Externalisez la gestion de votre salle courrier

La gestion traditionnelle des flux documentaires assurée par les services de salle courrier est de plus en plus remise en cause par les canaux digitaux de communication. L’externalisation et la digitalisation de ces flux permettent de sécuriser, accélérer, réduire les coûts de fonctionnement et optimiser le partage, le traitement et la conservation des données.

Les experts de Numen vous accompagnent tout au long de votre projet de transformation.
Vous bénéficierez ainsi :
- d’un accès en ligne à l’ensemble de vos courriers entrants, sortants et archivés,
- d’une traçabilité totale sur vos flux courriers
- de services industriels vous offrant les meilleures conditions économiques pour l’ensemble des services assurés  
- des fonctions avancées d’une platef
orme de GED/Worklfow, conforme aux dernières évolutions règlementaires.

 

Numen Mailroom

La salle courrier est au cœur des organisations

Numen mailroom automatise les tâches d’indexation, de classement et de distribution des informations contenues dans vos courriers entrants en les dématérialisant à la source. Vous bénéficiez de données fiables, précises et rapidement exploitables. De même vous conservez et tracez vos courriers sortants notamment les recommandés

Vos collaborateurs disposent de dossiers à jour et peuvent ainsi se recentrer sur les activités à valeur ajoutée.

Avec Numen mailroom, vous maîtrisez trois enjeux majeurs à l’heure actuelle: le multicanal, la qualité et les délais.

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ESPACE

Externalisation de l’activité courrier

Le Groupe 3SI cherchait un prestataire de service expert en traitement documentaire afin de mener à bien le projet d’externalisation de l’activité courrier pour son enseigne Blanche Porte. Numen a su reprendre et intégrer 20 salariés de l'enseigne à son site de production de Lille (à proximité de l’enseigne Blanche Porte) et ainsi assurer la continuité des traitements tout en optimisant la prestation. 

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Dématérialisation du courrier entrant, qualification, indexation et mise à disposition sur la GED Numen

Pour accompagner l’évolution de l’organisation et améliorer la performance de son service client, Veolia Eau souhaitait mettre en place une solution de Gestion Electronique des Documents (GED) commune à tous ses Centres de Service Client (CSC). Numen a été choisi pour centraliser les flux courriers des différents CSC, les numériser, les qualifier, les indexer et mettre à disposition l'ensemble des informations sur un portail GED Numen, support des CSC dans leurs relations avec leurs Clients.

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Massification de courriers égrenés

Avec ses 570 agences et 2.300 collaborateurs, Synergie est le 4ème réseau d'emploi par intérim, en France. Synergie a confié à Numen la gestion de ses documents, au travers d’une offre complète, à savoir, l'envoi des contrats de travail aux intérimaires et aux entreprises et leur traitement en retour pour contrôle de conformité avant intégration en GED.

La massification postale de 7 000 à 12 000 contrats par jour a permis une économie de plusieurs dizaines de milliers d'euros par an.

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Enjeux

Homogénéisation du traitement des flux entrants, dématérialisation à la source

Rationalisation de la circulation et du stockage

Diminution des coûts et des délais de traitement

Accessibilité et sécurité des données

Recentrage des collaborateurs vers les tâches à haute valeur ajoutée

Communication multicanale

 

Services Numen

Flux sortants :
Composition et émission de courriers, simples ou recommandés, égrenés ou industriels, par voie postale ou électronique

Flux entrants :
Réception, tri et numérisation des flux papier
Réception des flux électroniques
Extraction d'informations, typage des courriers
Mise à disposition des données et des images dans une GED, dans des bannettes individuelles ou collectives, injection des données dans les SI Clients

Tous flux :
Archivage électronique et/ou papier
Logistique
Reportings, BI




Plateforme de numerisation et dématerialisation des documents administratifs

 

 

Dématérialisez les documents administratifs que vous recevez pour alimenter vos systèmes d'information et optimiser le partage, le traitement et la conservation des données.

 

 

Le saviez-vous ?

Le coût de traitement d’une facture interentreprises est en moyenne de 19 euros.

Un salarié perd en moyenne 6 heures par semaine à chercher des informations papier existantes et un cadre peut y passer jusqu’à  30% de son temps.

Une entreprise réalise en moyenne  50% d’économie en externalisant ses processus de traitement de factures.

La gestion des échanges de documents représente 6 à 15% du chiffre d’affaires d’une entreprise.

Autant de raisons de passer à la dématérialisation des documents administratifs.

TF1 Téléshopping - Vente par correspondance

TF1 Téléshopping souhaitant disposer d’une prestation externalisée pour le traitement de ses commandes papier fait confiance à Numen.
Dans le contexte de la distribution, la prestation regroupe la mise en place d’un processus technologique de reconnaissance des bons de commandes, le développement et l’optimisation technologique du courrier entrant et enfin la réalisation du processus complet de gestion de commande et d’encaissement. Avec un volume de production de 180 000 bons de commande et plus de 140 000 chèques par an, numen réalise des délais de traitements exceptionnels.

RATP - Transport collectif

Confronté chaque jour à des exigences de sécurité et à des enjeux décisifs comme la dématérialisation des documents entrants, la prestation de vidéocodage permettra d’optimiser le processus de traitement de leurs activités.
Les procès-verbaux établis par les contrôleurs des réseaux bus, RER et Métro sont intégralement gérés par le Centre de Recouvrement des Infractions, qui supervise les procédures d’enregistrement, de suivi et de recouvrement des dossiers. Afin de recentrer le CRI sur sa mission de recouvrement des procès-verbaux, la saisie des documents est confiée à NUMEN.

ESPACE

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