Classement et structuration documentaire : Doxtreem, la solution pour un patrimoine organisé et maîtrisé
Organiser son patrimoine documentaire : un enjeu stratégique pour les entreprises
Face à l’accroissement exponentiel des documents numériques, les entreprises doivent structurer rigoureusement leurs données pour garantir une gestion efficace et pérenne. Un classement maîtrisé permet d’organiser, de sécuriser et de pérenniser les informations essentielles tout en évitant la dispersion et les erreurs de manipulation.
Doxtreem, la solution de gestion électronique de documents (GED) de Numen, propose une approche innovante qui repose sur des principes solides de structuration, garantissant une organisation cohérente et homogène du patrimoine documentaire.
Le plan de classement : un socle fondamental pour structurer les documents
Un plan de classement est un cadre structuré qui définit comment et où ranger les documents au sein de l’organisation. Il établit une hiérarchie et des règles claires pour assurer un classement uniforme et rigoureux de tous les contenus.
Pourquoi un plan de classement est essentiel ?
- Cohérence organisationnelle : chaque document a une place définie et respecte une logique métier.
- Contrôle des accès : en fonction des dossiers et de la nature des documents, des restrictions peuvent être appliquées.
- Réduction des erreurs : fini les documents mal rangés ou dispersés, chaque fichier suit des règles précises.
- Simplification de la gestion documentaire : les utilisateurs savent où stocker et retrouver chaque document sans ambiguïté.
Structuration du plan de classement dans Doxtreem
Dans Doxtreem, le plan de classement repose sur une architecture organisée autour de dossiers, sous-dossiers et documents, garantissant une arborescence logique adaptée aux besoins métiers.
Principes du plan de classement dans Doxtreem :
- Organisation hiérarchique : un document appartient toujours à une catégorie bien précise.
- Règles de rangement strictes : chaque dossier suit une structure préétablie et non modifiable par les utilisateurs finaux.
- Gestion des accès : les droits sont paramétrés selon les rôles des collaborateurs.
- Application automatique des conventions de nommage : les fichiers respectent un format standardisé, évitant toute incohérence
« Ces aspects (plan de classement, recherche, création du socle documentaire) sont les éléments
qui nous apportent beaucoup de valeur quotidiennement »
Éric Proal
Président du directoire – Payan Bertrand
Ce que vous gagnez avec la LAD/RAD Doxtreem
La puissance du plan de classement prend toute sa dimension lorsqu’elle est associée à des mécanismes d’automatisation. Grâce aux modules de LAD (Lecture Automatique de Documents) et RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) intégrés à Doxtreem, les documents sont analysés à leur arrivée, identifiés selon leur nature, puis classés automatiquement dans la bonne structure, sans intervention humaine.
📌 Ce que permet la LAD/RAD avec Doxtreem :
- Analyse intelligente du contenu et reconnaissance des types de documents.
- Association automatique aux catégories prévues dans le plan de classement.
- Classement immédiat et conforme aux règles définies.
- Réduction drastique des temps de traitement et des erreurs de saisie.
💡Exemple : un document entrant identifié comme note de service RH est automatiquement classé dans le bon dossier du plan de classement RH, avec application des droits associés.
Plan de classement vs. Plan de classement modèle : des logiques complémentaires
Le plan de classement dans Doxtreem constitue la structure organisationnelle générale qui guide le rangement des documents au quotidien. Il offre de la souplesse et peut être adapté selon les besoins des utilisateurs et des services.
Le plan de classement modèle, quant à lui, introduit une couche de rigueur supérieure. Il impose des règles strictes de contribution, de nommage et de format, permettant de normaliser la gestion documentaire dans des contextes sensibles ou à forte exigence de conformité.
💡 Exemple d’usage du plan de classement modèle : le service RH applique une structure rigide pour les dossiers salariés, avec des documents normalisés et un accès restreint selon les profils utilisateurs.
Un plan de classement personnalisable selon les métiers, services ou entités
Chaque métier, chaque service et chaque entité géographique dispose de ses propres logiques documentaires. Doxtreem permet de modéliser un plan de classement qui s’adapte à ces spécificités tout en maintenant une cohérence organisationnelle.
🎯 Exemples concrets de personnalisation :
- Métiers : un service marketing structure ses contenus par campagne, canaux (print, web, événementiel) et livrables (briefs, visuels, bilans).
- Services : le service informatique organise ses documents selon les projets (infrastructure, cybersécurité, logiciels), avec des droits restreints selon la criticité.
- Entités géographiques : chaque agence régionale peut disposer de son propre plan de classement (clients, RH, contrats locaux), tout en respectant les règles globales du siège.
Un équilibre entre rigueur documentaire et flexibilité d’usage
Doxtreem concilie gouvernance documentaire et agilité d’usage. Le plan de classement modèle est conçu pour s’adapter aux réalités organisationnelles tout en assurant la conformité.
🧩 Flexibilité offerte par Doxtreem :
- Paramétrage modulaire du plan de classement.
- Ajustement des règles par périmètre ou utilisateur.
- Interfaces simples pour les contributeurs métiers.
- Accompagnement Numen pour modéliser un plan adapté et évolutif.
Un accompagnement personnalisé pour modéliser votre plan de classement
Modéliser un plan de classement efficace nécessite de bien comprendre vos réalités opérationnelles. C’est pourquoi les équipes Numen organisent des ateliers métiers en amont de chaque projet. Ces ateliers permettent à vos équipes de poser leurs besoins, leurs processus documentaires et leurs contraintes réglementaires.
À partir de ces échanges, un plan de classement structuré, cohérent et personnalisable est élaboré avec vous, garantissant ainsi une mise en œuvre rapide, adaptée et durable.
- Ateliers collaboratifs avec les métiers et la DSI.
- Traduction des logiques métiers en arborescences et catégories documentaires.
- Paramétrage accompagné par des experts GED Numen.
- Mise en production sécurisée avec phase pilote et ajustements.
Comparatif : Classement libre vs. Plan de classement Doxtreem
| Critères | Classement libre | Plan de classement Doxtreem |
| Organisation des documents | Non structurée | Structuration hiérarchique adaptable |
| Cohérence des documents | Aléatoire | Harmonisation transversale |
| Sécurité et accès | Manuels | Gestion par rôles et périmètres |
| Réduction des erreurs | Risque élevé | Règles de contribution paramétrables |
| Conformité documentaire | Non maîtrisée | Support aux politiques de conservation |
| Personnalisation | Limitée | Par métier, service ou entité géographique |
| Déploiement | Rapide mais non standardisé | Progressif, avec accompagnement métier |
| Courbe d’apprentissage | Immédiate | Facilité par l’ergonomie et le guidage |