Plus efficace que les workflows !

Plus efficace que les workflows !


Digitaliser les processus chez nos clients, ce n’est pas uniquement une question de moyens informatiques. Chaque jour, nous découvrons la nécessité de faire cohabiter des solutions très agiles, déployables en quelques semaines et surtout intégrant la capacité à faire interagir des experts en front et back offices. Comment intégrer ces contraintes et progresser dans l’automatisation de bout en bout ? La réponse est simple : en dépassant le concept de workflow et en basculant dans l’ère du « Case Management ».

Qu’il s’agisse de processus d’entrée en relation clients, de dossiers de prêts, de traitement de réclamations, de dossiers RH…nos clients réclamaient une plateforme capable de traiter leurs processus collaboratifs complexes avec un soin particulier porté au reporting et aux alertes, aux interactions entre clients et experts métiers.

Je suis très heureux de vous présenter Easyfolder Case Manager, la première plateforme de Case Management intégrée aux services de BPO de NUMEN. Disposant déjà de workflows et plans de classement pour 5 applications verticales (immobilier, RH, finances, service clients, santé), cette plateforme, disponible en mode Saas, peut être rapidement mise en oeuvre ou proposée en test (POC) avec un budget maîtrisé.

Case Management, what is it ?

Easyfolder Case Manager

 

Depuis longtemps, un grand nombre d’entreprises, de toutes tailles, de tous secteurs font du Case Management sur divers process métiers sans pour autant lui donner ce doux nom. De quoi s’agit-il exactement ?


Le Case Management est un processus collaboratif de gestion qui permet de :


Les cas d’usage sont donc innombrables et ce, quels que soient les métiers :

 

Ou les secteurs d’activités :

 

A l’origine papier, puis partiellement dématérialisé et automatisé via des solutions de numérisation et de workflow (ou BPM), le Case Management permet désormais de traiter des processus complexes et aléatoires sur la base de dossiers totalement numériques en conciliant tâches humaines et automatiques, que les documents ou informations soient papier ou électroniques.

 


Le Case Management digital fédère donc, grâce à des technologies appropriées, capture de données et documents, workflows, collaboratif, gestion électronique de documents, aide à la prise de décisions, exécution de tâches. Et ce « anywhere, anytime, any device » … tout en respectant des exigences accrues de flexibilité, de conformité et de sécurité !

 


En offrant donc une vision 360°, 24/24, 7j/7 sur le dossier numérique ainsi créé à l’ensemble des acteurs concernés, en permettant aux experts métiers de concentrer leur attention sur les tâches les plus complexes et sur les décisions qui requièrent leur savoir et leur jugement, le Case Management devient un formidable outil de:

 

Dans un contexte marché où la réactivité et la rapidité de décision deviennent essentielles,  dans un cadre normatif et réglementaire toujours plus contraignant, le Case Management est assurément un sujet au cœur des enjeux de digitalisation.

 

Qui plus est, ce socle IT est désormais associé à un ensemble de technologies d’authentification forte ou simple, de contrôles de référentiels, de vérification de pièces et documents, d’extraction de données, de composition de documents, de signature électronique, de paiement en ligne, d’archivage électronique, de communication multicanale …

 

Le tout au service des applications de contenus métier (ou « Content Apps ») de bout-en-bout (ou « end-to-end »). Comme la mobilité et le cloud, la verticalisation des applications de case management devient une véritable tendance de fond au service de la performance métier.

 

En savoir davantage sur la solution de Case Management dévelopée par Numen Solutions (ex- Cimail), filiale éditeur du Groupe Numen.

Les bénéfices du Case Management dans l'immobilier : dématérialisation du dossier locataire


 

Lorsqu'on sait que près d'un tiers des internautes français de plus de 15 ans a visité un site d'annonces immobilières durant le mois de février 2016, on comprend facilement la nécessité pour les acteurs de l'immobilier d’offrir des parcours clients adaptés à ces nouveaux usages.

 

 

La démarche est simple. Il s’agit de donner un outil efficace,  adapté à la situation de l'Internaute, et donc au "device" (PC, tablette ou smartphone), et ainsi simplifier le lien entre offres et demandes.

 

Au-delà de cette expérience internaute optimisée, l’enjeu désormais est, assurément, de digitaliser le traitement des dossiers des tous ces candidats à la location d’un bien et ainsi :

 

Numen Solutions, a donc imaginé et mis en œuvre une plateforme permettant la gestion complète du cycle de signature d'un bail allant du recueil de candidatures jusqu’à la remise des clés.

Optimisations et service garantis côté client comme agence de location !

 

 

Administrateurs de biens et agences de location peuvent ainsi se concentrer sur la recherche de nouveaux biens, les visites et la concrétisation des dossiers.

 

C’est toute la promesse de la nouvelle offre Easyfolder Case Manager dédiée au secteur de l’Immobilier. Elle apporte entre autres, les bénéfices suivants :

 

Fonctionnement de la solution à découvrir en vidéo.

La digitalisation des institutions financières

La digitalisation des institutions financières



Les institutions financières banques retail, banques privées, assureurs vie et non vie ou encore les acteurs présents dans les fonds d’investissement – pensent la relation client avec une préoccupation majeure: comment développer intimité et efficacité dans un monde résolument digital.

 


L’apparition du web banking il y a de nombreuses années, a été le premier marqueur de cette transformation profonde.

 

Si la vague digitale se déploie rapidement, reste que le chemin à parcourir pour arriver à une institution financière 3.0 semble encore important.

 

 

Considérons la gestion du dossier client, depuis sa création jusqu'à sa gestion quotidienne. Toutes ces Institutions échangent encore avec leurs clients énormément d’informations sur papier ou par simples emails:

 

Une mise à jour de carte d’identité dans la base client nécessite encore bien souvent de repasser par une agence afin de valider de visu l’identification de la personne. Le digital élimine ces peines !

 

 

Autre exemple, la constitution et la formalisation d’un dossier de crédit ; identifier le client, établir son profil de risque en lui demandant différents documents, faire diverses vérifications et enfin, si cela se passe bien, faire signer un contrat et ses annexes.

Qu’il s’agisse d’un dossier de crédit à la consommation ou immobilier, ces tâches peuvent engendrer des délais importants, au risque de perdre le client. Là encore, la dématérialisation accélère les processus tout en les fiabilisant.

 

Soulignons aussi que ces Institutions financières sont soumises à de plus en plus de règlements contraignants qui imposent un enrichissement permanent des processus.

 

Les clients demandent par ailleurs de plus en plus de services disponibles en ligne, réalisés en quelques clics et quelques minutes. Cela peut paraître contradictoire avec les processus parfois complexes des Institutions financières. De jeunes start-up FinTech se sont engouffrées dans la brèche en offrant ces services, challengeant ainsi les Institutions financières.

 

 

Tous ces processus peuvent être dématérialisés aujourd’hui au travers d’une solution de Case Management. En effet, la solution de Case Management va rassembler les acteurs internes et externes de l’organisation autour de la gestion du dossier (relation client, KYC, AML, dossier de crédit, …), de sa création à sa conclusion en dématérialisant les échanges entre les différentes parties mais aussi en simplifiant le travail des back-offices.

Complexe et lourd à mettre en œuvre ? Non, plus aujourd’hui ; la solution de case management proposée par Numen (Easyfolder Case Manager) est un outil facilement configurable. Les interfaces back-office permettent aux services opérationnels de suivre toutes les étapes d’un dossier avec une grande facilité, conformément à vos règles et processus métiers existants. Les interfaces clients en mode Web permettent,elles, de répondre aux exigences de rapidité et praticité sur tout device.

Des gains ?
Majeurs ! Réduction des délais de traitement de 30 à 50%, baisse des coûts papier de 90%, contractualisations en ligne augmentées de 50%... n'attendez plus, testez !

Je souhaite être recontacté(e) pour en savoir plus sur les solutions de case management à destination des institutions financières.

Souscription et enrôlement d’une carte privative, la plateforme créatrice de valeur pour l’enseigne et ses clients

Consommateurs connectés

 

L’omniprésence du digital dans notre quotidien a profondément bouleversé nos comportements d’achat. Nous sommes toujours plus exigeants, nous préférons être autonomes, et nous nous attendons à des parcours homogènes quelque soit le canal emprunté, sur le web et en magasin.

 

Face à cette attente forte d’omnicanalité, Numen a imaginé une plateforme clé en main, entièrement paramétrable pour que vous puissiez offrir à vos clients une expérience 100% réussie. Ils ont désormais la possibilité de s'enrôler en 24/7 pour adhérer à vos programmes (cartes de fidélité payantes, cartes privatives, cartes affinitaires...).

 


Cette offre Easyfolder Case Manager dédiée au secteur du Retail intègre tous les éléments « Know Your Customer » : identification, contrat, avenant. La solution repose sur des workflows paramétrables qui resteront aisément adaptables au fil de l’évolution de vos process. La plateforme vous garantit l’authenticité des justificatifs : pièce d’identité, RIB et justificatifs de domicile pour alléger la charge de votre back-office et de vous assurer de la solvabilité de vos clients.

 


Côté client, c’est un parcours simple et fluide en phase avec ses envies. Fini l’attente trop longue ! Plus besoin d’un conseiller de clientèle disponible ou d'un point de vente ouvert pour intégrer le programme. Le client peut constituer son dossier depuis son PC, sa tablette ou son smartphone et charger ses pièces justificatives lui-même au moment qui lui convient le mieux.

 


Côté enseigne, c’est enrôler plus de clients, plus rapidement. C’est aussi gagner la faculté de juger d’un dossier client sans tarder. Enfin, c’est optimiser la productivité de ses salariés, réduire les effectifs en backoffice et attribuer de nouvelles missions au front office pour permettre aux conseillers de vente de se concentrer sur ce qui fait aujourd’hui la différence auprès de ses clients : la disponibilité, l'écoute et le conseil, bref une relation client extra-ordinaire.

Découvrez l'ensemble de nos offres pour booster votre stratégie omnicanale.

Le Case Management au service de la gestion des intérimaires : retour d'expérience

Synergie et Numen


Synergie est une entreprise de travail temporaire, de recrutement et de formation travaillant pour 80 000 entreprises auprès desquelles elle détache chaque jour environs 50 000 personnes dans de multiples secteurs.  Avec ses 570 agences et 2 300 collaborateurs, Synergie est le 4ème réseau d'emploi par intérim en France.

 

Synergie cherchait un moyen de gérer en toute sécurité des données sensibles de l’entreprise (essentielles dans le cadre de son activité) en se conformant aux exigences réglementaires (délai de 48h pour adresser le contrat de travail d’intérim afin de ne pas requalifié l’intérimaire en salariés permanent).

Synergie a confié à Numen le traitement des contrats de travail Intérimaires ainsi que l'émission des bulletins de paie, des factures clients et des attestations employeurs. Numen conserve dans la durée et en toute sécurité plus de 1 000 000 de documents ainsi produits, émis ou reçus par an.
 

La solution de case management de Numen assure la prise en charge du cycle de vie complet des contrats depuis la capture des flux jusqu'à l'archivage électronique à valeur probatoire des contrats en passant par la composition des documents, les envois des contrats aux intérimaires et aux entreprises, l'émission de relances courrier, le traitement et le contrôle des contrats en retour (complétude, mentions manuscrites, signatures)...

 

 


AVANTAGES POUR SYNERGIE

 

• Renforcement de la conformité :
    - Capacité à démontrer l’envoi à J+1 de ses contrats de travail,
    - Respect de la charte graphique (multi enseignes) et mises à jour des contenus.
    - Conservation à valeur probatoire des retours.


• Diminution importante des coûts administratifs :
   - Centralisation et massification des envois (réduction de 27% sur les coûts d’édition et d’affranchissement),
   - Élimination des coûts de manipulation papier (estimés à 01:15 par jour et par agence, soit plus de 700 heures par jour !).


• Différenciation commerciale :
  - Diminution des délais d’arrivée des contrats clients,
  - Allègement du front office administratif au profit du commerce

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Septembre 2016

Sommaire

  • Plus efficace que les workflows !
  • Case Management, what is it ?
  • Les bénéfices du Case Management dans l'immobilier : dématérialisation du dossier locataire
  • La digitalisation des institutions financières
  • Souscription et enrôlement d’une carte privative, la plateforme créatrice de valeur pour l’enseigne et ses clients
  • Le Case Management au service de la gestion des intérimaires : retour d'expérience
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