Quel est l’avenir des salles courriers ?

Digitalisation, GED, DSI, Services généraux, Courrier entrant

Quel est l’avenir des salles courriers ?

Les salles courriers traditionnelles sont sous pression ! Les directions générales des grands groupes ont pris le pas de nos instances publiques et dessinent toutes des organisations où l’information, devenue digitale, n’est plus "silotée" mais partagée et sa prise en compte quasi instantanée…

De fait, à la fonte naturelle des flux de courriers, les directions opérationnelles mènent une chasse au courrier en même temps qu’une révision et une simplification des processus métiers et des flux d’information.

L’un des principaux freins au Digital était lié au risque commercial et au strict respect des règlementations en vigueur. Aujourd’hui, sous conditions d’auditabilité, et de garantie de conformité, les évolutions règlementaires autorisent la production d’une copie électronique fiable en lieu et place d’un original papier. Il n’est donc plus nécessaire de conserver l’original papier (aspect qui présente un certain nombre de risques opérationnels). Cela ouvre la porte à la numérisation et à la conservation Digitale de ces documents.

Dans ce contexte, la centralisation du courrier prend tout son sens, et permet :

la numérisation à des fins probantes à moindre coût,

  • la mutualisation de ressources humaines,
  • la création de valeur ajoutée dans certains pré-traitements métiers,
  • une centralisation de la gestion des archives papier et digitales,
  • une augmentation de la sécurité de traitement et de garantie de la confidentialité,

sans oublier les gains directs liés à l’optimisation des conditions postales, par la massification des flux résiduels sortant au format papier.

Néanmoins, la centralisation apporte de nouvelles difficultés d’aiguillage de l’information, lorsque le courrier reçu ne comporte pas les données essentielles minimales pour son orientation. Il devient alors nécessaire d’analyser plus finement les flux reçus, les risques et enjeux associés.

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