadre privilégié pour renforcer les relations, partager besoins et convictions, développer des synergies et continuer à innover ensemble !

Lancement Easyfolder 6.7 : un système d'archivage hybride

Lancement Easyfolder 6.7 : un système d'archivage hybride


Numen Solutions complète sa plateforme ECM (Electronic Content Management) Easyfolder avec la gestion d'archives physiques.

Gestion de versements et emprunts, localisation et historisation d'archives physiques s'ajoutent aux fonctionnalités de conservation d'archives électroniques.


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aux formations prévues les 21 ou 28 mars et les 4 ou 25 avril.

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Février 2017

Sommaire

  • Numen, opérateur de confiance
  • Les apports de l'eIDAS aux organisations européennes
  • Luxembourg et Belgique, précurseurs de la dématérialisation fiable
  • France : la révolution numérique s'accélère
  • ISO 14641-1, NF Z 42-013, NF Z 42-026, PSDC.. Quésaco ?
  • Dématérialisation et législation, mode d'emploi. Regard d'un opérateur de confiance.
  • La dématérialisation des factures décolle enfin…
  • Les enjeux de l'anonymisation des données à l’heure de l’Open et du Big Data
  • Le groupe Colruyt confie la dématérialisation de ses fiches de paie à Numen
  • Actualités : Retour sur une soirée d'exception
  • Lancement Easyfolder 6.7 : un système d'archivage hybride
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