Doxtreem : diffusion et partage sécurisé des documents
Sécurité et partage : un équilibre essentiel
Dans un monde où la gestion documentaire est un enjeu stratégique, les entreprises doivent concilier confidentialité des informations et partage efficace des documents.
Un système de gestion électronique des documents (GED) performant doit permettre la diffusion de fichiers en toute sécurité, sans compromettre leur intégrité ou leur traçabilité.
Avec Doxtreem, la plateforme GED de Numen, les entreprises disposent de plusieurs fonctionnalités avancées pour partager, diffuser et contrôler l’accès aux documents tout en respectant les exigences de sécurité et de conformité réglementaire.
Comment un acteur du transport international optimise ses audits réglementaires ?
Grâce aux datarooms Doxtreem, Wallenborn partage des documents de conformité
avec les autorités de contrôle tout en assurant la traçabilité des accès
et la confidentialité des informations.
Les fonctionnalités clés pour un partage documentaire sécurisé
Partage temporaire avec les datarooms
Les datarooms permettent de créer des espaces de partage temporaire où les documents peuvent être consultés par des personnes n’ayant pas accès à Doxtreem.
Principales caractéristiques :
- Accès sécurisé via un lien unique avec authentification.
- Expiration automatique à une date définie.
- Synchronisation optionnelle avec les documents stockés.
- Ajout de filigranes pour renforcer la confidentialité.
Bénéfices : un moyen idéal pour partager des documents sensibles dans le cadre d’un audit, d’un appel d’offres ou d’une collaboration externe ponctuelle.
Envoi de documents en recommandé électronique
L’échange de documents sensibles doit être traçable et juridiquement opposable. Doxtreem permet d’envoyer des documents en recommandé électronique, offrant les mêmes garanties qu’un courrier recommandé papier.
Avantages :
- Suivi en temps réel des statuts (accepté, refusé, téléchargé).
- Preuves de dépôt, réception et non-réclamation.
- Conformité avec le règlement eIDAS (UE 910/2014).
Bénéfices : accélération des échances contractuels tout en assurant une preuve juridique opposable.
Partage par e-mail sans pièce jointe
Envoyer des documents par e-mail de manière sécurisée est crucial pour limiter les risques de fuite de données.
Fonctionnalités clés :
- Lien sécurisé pour consultation et téléchargement.
- Accès restreint aux utilisateurs disposant des droits nécessaires.
- Conservation d’un historique des envois.
Bénéfices : sécurisation des échanges tout en allégeant la charge sur les boîtes mail.
Téléchargement et accès direct aux documents
Les utilisateurs peuvent télécharger leurs documents de façon contrôlée et sécurisée :
- Téléchargement individuel ou groupé en ZIP.
- Accès direct via une URL sécurisée pour les utilisateurs autorisés.
- API dédiée pour une intégration fluide aux systèmes tiers.
Bénéfices : un accès fluide et contrôlé aux documents sans compromettre leur sécurité.
Exemples de mode de diffusion en fonction des usages
| Cas d’usage | Mode de partage recommandé | Pourquoi ? |
| Transmission de pièces dans le cadre d’un appel d’offres | Dataroom temporaire | Accès restreint et limité dans le temps avec suivi des téléchargements. |
| Communication d’un rapport d’audit à des tiers externes | Dataroom temporaire | Marquage « Confidentiel » sur les documents, sans modifier la version d’origine. |
| Envoi d’un contrat ou document à valeur juridique | Recommandé électronique | Génération de preuves opposables (dépôt, réception, refus) conformes eIDAS. |
| Remise d’un rapport confidentiel à un conseil d’administration | Envoi par lien sécurisé via e-mail | Accès contrôlé, sans diffusion non souhaitée en pièce jointe. |
| Mise à disposition de documents de réponse à un contrôle réglementaire | Dataroom réglementaire | Mises à jour automatiques des documents partagés avec l’administration. |
Focus réglementaire : courrier électronique
eIDAS et la reconnaissance du recommandé électronique
Le règlement eIDAS (UE 910/2014) encadre les services de confiance électronique en Europe et garantit que l’envoi de documents par recommandé électronique possède la même valeur légale qu’un courrier physique.
Doxtreem assure la conformité eIDAS sur le courrier électronique, permettant :
- Une identification fiable des expéditeurs et destinataires.
- Une intégrité des documents envoyés.
- Une traçabilité inaltérable.
- Une génération de preuves infalsifiables, conservées conformément aux réglemlentations en vigueur.
Pourquoi c’est important ?
Le remplacement du courrier recommandé papier par le recommandé électronique s’inscrit dans une démarche de transformation numérique et de conformité légale, évitant les risques liés aux pertes de documents physiques et optimisant le suivi des envois sensibles.
Parlons de vos enjeux de diffusion documentaire
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