Numériser pour économiser et gagner en efficacité

A l’heure où les entreprises doivent faire face aux conséquences d’un confinement ayant causé près de 2 mois d’arrêt de production pour un grand nombre, ainsi que la perte de 50% du chiffre d’affaires en moyenne (selon Xerfi), la recherche de l’économie financière et de l’amélioration de l’efficacité (et par voie de conséquence de la productivité) est à l’ordre du jour.

Le retour d’expérience des pratiques de télétravail démontre de véritable changements dans la manière de traiter, archiver et diffuser les documents. Avant la crise sanitaire, bon nombre d’entreprises imprimaient des copies de documents en vue de leur distribution. Pendant la crise, on a observé que bien des collaborateurs imprimaient encore des documents pour les annoter de manière manuscrite avant de les scanner, puis de les renvoyer. Ces pratiques ont nécessité l’usage de consommables ainsi que leur recyclage (feuilles, cartouches d’encre, maintenance des appareils de reprographies, etc.).

La production et la gestion documentaire traditionnellement matérialisées sur un support papier a démontré ses limites et la charge financière de cette pratique empirique peut certainement être économisée pour accélérer la transformation digitale de l’entreprise. Les entreprises les plus digitalisées sont celles qui se sortent le mieux de cette crise sanitaire car de nombreuses activités administratives ont pu être maintenues.

Il convient bien évidemment d’identifier préalablement les documents à numériser prioritairement (selon leur durée de conservation, leur valeur d’usage ou leur sensibilité) afin de bien définir les traitements à réaliser sur la version numérique, comme par exemple :

• Remplacer un original papier pour un original électronique est possible en réalisant une numérisation fidèle conforme à la NFZ 42 026 (ou à la copie fiable et fidèle NFZ42-013)
• Reconnaitre le contenu textuel d’un document grâce aux technologies d’OCR/RAD/LAD pour permettre :
• La recherche dans le texte (notamment les données personnelles nécessaires à la gestion de la conformité au RGPD)
• Et son indexation (pour retrouver le document)

En plus de l’économie sur les consommables, ce type de numérisation permet de s’affranchir des coûts d’externalisation de l’archivage physique et de gagner du temps dans la lecture de ses documents grâce à la recherche fulltext. Il est par ailleurs souvent souhaitable d’intégrer les documents numérisés dans une gestion documentaire afin d’obtenir d’autres bénéfices en termes d’efficacité administrative (comme l’amélioration du temps de recherche, la sécurisation de l’accès à l’information et le travail collaboratif dématérialisé).