Lamotte x Numen : centraliser la gestion documentaire avec une GED transverse unique
Acteur immobilier de référence sur tout l’Arc Atlantique, l’Île-de-France et le Rhône-Alpes, le Groupe Lamotte sélectionne depuis plus de 65 ans des emplacements de qualité et réalise des programmes immobiliers respectueux de l’environnement. Habitat individuel ou collectif, conception et création de quartiers nouveaux, immobilier tertiaire, résidences services ou encore gestion de patrimoine, ce groupe 100% familial possède une triple expertise d’aménageur foncier, de constructeur immobilier et d’exploitant et gestionnaire de biens. Il se distingue par des réalisations reconnues : 18 ont reçu un prix (Pyramides d’Argent de la FPI, finaliste du Grand Prix SIMI…). Le Groupe Lamotte se caractérise également par son approche digitale affirmée de l’immobilier : des outils innovants au service et bénéfice de ses équipes et ses clients (suivis de chantiers, levées de réserves, CRM, Espace Clients…).
Une collaboration réussit
Utilisateur satisfait des outils Numen depuis 2014, le groupe s’est naturellement tourné vers les équipes Numen pour faire évoluer et moderniser leur solution de gestion documentaire au travers du logiciel GED de Numen. Géraldine Tessens, Responsable du Système d’Information et Transformation Digitale au service SI et process, un nouveau service créé il y a bientôt deux ans au sein du groupe, a pour rôle d’harmoniser et d’homogénéiser tout le système d’informations chez Lamotte, en commençant tout d’abord par un travail d’urbanisation et de modernisation du système d’informations.
Pourquoi Doxtreem ?
❝ Nous utilisions plusieurs outils de gestion documentaire Numen qui nous plaisaient, car ils étaient très normés et structurés. Ils nous servaient pour tous les documents concernant les opérations de la promotion immobilière, que ce soit en entreprises, en résidences, en logements ou en lotissement. Il était donc naturel pour nous de passer sur Doxtreem afin de n’utiliser qu’un seul outil qui possèderaient les mêmes qualités, mais plus moderne, plus simple d’utilisation et couvrant un plus large périmètre. ❞
Les comités du Groupe Lamotte engendrent un grand nombre de documents papier. En effet, chaque opération rassemble une centaine de documents, avec environ 50 opérations par an. Ces derniers doivent être validés par différents acteurs, comme le directeur technique, le directeur d’agence, le directeur commercial, etc. Aujourd’hui, le dossier papier est transféré de bureau en bureau et la signature du comité peut prendre un certain temps. La GED Doxtreem permet donc au Groupe de fluidifier ce processus de validation.
❝ Parallèlement à cela, nous sommes très intéressés par les parties Data Room et métadonnées. Grâce à Doxtreem, nous pourrons partager des documents de manière sécurisée avec l’extérieur, mais également retrouver un document facilement à partir des métadonnées. ❞
Quelles évolutions possibles ?
❝ Nous utilisions une multitude d’outils au sein du groupe. Avec Doxtreem, nous avons trouvé une solution modulaire, évolutive et qui couvre un périmètre fonctionnel assez large pour tous nos besoins. Doxtreem sera un outil très connecté dans notre SI et va nous permettre d’aller encore plus loin dans notre projet de digitalisation. ❞
Le Groupe Lamotte envisage d’intégrer une partie photothèque à Doxtreem pour les besoins du service marketing et communication. En effet, le groupe souhaite utiliser Doxtreem en tant qu’outil collaboratif en y préparant ses concours, avec une gestion des droits bien précise.
❝ Grâce à Doxtreem, nous allons pouvoir gérer les droits d’accès à certains publics tout en travaillant sur les métadonnées. Le fait d’avoir la photothèque associée nous permettra aussi d’accéder à de belles photos des programmes immobiliers précédents pour préparer nos concours. ❞
Le Groupe Lamotte est également très intéressé par la dématérialisation des factures proposé par Doxtreem.
❝ Nous souhaitons également dématérialiser avec Doxtreem nos situations de travaux jusqu’à la signature, et ainsi avoir l’archivage électronique sécurisé (SAE) demandé par la fiscalité. ❞
Recommanderiez-vous Numen ?
❝ Je recommanderais Numen pour deux raisons. Tout d’abord, Numen est doté d’une forte expertise dans le domaine de l’immobilier qu’on ne retrouve pas chez d’autres éditeurs de GED. On sait qu’on peut discuter avec Numen car nos process sont déjà connus chez eux, et il est ainsi plus facile d’avoir un outil qui convienne à nos besoins.
Ensuite, les équipes sont très à l’écoute et performantes dans la gestion de projet. Il y a un très bon suivi, un souhait de respecter les délais, une expertise qui est bien présente. Au niveau accompagnement, je n’ai rien à redire. D’ailleurs, l’équipe support est également très réactive. Lorsqu’on a des problèmes au niveau des outils, on a toujours une réponse rapide et c’est très agréable. ❞
