Pour le secteur de la santé chaque minute est précieuse

La transformation numérique a permis à certains établissements de santé d’être moins affectés dans leur organisation.

Aujourd’hui, l’obligation de travailler à distance au sein des établissements de santé représente un véritable enjeu, mais ce dernier reste réalisable grâce à la digitalisation des différents services. Améliorer la collaboration passe par la numérisation des documents qui seront stockés de manière sécurisée, et accessibles via un système SaaS.

Des outils collaboratifs et solutions de gestion documentaire nécessaires à la poursuite de l’activité déjà déployés et fonctionnels, ont permis :

• De gagner en temps de recherche d’information (tous services confondus).  
• De consulter simultanément 2 dossiers ou documents par différents intervenants, et différents établissements.
• De gérer, consulter et alimenter les dossiers agents.
• De mettre à disposition les documents de paie dans le coffre-fort numérique du salarié et d’assurer la sécurité et la confidentialité de l’information.

En pleine pandémie, quelles ont donc été les premières mesures prises par les Directions Générales des établissements ?

• Organiser au plus vite et de manière opérationnelle le travail à distance ;
• Anticiper les évolutions financières : sécuriser les finances de l’entreprise (actionner les différés de paiement envisageables, mobiliser les aides disponibles, recouvrer les sommes dues...) ;
• Sécuriser les fonctions vitales de l’entreprise : s’assurer du bon déroulé de la digitalisation des opérations et des documents, de la disponibilité des données de pilotage de l’activité (tableaux de bord), de la sécurisation des opérations de gestion administrative financière et de la paye des employés.

Pendant cette crise les organisations de santé ont dû s’adapter rapidement face à l’absence de procédures et d’outils adaptés, laissant place à des situations risquées et à une perte de temps importante. Certes la messagerie, les plateformes de conférence téléphonique, chat et autres outils collaboratifs en ligne sont des outils pratiques, mais la messagerie n’est pas le lieu de stockage de document, et les outils de collaboration ne sont pas faits pour préserver les documents engageants.

Pour remédier à cette baisse de productivité, la mise en œuvre d’une GED (Gestion Electronique de Documents) permet de gérer l’ensemble des flux documentaires qu’ils soient :

• Entrants : ce sont documents que vous recevez, qu’ils soient nativement numériques ou papier après numérisation.
• Internes : ce sont des échanges de données au sein des différents services d’une entreprise.
• Sortants : ce sont, par exemple, des factures envoyées aux clients ou bien des pièces justificatives.

Une GED prend en compte tous types de documents qu’ils soient nativement numériques ou numérisés. C’est avant tout un outil collaboratif qui permet la fluidification des échanges entre les différents services. La GED apporte aux établissements de santé une solution adaptée au télétravail mais également aux organismes contraints de travailler en personnel réduit et permet d’échanger des informations internes et externes en toute sécurité.

Cet outil collaboratif a de nombreux bénéfices pour votre organisation :

• Une meilleure productivité, vos collaborateurs passent moins de temps à rechercher une information.
• Une réduction de vos frais fixes en ce qui concerne l’usage des documents papier.
• Une sécurisation des informations et des données, notamment en ce qui concerne la traçabilité d’un document afin d’éviter sa perte.