Secteur public : dématérialiser les démarches et fiabiliser les données publiques, au service des agents et des usagers
Une demande d’usager, une pièce justificative, un dépôt réglementaire ou un fonds d’archives n’engagent jamais la seule administration qui les reçoit : ils ouvrent un droit, fondent une décision, alimentent une donnée publique ou relèvent d’un régime de conservation fixé par la loi. Administrations centrales et opérateurs de l’État, collectivités et établissements publics de toutes tailles, administrations publiques européennes et institutions patrimoniales instruisent ainsi des volumes considérables, reçus par courrier comme en ligne, avec une exigence de preuve et de confidentialité particulière.
Numen intervient sur l’ensemble de ce périmètre. Le traitement intelligent des documents et l’extraction de leurs données par IA qualifient les pièces reçues et versent les données dans vos applications d’instruction. La GED structure les dossiers partagés entre services. La numérisation patrimoniale et la recherche sémantique multilingue rendent les fonds consultables.
Les formulaires réguliers se prêtent aujourd’hui bien à l’automatisation ; les dossiers incomplets, les pièces dégradées ou manuscrites et les données douteuses restent en revanche coûteux à traiter. Chaque donnée extraite porte donc une mesure de confiance : au-dessus du seuil défini, elle alimente vos applications sans ressaisie ; en deçà, elle est soumise à une levée de doute, opérée par vos équipes ou par les nôtres. Les traitements sont conduits depuis l’infrastructure de Numen, en France et au Luxembourg.
Les enjeux documentaires du secteur public
Les contraintes documentaires des acteurs publics ne tiennent pas seulement au volume. Elles tiennent à la nature de la pièce administrative, qui ouvre un droit ou fonde une décision, à l’obligation de servir chaque usager quel que soit le canal qu’il choisit, et à un calendrier souvent fixé par les textes. Ces contraintes s’imposent dans les mêmes termes à une administration centrale et à une collectivité de taille moyenne ; seuls les moyens dont chacune dispose pour y répondre diffèrent.
La permanence d’un guichet hybride
La généralisation des démarches en ligne n’a pas fait disparaître le papier : le principe d’égalité d’accès au service public impose de maintenir un canal physique pour les usagers qui ne peuvent ou ne souhaitent pas recourir au numérique. La difficulté tient moins à leur coexistence qu’à l’exigence qui en découle : un dossier déposé par courrier doit être instruit dans les mêmes délais, et avec la même qualité de données, qu’une demande saisie en ligne.
Une charge rythmée par le calendrier réglementaire
Campagnes de prestations, échéances déclaratives, transferts de compétences prévus par ordonnance, consultations nationales : la charge documentaire du secteur public suit un calendrier que l’administration ne fixe pas toujours elle-même. Elle se traduit par des pics que des effectifs dimensionnés pour l’activité moyenne absorbent difficilement sans allonger les délais d’instruction.
La valeur juridique de la pièce administrative
Lorsqu’un document administratif relève des archives publiques, sa conservation et son élimination sont encadrées par le code du patrimoine et soumises au contrôle du service d’archives compétent. Numériser un dossier ne suffit donc pas à autoriser la destruction de l’original : la copie doit être produite dans des conditions qui en garantissent la fidélité, et la décision d’élimination suit une procédure qui lui est propre.
La protection des données sensibles
Dossiers de protection de l’enfance, données médicales, informations fiscales ou d’état civil : une large part des pièces traitées par les acteurs publics relève d’un secret protégé par la loi. Confier leur traitement à un prestataire engage la localisation des données, la maîtrise des accès et la traçabilité de chaque opération, dont l’administration doit pouvoir rendre compte à ses propres instances de contrôle.
Le multilinguisme des fonds et des échanges
Pour les administrations publiques européennes, les assemblées et les institutions des pays plurilingues, les documents sont produits et reçus dans plusieurs langues officielles. Retrouver une information ne peut plus dépendre de la langue dans laquelle un document a été rédigé, ni des mots-clés propres à chacune.
Les processus documentaires que nous prenons en charge
Un dispositif documentaire ne se juge pas sur une liste de fonctions, mais sur les processus qu’il allège. Les situations présentées ci-dessous illustrent nos savoir-faire auprès des acteurs publics, sans en épuiser le champ : pour chacune, la pièce qui entre, le traitement qu’elle reçoit et ce que vos agents reçoivent en retour. La même démarche s’applique à tout processus documentaire de votre organisation, quels que soient la nature des pièces et le volume à traiter.
Demandes d’usagers reçues par courrier ou en ligne
Une demande de titre, d’autorisation ou de prestation adressée par courrier réunit généralement un formulaire signé, des justificatifs et parfois une photographie. Les plis sont réceptionnés sur nos sites, triés, préparés puis numérisés ; les pièces sont identifiées, le formulaire est lu automatiquement, et des contrôles portent sur la présence de chaque élément attendu, de la signature et de la photographie. Les données qualifiées sont versées dans le système d’information de l’administration par services web, et celle-ci suit l’avancement du traitement en temps réel. Les pièces déposées en ligne suivent le même traitement à partir de l’étape de classification.
Pour une agence nationale chargée de titres sécurisés, ce dispositif porte sur environ deux millions de demandes papier par an, dont les informations sont transmises le lendemain de leur traitement, les originaux étant détruits à l’issue d’une durée définie avec l’administration. Il s’applique aussi aux cartes professionnelles de l’immobilier délivrées par une chambre consulaire.
Vos agents reçoivent une demande identifiée, contrôlée et complète, prête à être instruite. L’administration conserve sa mission, l’instruction et la délivrance, sans porter la charge de la numérisation.
Extraction et diffusion de données publiques
Certaines missions publiques consistent moins à conserver des documents qu’à en extraire des données pour les rendre accessibles. Lorsque la loi a confié à un établissement public national, jusque-là chargé de conserver l’image des comptes annuels déposés par les entreprises, une mission complémentaire d’extraction et de diffusion de leurs données, Numen a conçu le dispositif qui alimente aujourd’hui sa plateforme de données ouvertes.
Les liasses comptent vingt pages en moyenne, parfois plusieurs centaines, et seuls deux à neuf états financiers doivent en être extraits. Environ 60 % de ces états suivent un formulaire fiscal normalisé ; les autres sont des tableaux construits selon le plan comptable mais présentés librement, et leur position change d’une liasse à l’autre. En période de pic, le dispositif traite jusqu’à 10 000 comptes annuels et 40 000 états financiers par jour, au fil d’une vingtaine d’étapes automatisées.
Le traitement est découpé en quatre phases : classification des états financiers, repérage des postes comptables, extraction des montants, puis contrôle par des règles de cohérence qui posent un doute lorsque les montants ne s’équilibrent pas. Les géométries de page étant trop variables, le repérage s’appuie sur une analyse textuelle tolérante aux erreurs de reconnaissance, une technique que Numen a d’abord mise au point pour extraire des données d’archives patrimoniales dégradées. Ce découpage permet de répartir les vérifications selon l’expertise qu’elles exigent : les cas incertains sont regroupés par type d’état, toutes liasses confondues, et confiés à des équipes spécialisées. Un volant de plusieurs jours de traitement absorbe enfin la variabilité des dépôts quotidiens, si bien que les liasses sont restituées bien en deçà du délai contractuel.
La même plateforme a structuré les règles de 2 000 plans locaux d’urbanisme pour deux ministères.
L’organisme reçoit un jeu de données contrôlé, qui peut atteindre 700 champs par liasse, prêt à être diffusé.
Dossiers partagés des collectivités et des établissements publics
Dans un département, une région ou une métropole, un même dossier est souvent traité à la fois par les services centraux et par des antennes territoriales, tandis que chaque compétence dispose de son propre logiciel métier. Pour l’aide sociale à l’enfance d’un département qui exploite plus de deux cents applications métiers, cette dispersion se traduisait par des doublons, des recherches longues et une vision incomplète au moment des commissions. La GED Doxtreem y centralise aujourd’hui près d’un million de documents, rattachés à 2 000 dossiers et à 50 000 bénéficiaires, consultés par quelque 200 agents répartis entre le siège et treize maisons départementales des solidarités.
La réussite de ce type de projet repose sur l’interopérabilité avec les applications métiers existantes, sur des droits d’accès par profil qui réservent un dossier sensible aux seuls agents habilités, et sur la capacité d’étendre le dispositif à d’autres directions une fois le premier domaine structuré. La même GED soutient la dématérialisation documentaire d’un autre département sur six domaines, aux côtés d’un intégrateur partenaire, et répond aux besoins de structures plus resserrées, comme la gestion des marchés publics d’un établissement public local de transport.
Vos agents disposent d’un dossier unique, à jour et accessible selon leurs droits, quelle que soit leur implantation. La numérisation et l’indexation des dossiers papier existants peuvent être confiées à Numen en amont, afin que la GED soit alimentée dès sa mise en service.
Fonds patrimoniaux : préservation et accès
Bibliothèques, services d’archives, assemblées parlementaires, administrations et établissements culturels poursuivent un double objectif : élargir l’accès à leurs fonds sans compromettre leur conservation. Numen intervient dès la préparation physique des documents, reliés ou en feuilles, fragiles ou dégradés, puis les numérise avec des équipements adaptés à leur état ; ses équipes accompagnent notamment depuis de nombreuses années les programmes de numérisation d’une grande bibliothèque nationale. Ses références européennes comprennent les archives législatives d’un parlement national, les registres hypothécaires d’une administration fiscale fédérale et les archives médicales militaires d’une bibliothèque de recherche britannique. Les prestations archivistiques complètent cette intervention par le traitement intellectuel des fonds.
La recherche sémantique multilingue permet désormais d’interroger ces collections en langage naturel : une question posée dans une langue retrouve les documents pertinents rédigés dans les autres.
Les chercheurs, les agents et le public accèdent à un fonds numérisé, indexé et interrogeable.
Reprise d’archives et numérisation à valeur probante
Deux situations conduisent les administrations à numériser massivement des archives vivantes. La première tient à l’accès : la numérisation des dossiers médicaux de 40 000 personnels navigants a ramené à quelques instants des recherches qui pouvaient prendre une journée. La seconde tient à la continuité juridique : lors d’un transfert de mission prévu par ordonnance, plus de 30 millions de pages ont été numérisées en copies fidèles conformes à la norme NF Z42-026 dans le délai imposé, puis versées dans le système d’archivage électronique de l’administration, les originaux restant conservés jusqu’à l’autorisation d’élimination.
L’administration dispose de copies fidèles, classées et versées dans son système d’archivage, ainsi que de la documentation de chaque étape. Lorsque les fonds doivent être entreposés pendant la numérisation, ils le sont chez un tiers archiveur habilité.
Ouverture de droits et prestations sociales
Les organismes d’action sociale reçoivent leurs demandes par deux canaux : le formulaire en ligne et le dossier papier accompagné de justificatifs. À partir des fichiers que l’organisme nous transmet, Numen peut assurer l’impression et l’envoi des dossiers aux bénéficiaires, puis en prendre en charge la réception, la numérisation, le classement des pièces et l’extraction des informations nécessaires à l’instruction. Ces données alimentent une GED en mode SaaS dans laquelle les gestionnaires instruisent la demande et statuent sur l’ouverture des droits. Un organisme national d’action sociale au service des agents des établissements publics sanitaires, sociaux et médico-sociaux s’appuie sur ce dispositif pour l’ensemble de ses demandes de prestations ; une université européenne l’a appliqué au traitement de ses dossiers d’inscription.
Quel que soit le canal choisi par l’usager, vos gestionnaires reçoivent un dossier numérique homogène : la convergence des canaux s’opère en amont, dans le dispositif de traitement, et non dans le travail des équipes.
La bonne technologie pour chaque pièce
Le traitement intelligent de documents associe plusieurs techniques, lecture automatique des champs, classification, extraction par intelligence artificielle et règles de contrôle, pour qualifier une pièce et en extraire les données utiles. Aucune ne traite seule l’ensemble des pièces d’une administration : nous les associons selon la nature du document.
| La pièce | Le traitement retenu | Pourquoi |
|---|---|---|
| Formulaire administratif normalisé | Lecture automatique des champs | Structure stable : gain maximal, risque limité |
| Justificatifs hétérogènes (identité, domicile, ressources) | Classification puis extraction par IA, mesure de confiance par champ | Formats variables et qualité d’image inégale |
| Photographie et signature | Contrôle automatique de présence et de conformité de format | Condition de recevabilité de la demande |
| Liasse ou document financier de plusieurs pages | Classification, repérage textuel tolérant aux erreurs, contrôles de cohérence | Position et libellés variables d’un dépôt à l’autre |
| Courrier ou pièce manuscrite | Extraction assistée et levée de doute | La reconnaissance automatique seule n’offre pas une fiabilité suffisante |
| Document ancien ou dégradé | Numérisation adaptée à l’état physique, reconnaissance de caractères, indexation sémantique | Préservation de l’original et accessibilité du contenu |
Au-dessus du seuil de confiance définis, la donnée alimente votre système sans ressaisie ; en deçà, elle est isolée et présentée dans une interface de contrôle, accompagnée du document d’origine. La part automatisée dépend de la nature des pièces et de la qualité des flux : elle est établie sur échantillon, lors du cadrage, et n’est jamais affichée en valeur générique.
Les contrôles de cohérence entre pièces
Un dossier peut être complet et néanmoins incohérent : une identité qui diffère d’une pièce à l’autre, un revenu déclaré qui ne correspond pas au justificatif fourni, une date hors de la période attendue, des montants comptables qui ne s’équilibrent pas. Ces écarts sont détectés par rapprochement entre les pièces du dossier et avec vos référentiels, puis signalés dans l’interface de contrôle au même titre que les données incertaines.
Nous n’intervenons pas sur l’authentification des documents ni sur la détection de leur altération. Ces contrôles relèvent de solutions spécialisées, en amont ou en complément de notre dispositif, et nous ne cherchons pas à les remplacer.
La levée de doute, opérée par vos équipes ou par les nôtres
Mesurer la fiabilité d’une donnée est devenu une pratique courante. Instruire les cas que cette mesure signale l’est beaucoup moins. Leur traitement peut rester à la charge de vos agents ou être confié à nos équipes, spécialisées par type de pièce, qui vérifient, corrigent ou complètent chaque donnée incertaine avant restitution. Cette organisation permet de s’engager sur la qualité d’un jeu de données destiné à une diffusion publique ou à l’ouverture d’un droit.
Faisons le point sur vos pièces et vos volumes
Communiquez-nous un échantillon représentatif de vos documents.
Nous vous restituons une mesure de fiabilité par famille de pièces et par champ, un taux d’automatisation projeté selon le seuil retenu et le volume de contrôle correspondant.
Le dispositif documentaire que nous mobilisons
Trois modalités, combinables selon vos processus, vos volumes et les ressources que vous pouvez y consacrer.
Solution clé en main
Doxtreem pour les collectivités et les établissements publics de taille moyenne, dont la direction des systèmes d’information ne peut pas toujours être mobilisée, comme pour les directions des grandes collectivités qui souhaitent structurer un domaine sans développement spécifique : la GED se déploie en quelques semaines, paramétrée selon leur plan de classement, leurs circuits de validation et leurs droits d’accès, et s’interface avec leurs applications métiers.
Solution intégrée à votre système d'information
SmartGED comme socle documentaire commun aux applications des grandes administrations, raccordé par interfaces applicatives et connecteurs.
L’extraction de données par IA et le traitement intelligent de documents versent les données qualifiées directement dans vos applications d’instruction.
La recherche sémantique multilingue rend vos fonds interrogeables en langage naturel.
Prestation de service
Réception et ouverture des plis, numérisation, y compris fidèle au sens de la norme NF Z42-026, levée de doute, numérisation patrimoniale et prestations archivistiques, impression et envoi de vos courriers à partir des fichiers que vous nous transmettez. Numen prend alors en charge le processus pour votre compte, avec un engagement de résultats défini contractuellement.
Un accès simplifié par la commande publique
Numen est référencé auprès de l’UGAP, centrale d’achat public. Un acheteur qui recourt à une centrale d’achat est réputé avoir respecté ses obligations de publicité et de mise en concurrence, ce qui raccourcit le délai entre l’expression du besoin et le démarrage du projet.
Conformité, souveraineté et exigences de l’acheteur public
Les certifications et statuts
Les activités de Numen sont encadrées par les certifications ISO 9001, pour le management de la qualité, et ISO 27001, pour la sécurité de l’information. La certification NF 544 couvre les prestations de numérisation fidèle au sens de la norme NF Z42-026, première étape vers la copie fiable, et le composant de coffre-fort numérique est certifié NF 203 au titre de la norme NF Z42-020. Les activités de dématérialisation et de conservation conduites au Luxembourg relèvent en outre du statut de prestataire de services de dématérialisation et de conservation (PSDC).
Le régime des archives publiques
Les offres de Numen sont conçues pour la gestion des dossiers courants, dans le respect des droits d’accès et des durées de conservation définis par l’administration. Pour les flux numérisés, Numen produit des copies fidèles conformes à la norme NF Z42-026, dont la qualité est contrôlée et documentée lot par lot, et peut les verser, lorsque l’administration l’exige, dans un système d’archivage électronique certifié NF 461. Les archives définitives relèvent des services publics d’archives, et la décision d’élimination des originaux appartient au service d’archives compétent : la numérisation prépare cette décision, elle ne s’y substitue pas.
La localisation des traitements
Les données confiées à Numen sont hébergées en France et/ou au Luxembourg, et aucune n’est traitée ni stockée hors de ce périmètre. Pour les administrations de l’État, leurs opérateurs et les groupements d’intérêt public visés par l’article 31 de la loi SREN, les données d’une sensibilité particulière relèvent désormais d’un service d’informatique en nuage qualifié SecNumCloud ; le périmètre des données confiées à Numen est défini avec l’administration dès le cadrage, au regard de ces exigences. La localisation de l’hébergement et la maîtrise des modèles d’intelligence artificielle constituent par ailleurs deux questions distinctes, que Numen instruit séparément pour chaque projet.
Les éléments attendus par l’acheteur public
Dans la plupart des projets, Numen intervient en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD : les instructions, les durées de conservation et les mesures de sécurité sont fixées contractuellement. Le dossier remis au référencement décrit les fonctions prises en charge, la localisation des traitements, la chaîne de sous-traitance, le plan de continuité et les modalités de réversibilité. Chaque traitement laisse une trace horodatée, qui permet à l’administration de rendre compte des opérations qu’elle a confiées.
Pourquoi Numen dans le secteur public ?
La levée de doute, opérée et non seulement signalée
Un éditeur restitue les données incertaines ; Numen les instruit avant restitution, avec des équipes dont l’expertise est répartie selon la difficulté des contrôles : déchiffrer un montant mal reconnu n’appelle pas la même compétence que l’analyse d’une ventilation comptable atypique. Lorsque la donnée est destinée à une diffusion publique ou à l’ouverture d’un droit, cette différence détermine ce que l’administration peut garantir à son tour.
Un même prestataire de services, de la réception des plis au versement des données
Réception, numérisation, extraction, GED et versement dans le système d’archivage relèvent d’un seul interlocuteur. La piste d’audit demeure continue, et la responsabilité n’est pas répartie entre plusieurs intervenants dont l’administration devrait assurer la coordination.
Des capacités dimensionnées pour les échéances publiques
Nos sites en France permettent d’échelonner la réception de fonds volumineux, de répartir la charge lors des pics et de tenir des délais fixés par un texte. La numérisation des contributions adressées au gouvernement lors d’une consultation nationale a ainsi été conduite en quatre semaines, et celle de plus de 30 millions de pages dans le délai d’une ordonnance de transfert.
Ces dispositifs font pour la plupart l’objet d’un témoignage publié, accessible depuis chaque processus décrit plus haut.
FAQ — Vos questions fréquentes
Peut-on détruire les originaux papier après leur numérisation ?
Pour les archives publiques, l’élimination relève d’une procédure propre, soumise au visa du service d’archives compétent. Numen produit des copies fidèles conformes à la norme NF Z42-026, accompagnées de leur documentation de production et de contrôle, et peut les verser dans un système d’archivage électronique certifié NF 461 lorsque l’administration l’exige. La numérisation constitue le préalable de l’élimination ; elle ne l’autorise pas à elle seule.
Où sont hébergées les données, et notre collectivité est-elle concernée par la loi SREN ?
Les données sont hébergées en France et/ou au Luxembourg. L’obligation de recourir à un service qualifié SecNumCloud ne vise que les données d’une sensibilité particulière de l’État, de ses opérateurs et de certains groupements d’intérêt public ; les collectivités territoriales n’entrent pas dans ce champ.
Que se passe-t-il lorsqu’une pièce est illisible ou qu’une donnée manque ?
Elle n’est pas livrée avec une valeur approchée. Elle est isolée, présentée en interface de contrôle avec le document d’origine, et instruite par vos agents ou par nos équipes selon le dispositif retenu. Les pièces manquantes sont signalées avant que le dossier ne parte en instruction.
Détectez-vous les pièces falsifiées ?
Nous détectons les incohérences : écarts entre les pièces d’un même dossier, divergences avec vos référentiels, valeurs situées hors des bornes attendues. Ces écarts sont signalés et instruits comme les autres données incertaines. En revanche, nous n’authentifions pas les documents et ne détectons pas leur altération. Ces contrôles relèvent de solutions spécialisées, que notre dispositif n’a pas vocation à remplacer et avec lesquelles il peut s’articuler.
Pouvez-vous absorber un pic lié à une échéance réglementaire ?
Oui. La réception des fonds peut être échelonnée, la charge répartie entre plusieurs sites, et un volant de plusieurs jours de traitement préserve les délais de restitution lorsque les volumes quotidiens varient fortement.
Une collectivité de taille moyenne peut-elle déployer une GED sans mobiliser sa direction informatique ?
Oui. La GED en mode SaaS se déploie en quelques semaines, sans développement spécifique, et s’interface avec les applications métiers existantes. Le déploiement commence généralement par un domaine, comme les marchés ou les ressources humaines, puis s’étend aux autres services ; la numérisation des dossiers papier existants peut être réalisée en amont.
Peut-on recourir à Numen sans lancer notre propre appel d’offres ?
Numen est référencé auprès de l’UGAP. Un acheteur public qui passe par une centrale d’achat est réputé avoir satisfait à ses obligations de publicité et de mise en concurrence.
Comment les solutions et prestations de Numen sont-elles tarifées ?
Selon la modalité retenue. Une plateforme donne lieu à un abonnement. Une prestation de traitement est facturée à l’unité d’œuvre : le document, la page, le dossier ou le pli selon le processus. Le calibrage sur échantillon fournit la projection de consommation qui permet de comparer les approches sur votre périmètre réel, avant tout engagement.
Que se passe-t-il si nous décidons de reprendre l’activité en interne ?
Les modalités de réversibilité sont définies au contrat : restitution du fonds documentaire dans un format exploitable, transfert des paramétrages et accompagnement du transfert d’activité. Cette clause figure au dossier de référencement.
Parlons de vos processus documentaires
Nos équipes analysent vos flux, vos volumes et vos contraintes réglementaires,
puis vous soumettent le dispositif adapté à votre organisation.