Coffre-fort numérique SIV
Coffre-fort numérique SIV : archivez vos dossiers d'immatriculation en toute conformité
Vous êtes un concessionnaire automobile, un garage, un agent de marque, un mandataire, un loueur de véhicules, un négociant, un importateur ou encore un membre d’un réseau multi-sites ?
Si vous êtes habilité au Système d’Immatriculation des Véhicules (SIV), vous êtes directement concerné par les obligations d’archivage des dossiers d’immatriculation. Ces documents doivent être archivés dans des conditions garantissant leur intégrité, leur traçabilité et leur accessibilité en cas de contrôle.
Avec Numen CNF Pro, vous archivez vos dossiers SIV dans un coffre-fort numérique certifié et conforme aux normes en vigueur (NF 42-020). Vos archives sont sécurisées, traçables et immédiatement restituables en cas de contrôle administratif.
Archivez vos dossiers SIV dans un coffre-fort numérique conforme
L’archivage des dossiers SIV est strictement encadré par la réglementation.
Depuis l’arrêté du 1er juillet 2025, les professionnels habilité au Système d’Immatriculation des Véhicules doivent :
- Mettre en place un archivage dématérialisé sécurisé
- Utiliser un coffre-fort numérique conforme
- Conserver les dossiers pendant cinq ans à compter de la demande d’immatriculation
Lors d’un contrôle, les pièces justificatives doivent pouvoir être restituées immédiatement, dans leur intégralité et sans altération.
Pourquoi cette obligation vous concerne directement ?
Si vous exercez une activité liée à l’immatriculation des véhicules (vente, location, importation, négoce ou gestion de flotte), vous êtes directement responsable de l’archivage des pièces justificatives SIV.
En cas de non-conformité, votre habilitation SIV peut être remise en cause, avec des conséquences immédiates sur votre activité.
A cela s’ajoute la gestion des données personnelles sensibles. Leur conservation sécurisée et leur destruction à l’issue du délai légal relèvent d’obligations réglementaires strictes.
Avec Numen CFN Pro, vous respectez les exigences réglementaires et vous sécurisez durablement votre habilitation SIV.
Une solution adaptée à votre volume SIV et à votre organisation
Que vous gériez quelques centaines de dossiers par an ou plusieurs dizaines de milliers, vos enjeux en matière d’archivage SIV ne sont pas les mêmes. Numen CFN Pro s’adapte à votre contexte : votre volume, votre niveau de digitalisation, votre organisation interne et vos impératifs de conformité.
L’objectif est simple : vous fournir un coffre-fort numérique certifié qui répond précisément à vos priorités.
Vous traitez entre 50 et 500 dossiers SIV par an
Si vous êtes un garage, un mandataire, une petite structure de vente ou un atelier spécialisé, vous avez avant tout besoin :
- d’une solution simple à utiliser au quotidien
- d’un archivage conforme aux exigences légales sur 5 ans
- d’une restitution rapide en cas de contrôle
- d’un coût adapté à votre activité
Numen CFN Pro vous propose :
- Dépôt simple par glisser-déposer, sans paramétrage
- Horodatage et scellement automatiques pour garantir l’intégrité des pièces
- Recherche intuitive et restitution immédiate
Vous gérez entre 500 et 5 000 dossiers/an
Si vous êtes une PME, un réseau multi-sites, une agence de location ou un mandataire structuré, vous avez besoin :
- d’automatisation des dépôts depuis votre logiciel métier
- d’une gestion des accès par établissement ou par activité
- d’une traçabilité complète des opérations pour répondre sereinement aux contrôles
- d’une solution capable de suivre votre croissance
Numen CFN Pro vous propose :
- API REST natives pour automatiser le dépôt depuis votre ERP ou votre outil SIV
- Des espaces sécurisés pour cloisonner vos sites ou activités
- Journal détaillé des dépôts, lectures et suppressions
- Gestion des droits adaptée aux organisations distribuées
Vous pilotez un groupe automobile (5 000 à 100 000 dossiers/an)
Pour les groupes automobiles nationaux, multi-marques ou réseaux intégrés, vos enjeux sont davantage liés :
- à la performance et la fiabilité sur de forts volumes
- à une gouvernance unifiée du système d’archivage
- à l’intégration fluide dans un SI complexe
- à des contrôles d’intégrité automatisés pour sécuriser vos opérations
Numen CFN Pro vous propose :
- Une plateforme hautement scalable pour absorber des flux massifs
- Une gestion multi-niveaux des droits (groupe, marque, site)
- Des API avancées pour intégrer CFN Pro dans vos processus centralisés
- Des contrôles d’intégrité périodiques et des vérifications systématiques à la restitution
- Un journal de preuves sécurisé, chaîné et signé quotidiennement
Vous êtes un grand compte ou une institution
Vous êtes un acteur public, un grand assureur, une flotte nationale ou une organisation disposant d’exigences réglementaires fortes, vous avez besoin :
- d’un hébergement souverain et certifié
- d’une intégration dans vos référentiels documentaires et vos règles métiers
- d’une conformité démontrable lors des audits
- d’un accompagnement projet structuré
Numen CFN Pro vous propose :
- Un hébergement en France sur infrastructures certifiées ISO 27001
- Une solution conforme NF Z42-020 et certifiée NF203
- Une intégration possible avec notre GED Doxtreem et vos logiciels existants
- Une gouvernance renforcée avec des SLA adaptés
- Un accompagnement projet pas-à-pas
Numen CFN Pro : un coffre-fort numérique certifié pour les dossiers SIV
Numen CFN Pro repose sur un socle certifié et sur des mécanismes cryptographiques. Ils assurent l’intégrité des documents, la traçabilité des actions et la pérennité des archives dans le temps.
Conforme à la norme NF Z42-020
La norme NF Z42-020 encadre les coffres-forts numériques et impose :
- l’empreinte cryptographique,
- le scellement des documents,
- un journal de preuves sécurisé,
- des contrôles d’intégrité réguliers.
Vous avez ainsi l’assurance que vos archives restent intègres, traçables et opposables dans le temps.
Certifié NF203 (AFNOR)
La certification NF203, délivrée par l’AFNOR, apporte une garantie supplémentaire.
Elle atteste de la fiabilité du logiciel, de la robustesse des mécanismes d’archivage et de la traçabilité complète des opérations, vérifiées par un organisme indépendant.
Un gage de confiance pour sécuriser votre habilitation SIV.
Hébergement souverain en France
Vos données sont hébergées exclusivement en France, sur des infrastructures auditées et certifiées ISO 27001, opérées par Numen.
L’avantage ?
Vous gardez la maitrise de vos archives, tout en répondant aux exigences de sécurité, de souveraineté et de conformité réglementaire.
Fonctionnalités clés pour l’archivage SIV
Dépôt sécurisé des dossiers
Dépôt manuel ou automatisé.
Empreinte cryptographique au dépôt.
Horodatage et scellement.
Chiffrement des données.
Journal de preuves infalsifiable
Traçabilité complète des actions.
Chaînage et signature quotidienne.
Protection contre toute altération.
Contrôles d’intégrité automatiques
Contrôles périodiques.
Contrôles à la demande.
Vérification à la restitution.
Espaces sécurisés & gestion des droits
Cloisonnement par établissement, site ou activité.
Gestion fine des profils utilisateurs.
Accès maitrisés selon vos responsabilités internes.
API REST natives pour l'automatisation SIV
Dépôt automatique des dossiers.
Actions documentaires complètes.
Suivi des anomalies et des contrôles.
Les bénéfices de Numen CFN Pro pour les professionnels habilités SIV
Conformité garantie lors des contrôles
En conservant vos pièces dans un coffre-fort conforme NF Z42-020, vous répondez à l’exigence de conservation de l’arrêté du 1er juillet 2025, qui impose un archivage dématérialisé sécurisé et accessible lors des contrôles.
Sécurité renforcée des données personnelles
Les données SIV sont particulièrement sensibles (justificatifs d’identité, coordonnées, titres). Numen CFN Pro garantit leur protection par chiffrement, contrôle d’accès strict et journal de preuves.
Un gain de temps au quotidien
- Dépôt automatisé (via API)
- Restitution en un clic
- Recherche instantanée
Réduction des risques métier
- Plus de dossiers incomplets
- Plus de perte de documents
- Plus d’incertitudes en cas de contrôle
Les étapes clés pour déployer Numen CFN Pro dans votre activité SIV
L’intégration d’un coffre-fort numérique certifié doit être simple, sécurisée et parfaitement alignée avec vos processus SIV. C’est pourquoi Numen suit une méthodologie d’implémentation claire, structurée et adaptée à votre volume comme à votre organisation.Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut elit tellus, luctus nec ullamcorper mattis, pulvinar dapibus leo.
FAQ : Archivage des dossiers SIV et coffre-fort numérique
Quelle est la durée légale de conservation des dossiers SIV ?
Les pièces justificatives d’un dossier d’immatriculation doivent être conservées pendant 5 ans, conformément à l’arrêté du 1er juillet 2025 modifiant l’arrêté du 9 février 2009.
Source : Legifrance
https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000051862508
Dois-je obligatoirement utiliser un coffre-fort numérique conforme ?
Oui, si vous dématérialisez vos documents.
L’article 18-8 de l’arrêté du 1er juillet 2025 impose un archivage dématérialisé sécurisé, réalisé via un système répondant « aux normes de sécurité en vigueur ». Ce cadre correspond aux coffres-forts numériques conformes NF Z42-020 (exigences fonctionnelles) et certifiés NF203.
Source : Legifrance
https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000051862508
Quels documents constituent un dossier SIV et doivent être archivés ?
Les documents peuvent varier selon la démarche, mais incluent généralement :
- justificatif d’identité,
- justificatif de domicile,
- certificat d’immatriculation ou titre précédent,
- certificat de cession,
- contrôle technique,
- pièces liées à l’import ou à l’acquisition du véhicule.
Toutes ces pièces doivent être conservées sur 5 ans dans des conditions permettant une restitution intégrale lors des contrôles.
Un scan ou une copie numérique d’un document papier est-il recevable ?
Oui — à condition :
- que le document soit numérisé en qualité suffisante,
- qu’il soit scellé, horodaté et conservé dans un système conforme NF Z42-020, garantissant son intégrité,
- que la restitution permette de prouver qu’aucune altération n’a eu lieu.
Le coffre-fort numérique remplace-t-il l’archivage papier ?
Oui, si vous optez pour un archivage numérique conforme.
L’arrêté 2025 autorise pleinement la conservation numérique si les conditions de sécurité et d’intégrité sont réunies.
Vous pouvez donc vous affranchir totalement du papier.
L’ administration peut-elle accéder directement à mon coffre-fort SIV ?
Non. L’administration (préfecture, ANTS, forces de l’ordre) ne dispose pas d’accès direct à votre coffre-fort.
En cas de contrôle, c’est vous qui devez restituer les pièces justificatives.
D’où l’importance d’un coffre-fort numérique garantissant :
- une recherche rapide,
- une restitution intégrale,
- une preuve d’intégrité.
Puis-je automatiser l’envoi de mes pièces SIV vers Numen CFN Pro ?
Oui.
Grâce aux API REST natives, vous pouvez intégrer CFN Pro à votre outil métier :
- dépôt automatisé des dossiers,
- gestion des erreurs,
- contrôles d’intégrité pilotés par l’API.
Comment sont gérés les droits d’accès dans le coffre-fort ?
Numen CFN Pro permet de définir des niveaux d’accès adaptés à votre organisation :
- administrateur général,
- administrateur fonctionnel,
- utilisateurs opérationnels,
- accès par établissement ou par activité.
Où sont hébergées mes données ?
Vos archives sont hébergées exclusivement en France, dans des environnements certifiés ISO 27001, opérés par Numen.
Comment est garantie l’intégrité des documents sur 5 ans ?
À l’issue du délai légal, vous pouvez demander :
- la restitution des documents,
- ou leur destruction sécurisée, consignée dans le journal de preuves.,
Numen CFN Pro couvre-t-il toute la chaîne documentaire SIV ?
Oui.
CFN Pro assure l’archivage probatoire, et peut être complété par :
- Doxtreem, pour la gestion documentaire métier,
- SmartGED, pour la gestion volumique et les intégrations métiers.
La solution convient-elle à un réseau multi-sites ou multi-marques ?
Oui.
CFN Pro offre un cloisonnement par espace permettant de structurer :
- vos sites,
- vos marques,
- vos activités (VN, VO, atelier, flotte…).
Tout en donnant aux administrateurs une vision consolidée.