Signature électronique : pour un parcours client 100% digital

La signature électronique est aujourd’hui très souvent associée à l’usage d’une GED. Mais pour que le parcours de l’utilisateur soit 100% digital et sans couture, l’intégration de l’outil de signature au système de gestion documentaire est indispensable. C’est justement cette intégration et le soin apporté à la création du parcours utilisateur que met en avant Numen dans ses offres.

Le rôle principal de la GED, c’est évidemment d’assurer la gestion du cycle de vie des documents. À plus forte raison, quand il s’agit de documents engageants (contrats, brevets, documents techniques, bulletins de paie, factures, etc.). Ces documents constituent un patrimoine important pour l’organisation, qui doit les protéger et les rendre indépendants des outils et des usages. Il doit, en effet, être possible pour l’organisation de changer de logiciel de comptabilité par exemple, tout en étant certaine de toujours retrouver les documents dans la GED qui, elle, constitue un point central, durable et sécurisé garantissant la préservation de son travail et de ses intérêts.

Assurer la continuité de service sur site ou à distance

La GED n’est toutefois pas un réceptacle figé. Elle doit permettre le partage et la collaboration autour de ces documents. Ainsi, grâce à des workflows paramétrables, elle offre aussi la possibilité d’automatiser certaines tâches et facilite ainsi le travail au quotidien des équipes. Rappelons par ailleurs que la GED ne se substitue pas à un système d’information, mais qu’elle s’imbrique dans le système d’information. Il s’agit avant tout d’un outil transverse capable d’assurer la continuité du travail, sur site ou à distance, qui, en centralisant l’information, permet à l’organisation de gagner en agilité et en souplesse.

Faciliter l’intégration de la signature électronique

D’où l’intérêt d’intégrer la signature électronique dans ces workflows documentaires (un parapheur par exemple) ou des parcours utilisateurs spécifiques (souscription en ligne, etc.). Et sur ce plan-là, il y a deux manières de procéder. Primo, l’organisation peut décider d’adopter l’outil de signature proposé en standard (par le biais d’un partenariat) avec la GED Doxtreem. Secundo, Doxtreem étant une solution ouverte, elle permet d’intégrer n’importe quel outil de signature électronique. Ce qui peut être un avantage si l’organisation utilise déjà le sien. “Nous disposons d’un hub dont la vocation est de rassembler toutes les API de signature électronique du marché afin de faciliter l’intégration chez nos clients”, explique Vanessa Fleiszbein, Directrice Marketing Stratégique de Numen. “Notre ambition n’est autre que d’offrir une solution globale de dématérialisation”.

Fondre la signature électronique dans le parcours utilisateur

Créer un parcours utilisateur digital fluide et efficace : tel est l’enjeu de nombreuses entreprises aujourd’hui. “Et l’enjeu est de taille, car de nombreux parcours sont encore hybrides, en interne comme en externe”, déplore Vanessa Fleiszbein. “C’est là où Numen apporte sa valeur ajoutée. Nos experts analysent le parcours utilisateur et identifient les axes d’amélioration possible.” La délégation de signature par exemple est une question importante, dans les entreprises du privé, mais aussi dans le secteur public. En effet, si la personne ayant d’ordinaire la responsabilité de signer ou de valider n’est pas là (en congés, en arrêt, etc.), qui peut la suppléer ? Chaque organisation doit répondre à cette question.

Vers un parcours sans couture et en toute confiance

La question du consentement et de la confiance est aussi primordiale. D’où le besoin pour de nombreuses organisations de personnaliser l’interface de signature proposée aux utilisateurs et de l’adapter à leur charte graphique (logo, code couleurs, typo, etc.). Il est essentiel que l’utilisateur (ou le client) puisse signer en toute confiance par le biais d’une interface aux couleurs et à l’effigie de l’entreprise auprès de laquelle il contractualise. Quelle image ou logo est-il possible d’intégrer sur l’interface de signature ? Les documents à signer sont-ils visualisables en ligne (par le biais d’un viewer intégré) ou faut-il impérativement les télécharger ? L’objectif étant que l’acte de signature soit une évidence pour l’utilisateur et qu’il puisse signer en toute confiance.

Un devoir de conseil

“En tant que fournisseur de solutions de dématérialisation, notre mission est de proposer à nos clients la solution de signature adaptée à leur usage, souligne la Directrice Marketing Stratégique de Numen. Ont-ils besoin d’une solution de cachetage pour les ressources humaines ? Pour les contrats de travail, une signature simple suffit-elle ou est-il pertinent d’opter pour une signature avancée ? Quelle solution adopter pour les appels d’offres dans le secteur public ? Chez Numen, nous sommes capables d’orienter le client vers le bon parcours et la bonne solution. Nous sommes totalement agnostiques. Doxtreem est une GED ouverte et nous sommes en mesure de l’interconnecter avec l’ensemble des outils du marché.”

Une intégration native et adaptée à chaque usage

Certaines organisations ont adopté la signature électronique pour un métier ou un service spécifique (la RH par exemple), puis l’ont déclinée ensuite à d’autres métiers. L’important pour l’organisation étant de pouvoir structurer le déploiement avec un seul et même fournisseur et d’ouvrir ce service à toutes les personnes en capacité de signer. Le public est désormais plutôt averti et a déjà utilisé la signature électronique à titre personnel. Moralité : la signature électronique n’est plus un “nice to have”, mais doit être intégrée nativement dans tout système de gestion électronique de documents. “Sans compter que la signature électronique, n’est pas seulement une contractualisation entre deux personnes morales ou physiques, précise Vanessa Fleiszbein. Il est également possible d’utiliser le cachetage électronique pour certains documents, comme les factures électroniques afin d’en garantir la provenance et l’authenticité. Cela permet d’avoir une vue transverse de ce que la signature électronique peut apporter aux entreprises et à l’automatisation des processus. Au-delà de la GED…”.