Doxtreem : la solution GED pour une gestion documentaire fluide et collaborative
La collaboration documentaire, un levier clé de performance
Améliorer l’efficacité documentaire de votre entreprise, c’est gagner en productivité. Pour cela, vous avez besoin d’une solution qui garantit une gestion fluide et sécurisée de l’ensemble de vos documents.
Objectifs : offrir à vos équipes un accès rapide aux informations, un partage sécurisé des données et une collaboration fluide au quotidien.
Doxtreem apporte une réponse concrète à ces besoins en intégrant des fonctionnalités avancées de collaboration, de traitement documentaire et de sécurisation des données.
Les fonctionnalités clés de Doxtreem pour collaborer efficacement
Gestion des versions et contrôle des modifications
Édition et mise à jour de tous vos documents
Validation documentaire intégrée aux workflows
Signature électronique conforme aux normes eIDAS
Collaboration fluide et annotations intégrées
Fusion et organisation intelligente des fichiers
Notifications proactives et tâches personnalisées
La gestion des versions et le contrôle des modifications
Doxtreem assure une traçabilité complète de vos documents grâce à des fonctionnalités garantissant un suivi avancé des versions :
- Historisation automatique : chaque mise à jour est enregistrée.
- Accès simplifié à vos données : les utilisateurs visualisent, téléchargent ou restaurent n’importe quelle version d’un document.
- Verrouillage des documents : pour éviter les conflits, garantir une modification exclusive et éviter tout écrasement accidentel.
Avantage
Un collaborateur modifie un document en toute sécurité, sans risque de voir son travail écrasé par un autre utilisateur.
L’édition et la mise à jour des documents sans friction
Avec Doxtreem, les utilisateurs ouvrent, modifient et enregistrent leurs fichiers bureautiques directement depuis la plateforme, sans passer par des téléchargements successifs.
💡 Cette fonctionnalité :
- Préserve l’intégrité des documents en rendant chaque version modifiée immédiatement accessible.
- Facilite le travail collaboratif en bloquant les modifications concurrentes et en évitant les doublons.
La validation documentaire intégrée aux workflows
Doxtreem intègre des processus de validation documentaire directement dans les workflows. Vos équipes sont alors en mesure de structurer les circuits d’approbation des documents avant diffusion ou archivage.
Caractéristiques principales :
- Des circuits de validation personnalisables : vous avez la possibilité de définir des étapes de validation successives avec des responsables désignés.
- Une automatisation des flux : un document soumis à validation suit un parcours défini et ne peut être finalisé sans approbation.
- Des notifications et un suivi : les parties prenantes sont alertées en temps réel des validations en attente et peuvent consulter l’historique des décisions.
Exemple : un dossier de facturation doit être validé par le service comptable avant d’être transmis aux clients. Doxtreem automatise cette validation et trace l’ensemble des actions effectuées.
Une signature électronique conforme aux normes eIDAS
Doxtreem propose un module de signature électronique sécurisé et conforme au règlement eIDAS. Notre solution GED garantit ainsi la validité légale des documents signés au sein de l’Union européenne.
Caractéristiques principales :
- Une signature électronique qualifiée et avancée qui garantit l’intégrité et l’authenticité de vos documents.
- Une compatibilité avec les prestataires de confiance grâce à une intégration avec les principaux services de signature du marché.
- La traçabilité des signatures avec un journal détaillé qui assure un contrôle total de vos processus.
Exemple : un contrat commercial nécessitant une signature juridique peut être signé électroniquement via un prestataire de confiance, sans impression ni déplacement des parties.
Découvrez pourquoi Tisséo voit Doxtreem comme
un véritable « couteau suisse » de la gestion documentaire
Un retour d’expérience concret d’un acteur public engagé dans la transformation numérique.
Une collaboration fluide avec annotations et discussions intégrées
Avec Doxtreem, vos équipes échangent directement sur les documents grâce à un module d’annotations avancé offrant la possibilité :
- D’ajouter des commentaires ciblés sur des zones précises d’un document PDF.
- De répondre aux annotations afin de faciliter les discussions sans altérer l’intégrité du document.
Avantage
Cette fonctionnalité simplifie et centralise la gestion de vos documents. Elle évite la dispersion des échanges par e-mails.
Une fusion et une organisation intelligente des documents
La plateforme permet de fusionner plusieurs fichiers PDF ou images pour créer un document consolidé grâce à :
- Une organisation intuitive des pages et des documents
- Une centralisation efficace pour simplifier l’archivage et la recherche
Exemple d’application
Un rapport d’audit contenant plusieurs pièces jointes peut être fusionné en un document unique avant validation.
Des notifications proactives et une liste de tâches personnalisée
Doxtreem vous alerte en temps réel sur les événements documentaires clés grâce à :
- Des notifications intelligentes en fonction des abonnements définis.
- Une liste de tâches priorisées pour chaque utilisateur, afin de traiter les validations et signatures en attente.
Avantage
Un suivi optimisé des actions en cours et une meilleure réactivité.
Pourquoi choisir Doxtreem pour collaborer efficacement ?
Adoptez Doxtreem pour une collaboration documentaire performante
Doxtreem offre une gestion documentaire fluide, sécurisée et pensée pour les environnements collaboratifs exigeants. Avec des fonctionnalités adaptées aux enjeux actuels, notre solution optimise le travail en équipe, tout en vous garantissant une traçabilité et une conformité irréprochables.