L’archivage à valeur probatoire : Assurez la sécurité et la conformité de vos archives
Les enjeux de l'archivage électronique probatoire
L’archivage électronique implique un certain nombre de risques liés notamment :
- A la falsification et la manipulation des documents.
- A la pérennité des documents numériques qui doivent rester accessibles, intacts et exploitables sur le long terme.
- A la légalité et la conformité des procédures de dématérialisation.
Par ailleurs, pour servir de preuve en cas de contrôle, d’audit ou de litige, un document doit être stocké de manière à assurer :
- Son intégrité : le document doit être en tout point identique à l’original.
- Son intelligibilité : il doit être lisible dans un format standard.
- Son authenticité : on doit savoir qui l’a créé et quand.
- Sa traçabilité : l’entreprise doit être en mesure de fournir un historique précis du document.
Attention, un simple scan, stocké sur ordinateur ou sur les serveurs de votre entreprise n’a aucune valeur légale. L’archivage à valeur probatoire repose nécessairement sur l’horodatage, le scellement ou encore la signature électronique.
C’est pourquoi il est essentiel d’opter pour une solution certifiée d’archivage à valeur probatoire.
La généralisation de la facture électronique vous oblige à passer à l’archivage à valeur probatoire. Cette transition est l’occasion d’engager une réfléxion plus large de dématérialisation de vos processus.
Une solution : le coffre-fort numérique
Pour garantir l’intégrité et la pérennité de vos documents, mettez en place un coffre-fort numérique au sein de votre entreprise. Cette solution d’archivage électronique à valeur probatoire met à disposition un environnement sécurisé, dédié au stockage à long terme de tous vos documents numériques (factures, contrats, liasse fiscale, etc.).
Les CFN à destination des professionnels reposent sur des systèmes de cryptage avancés et des mécanismes d’authentification. Ils garantissent ainsi que les documents archivés restent intacts et protégés contre tout accès non autorisé.
Enfin, le CFN est plus simple à mettre en œ uvre et moins coûteux qu’un Système d’Archivage Electronique (SAE). Il constitue ainsi une solution pratique pour les entreprises, tout en garantissant la conformité.
Le coffre-fort numérique s’inscrit dans un cadre légal et normatif strict. Il est ainsi en mesure de garantir la valeur probatoire des documents stockés ainsi que leur sécurité.
- Le décret n°2018-418 décrit les modalités de mise en oeuvre du coffre-fort numérique.
- La norme NF Z42-020 garantit que le système d’archivage électronique est conforme aux exigences légales et réglementaires françaises en matière de conservation des documents électroniques.
- La certification ISO 27001 démontre qu’un système de management de la sécurité et de l’information a été mis en place (protection de vos données contre l’accès non autorisé, la perte, le vol et l’altération).
- La norme NF Z42-026 assure l’équivalence entre les documents papiers et numériques (copie fidèle).
- La norme NF 42-025 s’applique spécifiquement à la dématérialisation des bulletins de paie.
Profitez des avantages de l'archivage à valeur probatoire
Peu importe votre secteur d’activité, l’archivage électronique à valeur probatoire vous offre des avantages significatifs.
La préservation de la valeur légale des documents archivés
La conservation à long terme des documents
L’amélioration de l’empreinte carbone de votre entreprise
L’amélioration de l’accessibilité des informations
L’optimisation opérationnelle
Archivez tous vos documents d'entreprise en toute sécurité avec Numen
Numen CFN Pro vous offre un espace d’archivage sécurisé à vocation probatoire. Notre solution garantit la préservation à long terme de l’intégrité de tous vos documents métiers sensibles.
Intéropérabilité
Numen CFN Pro est capable de fonctionner avec différents protocoles de communication, formats de données et systèmes d’exploitation afin de faciliter le stockage des documents.
Conformité
Notre coffre-fort numérique est conforme à la norme NF Z42-020 et certifié NF 203. Il vous garantit un espace de conservation fiable, très sécurisé et dans le respect le plus strict de la réglementation.
Simplicité
Numen CFN Pro s’intègre facilement à votre écosystème par ses API.