Cogedim x Numen : gagner en productivité en externalisant l'envoi des courriers en masse
La société Cogedim Gestion & Services est une filiale du groupe Histoire & Patrimoine, spécialiste depuis plus de 20 ans de la gestion locative et du syndic de copropriété pour des milliers de biens à travers toute la France.
Cogedim Gestion & Services regroupe 4 métiers : la gestion locative et syndic, la location et la transaction. Depuis 2015, année de la prise de participation d’Altarea dans Histoire & Patrimoine, la filiale gère 13 500 lots de copropriétés et 4 800 lots en gestion locative, avec une croissance de son volume d’activité d’environ 25% par an. Cogedim Gestion & Services est donc une société en plein essor, pour laquelle la sous-traitance des envois de courriers en masse est indispensable.
Gérer ses envois de courriers
Convocations aux assemblées générales, procès-verbaux, appels de de charges de copropriété, ou encore comptes-rendus de gestion locative… Ces nombreux types de courriers nécessitent d’être envoyés régulièrement aux milliers de biens gérés par Cogedim Gestion & Services. A titre d’exemple, 13 500 appels de charges sont envoyés tous les trimestres et environ 8 000 courriers tous les mois en gestion locative.
Avant de travailler avec Numen, la filiale se chargeait elle-même de l’impression, la mise sous pli et l’envoi des appels de fonds et des comptes-rendus de gestion. Elle sous-traitait l’autre partie de ses courriers.
Un partenariat et un accompagnement efficace
“Nous avons entendu parler de Numen via l’expérience positive de Foncia, un autre acteur du secteur immobilier explique M. DENOYER, président de “Cogedim Gestion & Services”. Ce que notre prestataire ne savait pas faire, nous l’avons fait avec Numen.Comme développer un workflow pour l’envoi des charges ou des CRG. De plus, Numen avait des tarifs industriels plus intéressants.”
En plus de l’impression, la mise sous enveloppe et l’affranchissement recommandé avec accusé de réception, Numen assure également l’agrafage des feuillets des 7 000 convocations annuelles (20 feuillets par pli) et des 7 000 procès-verbaux annuels (10 feuillets par pli).
Respect des délais
Dans ce secteur d’activité, choisir un opérateur de confiance est primordial car la moindre difficulté d’envoi peut être lourde de conséquences. En effet, il existe, par exemple, des délais à respecter pour l’envoi des convocations aux Assemblées Générales.
Le courrier doit arriver 21 jours ouvrés avant la date de l’assemblée. Passé ce délai, la validité de cette dernière est juridiquement contestable. Concernant les appels de charges, envoyés chaque trimestre, c’est un fort enjeu de trésorerie. Bien qu’il n’y ait pas de contraintes règlementaires, ces charges sont nécessaires pour faire vivre les immeubles et assurer leur bon fonctionnement. Numen s’engage donc à ce que les éléments soient bien distribués en temps et en heure.
Pour Cogedim Gestion & Services, faire appel à Numen pour la sous-traitance de ses courriers, c’est gagner en productivité et être plus disponible pour ses clients.
