La numérisation de vos documents avec Numen
Libérez-vous de vos archives administratives et exploitez leurs données
La numérisation/digitalisation est un processus consistant à traduire des données physiques dans un format numérique. Les documents papiers de l’entreprise sont scannés afin d’être convertis en fichiers électroniques exploitables par divers systèmes d’informations.
L’objectif principal de la numérisation/digitalisation documentaire est de dématérialiser les archives physiques ou des flux documentaires afin de les rendre plus faciles à utiliser, à gérer, à partager et à stocker.
Avec Numen, passez de la numérisation simple à la copie fidèle
La numérisation simple
C’est le niveau le plus bas de numérisation. Elle consiste à convertir un document papier en un fichier numérique, sans tenir compte de la qualité de l’image ou de la précision du texte. La résolution n’est donc pas toujours à la hauteur. Ce type de numérisation ne peut pas être utilisé pour les documents importants de l’entreprise.
La copie fidèle
La copie issue de ce type de numérisation est identique à l’original. Pour cela, le processus employé pour numériser le document doit respecter la norme NF Z42-026. L’objectif est d’assurer la fidélité de la copie par rapport au document original grâce à différentes garanties techniques et processus très stricts. La copie fidèle obtenue est une copie à valeur probatoire.
La copie fiable
La copie est non seulement identique à l’original, mais elle possède surtout la même valeur juridique. Pour obtenir une copie fiable, il est nécessaire dans un premier temps de créer une copie fidèle. Celle-ci doit ensuite être conservée dans une solution d’archivage électronique conforme afin d’en garantir sa valeur probante.
Notre solution de numérisation
Pour mener à bien votre projet de numérisation documentaire, il est essentiel de définir vos attentes et de choisir un partenaire de confiance. Nos experts vous accompagnent dans chaque étape de votre projet : audit et analyse de vos besoins, numérisation et indexation de vos documents pour une recherche optimisée, avant la livraison de vos données.
La numérisation des documents est une démarche méticuleuse qui se déploie en plusieurs étapes : préparation et identification des documents, numérisation et extraction de données, livraison des fichiers numérisés et indexation via métadonnées. Les fichiers originaux sont ensuite détruits ou sauvegardés tandis que les copies numériques peuvent être stockées dans un coffre-fort ou une GED.
Le processus commence par l’identification précise des documents selon des règles de granularité établies. Cela peut inclure la recherche de sommaires et d’onglets ou la détermination de documents unitaires. L’état des documents est validé, notamment l’absence de ratures et de poussières de surface.
Une fois préparés, les documents sont traités avec des équipements spécialisés qui sont méticuleusement ajustés pour garantir une numérisation de haute qualité. L’accent est mis sur la précision de l’image tout en prenant soin des documents.
Une fois la numérisation achevée, nous prenons des mesures pour vérifier la précision des fichiers numériques produits, y compris la quantité et la qualité. Nous nous assurons ainsi que tous les livrables répondent aux attentes de nos clients. Les documents originaux, quant à eux, sont retournés à leur état original. Ils sont stockés de manière sécurisée jusqu’à ce que leur numérisation soit officiellement marquée comme terminée.
Chaque phase de ce processus est conçue pour fournir non seulement la meilleure qualité de numérisation, mais aussi pour assurer la sécurité et l’accessibilité des documents importants de nos clients. Notre approche leur permet de se concentrer sur leur coeur de métier sans se soucier de la gestion de leurs documents.
Les avantages de la numérisation Numen
- Optimisation des processus : gagnez du temps en automatisant certaines tâches grâce à la numérisation de vos documents.
- Réduction des coûts : libérez de l’espace de stockage physique et diminuez vos coûts de stockage.
- Accessibilité : classez et organisez vos documents pour les rendre plus accessibles et gagnez en mobilité.
- Conformité : garantissez la conformité de vos documents numérisés et préservez leur valeur probatoire grâce à la copie fidèle.
- Formats : supprimez les formats obsolètes et réduisez le risque de pertes d’informations avec la numérisation.
- Améliorer la productivité de vos équipes : optimisez et améliorez vos processus afin de booster l’efficacité de vos collaborateurs.
Pourquoi choisir Numen ?
Tout type de format
Numen est équipé pour numériser et océriser tout format de document papier (A4, A3,…), numérique ou stocké sur des microfiches.
Extraction de données
Que vos documents soient structurés (factures, BL, avoirs, bilan…) ou non-structurés (courriers divers, contrats, manuels…), Numen capture et extrait vos données.
Pour de grands volumes
Nos chaînes industrielles nous permettent de traiter de grands volumes de documents.
Accompagnement et support
Un directeur de projet dédié vous accompagne pendant toute la durée de la prestation de la production à la mise à disposition de vos données.
Opérateur certifié pour la numérisation
Numen est certifié ISO 9001, 27001, PSDC,
NF 203 / NF Z42-020,
et NF 544 / NF Z42-026
pour la copie fidèle.
Quelques cas pratiques de numérisation avec Numen
Formats obsolètes
Les microfiches, longtemps utilisées pour archiver les fiches de salaire, présentent des défis croissants en termes d’accès et de préservation des données. Leur obsolescence technologique risque de compromettre l’efficacité administrative et la conservation à long terme. La digitalisation offre une solution plus fiable, transformant les fiches en format numérique sécurisé, assurant ainsi une conservation durable et répondant aux exigences légales, tout en facilitant l’accès et la gestion des données.
Votre entreprise déménage ?
La numérisation des documents avant un déménagement d’entreprise assure une organisation efficace et réduit les risques de pertes ou de désorganisation. Cela préserve la continuité des activités, la conformité réglementaire et la satisfaction des clients, tout en diminuant les coûts de déplacement des archives physiques. De plus, elle facilite l’accès à l’information, optimise le travail des collaborateurs et renforce la sécurité des données.
Des archives à détruire ?
La copie fidèle garantit l’intégrité de vos documents à fort enjeu et leur valeur probatoire. Elle protège contre toute altération, manipulation ou perte involontaire. Une fois numérisés fidèlement, les originaux peuvent être détruits, libérant ainsi de l’espace et économisant du temps. En abandonnant le papier, la sécurité et la confidentialité des informations s’améliorent, réduisant les risques de perte ou de divulgation non autorisée.
Total - Division Exploration et Production
Total a confié à Numen la numérisation et la capture OCR de ses archives techniques et patrimoniales, incluant plus de 20 000 documents A4/A3 et 1 000 plans, certains datant du début du XXe siècle. Réalisé au cœur de la division Exploration et Production de Total, l’objectif est de préserver et faciliter l’accès à ces documents stratégiques via une GED interne. Numen a déployé deux sites de numérisation autonomes, garantissant un haut niveau de sécurité et de confidentialité, tout en respectant des critères de qualité stricts (OCR à 80 % minimum, structuration XML). Total dispose désormais d’un fonds documentaire numérique, accessible rapidement et partageable à distance.
FAQ sur les solutions de numérisation
Qu'est-ce que la numérisation de documents ?
Le processus de numérisation traduit des données physiques dans un format numérique. En pratique, les documents papiers d’une organisation sont scannés dans le but d’être transformés en fichiers électroniques. Ils sont ensuite stockés sur un disque dur par exemple ou déposés dans une GED.
Quelle différence entre dématérialisation et numérisation ?
La numérisation est une opération technique consistant à créer un fichier numérique à partir d’un document original papier. Elle fait donc partie des préalables indispensables à la dématérialisation des processus de l’entreprise, aussi appelée « démat ». Cette dernière se présente, en effet, comme une démarche globale consistant à s’affranchir du papier au sein de l’organisation. La dématérialisation peut être duplicative. Dans ce cas, elle nécessite une numérisation. Elle peut être aussi native. Les documents sont alors créés dès l’origine en format électronique.
Quels documents peut-on numériser ?
La première catégorie concerne les documents structurés à valeur légale, dont l’organisation est cohérente et le format régulier. Il s’agit notamment des formulaires, des factures ou encore des bons de commande. La deuxième catégorie comprend l’ensemble des supports culturels ou patrimoniaux comme les livres, les supports audiovisuels et les documents culturels ou patrimoniaux. Enfin, la numérisation peut concerner les documents non structurés, dont l’organisation n’est ni cohérente, ni régulière (courriers électroniques, contrats, images, fichiers multimédia, etc.).
Quelles sont les étapes pour numériser un document ?
Six étapes sont nécessaires pour numériser des documents. La première consiste à délimiter le périmètre du projet en définissant les besoins de l’entreprise. La deuxième étape vise à effectuer l’inventaire précis des documents concernés. Il faut ensuite sélectionner un prestataire spécialisé avant de réaliser un échantillonnage. La numérisation peut alors commencer. Une fois le processus terminé, les documents doivent être indexés et classés en fonction de l’organisation et des processus de l’entreprise. La dernière étape concerne le stockage des documents numérisés. Plusieurs solutions sont disponibles, de la simple clé USB au coffre-fort numérique, en passant par un cloud et une GED.
Comment exploiter ses documents numérisés ?
Exploiter des documents numérisés implique d’abord de s’assurer qu’ils sont bien organisés et indexés, permettant ainsi une recherche rapide et précise. Utiliser un système de gestion documentaire (GED) permet ainsi de classer, partager et sécuriser ces documents. La mise en place de mots-clés, de métadonnées et d’index rend les documents facilement accessibles pour consultation ou modification.
Quels sont les avantages de la numérisation ?
La numérisation permet, tout d’abord, d’optimiser les processus d’une organisation, grâce à une optimisation des tâches répétitives. C’est aussi une solution pour réduire les coûts liés au stockage des documents (location d’espace physique, achat d’équipements, consommables d’impression, etc.). La numérisation permet aussi de mettre en place un archivage électronique organisé et sécurisé, réduisant le risque de perte de données. Ces dernières sont par la même occasion acessibles plus facilement, ce qui améliore l’efficacité des collaborateurs et facilite leur mobilité. Tout ceci contribue à accroître la productivité de l’entreprise.
Comment choisir un prestataire de numérisation ?
Commencez par évaluer les besoins de votre organisation (types de documents à numériser, niveau de numérisation souhaité, formats). Faites également le point sur les questions d’indexation, d’extraction de données, de sécurité et de confidentialité. Analysez ensuite les services proposés par les prestataires en numérisation afin de sélectionner la solution la mieux adaptée. Vérifiez notamment les certifications du prestataire, la qualité de ses équipements ou encore son expérience dans des projets similaires. N’oubliez pas d’étudier les options de stockage et d’accès aux documents proposées ainsi que la compatibilité avec vos systèmes existants. Pour finir, comparez les coûts et les délais affichés par le prestataire de numérisation.
Quels sont les différents niveaux de numérisation ?
Il existe trois niveaux de numérisation distincts. Le premier se focalise sur la numérisation simple d’un document papier en fichier numérique, sans tenir compte de la qualité ou de la précision. Le niveau suivant vise à produire une copie fidèle, parfaitement identique à l’original et conforme à la norme NF Z42-026. Le dernier et plus élevé palier de numérisation cherche à obtenir une copie fiable, non seulement identique à l’original, mais aussi ayant la même valeur juridique.
Quelle est la réglementation autour de la numérisation ?
Plusieurs dispositions légales ont trait, de près ou de loin, à la numérisation. L’article 1366 du Code civil concerne la force probante de l’écrit électronique et l’article 1379 consacre la valeur juridique des copies. Le Réglement européen eIDAS, le RGPD ainsi que la Loi informatique et libertés ont également un impact sur la mise en place des solutions de numérisation au sein des entreprises. Enfin, la norme NF Z42-026 encadre la création d’une copie fidèle.
Qu'est-ce qu'une copie fidèle ?
La copie fidèle correspond au deuxième niveau de la numérisation. La copie électronique est identique à l’original en format papier. Pour cela, la solution de numérisation doit respecter la norme NF Z42-026. Elle utilise donc des techniques d’horodatage et d’empreinte électronique pour garantir la date de création, l’auter du document et la traçabilité des modifications éventuelles. Elle se distingue de la copie fiable dont le contenu est à la fois identique à l’original et à valeur probatoire.
Qu'est-ce que la copie fiable ?
Il s’agit du plus haut niveau de numérisation. Le document numérique obtenu est non seulement identique à l’original papier, mais il possède également la même valeur juridique. La copie fiable correspond à une copie fidèle, conservée dans un système d’archivage élecronique conforme à la norme NF Z42-013.
Quelles différences entre copie fidèle et copie fiable ?
Il s’agit de deux niveaux de numérisation différents. La copie fidèle s’inscrit dans le cadre de la norme NF Z42-026. Elle garantit que le contenu numérique est identique en tout point à celui du document original. La copie fiable se situe un cran au-dessus. La version électronique obtenue est, en effet, non seulement identique à l’original, mais sa valeur juridique est assurée. Pour obtenir une copie fiable, il est nécessaire de disposer d’une copie fidèle, conservée dans le cadre d’un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013.
Qu'est-ce que la numérisation patrimoniale ?
La numérisation patrimoniale consiste à convertir des contenus culturels, artistiques et historiques en formats numériques. Cette forme de numérisation aussi appelée « numérisation culturelle », peut prendre deux formes :
– La numérisation de conservation des documents afin d’éviter leur manipulation et leur détérioration : l’objectif ici est de préserver le patrimoine.
– La numérisation de valorisation visant à restaurer des documents, à les OCRiser et à les enrichir de métadonnées afin d’assurer une meilleure diffusion des documents et de faciliter leur consultation.
Quels sont les contenus concernés par la numérisation patrimoniale ?
La numérisation patrimoniale peut s’appliquer aux archives (manuscrits, cartes, journaux, documents, numériques). Elle peut également concerner les oeuvres d’art comme les tableaux, les sculptures, les photographies, voire même les monuments historiques. Enfin, tout le patrimoine audiovisuel peut être numérisé afin d’éviter sa détérioration dans le temps. Il peut s’agir de films, d’enregistrements sonores, d’émissions de télévision, etc.
Quelle différence entre numérisation de flux et numérisation de stock ?
La numérisation de flux se concentre sur les documents entrants. Elle vise à intégrer et à automatiser le traitement des données en temps réel. En revanche, la numérisation de stocks a pour objectif de traiter et de convertir des volumes existants de documents et de données accumulés au sein de l’organisation. Les deux approches sont complémentaires et s’inscrivent dans une stratégie globale de gestion de l’information et de transformation digitale.
Pourquoi numériser les documents de son entreprise avant de déménager ?
La gestion des documents physiques lors d’un déménagement d’entreprise demande une organisation sans faille. Il existe, à cette occasion, un risque de désorganisation temporaire et de pertes ou de destruction des documents. De tels événements peuvent avoir un impact sur la continuité des activités de l’entreprise, sa conformité réglementaire et la satisfaction de ses clients. A cela, s’ajoute le coût lié au déplacement d’un grand volume d’archives. La numérisation des documents avant un déménagement permet à l’entreprise de se protéger de ces aléas. Dans le même temps, elle améliore l’accès à l’information et optimise le travail de ses collaborateurs. Elle renforce également la sécurité et la confidentialité de ses données en limitant le risque de perte ou d’accès non autorisé.
Quelles sont les technologies de la numérisation ?
Il existe plusieurs technologies de numérisation, plus ou moins avancées. La LAD (Lecture Automatique de Document) et la RAD (Reconnaissance Automatique de Document) sont utilisées pour scanner, puis catégoriser les documents. D’autres technologies, comme l’OCR, le Smart OCR, le Smart Capture ou encore le Document AI, fonctionnent selon le même principe. Ils ont pour but d’automatiser le traitement des documents numérisés. Si certaines de ces technologies utilisent le principe de règle, d’autres s’appuient sur Machine Learning standard et le Deep Learning.
Qu'est-ce que l'extraction des données documentaires ?
L’extraction des données est un processus visant à extraire des informations contenues dans un ou plusieurs documents. Par exemple, vous téléchargez une copie d’un bon de commande. Grâce à l’extraction de données, au moment de rédiger la facture, vous obtenez en quelques secondes, le numéro de la commande, le nom du client ou encore le prix des produits concernés. L’objectif de l’extraction de données est donc de pouvoir traiter, stocker, analyser et réutiliser les informations numérisées.
À quoi sert l'extraction de données ?
L’extraction de données est utilisée dans de très nombreux domaines comme la recherche, la relation client, la finance ou encore le marketing. Voici quelques exemples de l’intérêt de ce processus pour les entreprises.
– Elles analysent leurs données afin d’optimiser leur prise de décision.
– Elles limitent les risques d’erreur grâce à une automatisation de leur processus.
– Elles surveillent les entreprises concurrentes grâce à des techniques de webscraping, par exemple.
– Elles complètent et enrichissent leur base de données.
– Elles peuvent mettre en place la facturation électronique.
– Elles améliorent leur R&D.
Est-ce que la numérisation comporte de l'extraction de données ?
Si la numérisation peut se faire sans extraction de données, elle prend néanmoins tout son sens une fois ce processus mis en place. Les documents numérisés ne sont, en effet, utiles qu’à condition d’être exploitables. Grâce à des technologies comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de l’intelligence artificielle (IA), les textes, images et autres données sont convertis en formats éditables et interrogeables. Cette conversion permet une analyse approfondie, une recherche rapide, et l’intégration avec d’autres systèmes numériques. Tout cela contribue à améliorer la prise de décision, l’automatisatin des processus et la gestion de l’information au sein de l’entreprise.
Les offres complémentaires
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Numérisation culturelle et patrimoniale