SmartGED, la plateforme ECM de Numen

Vos contenus se répartissent entre applications métier, ERP, CRM et portails, chacun avec son propre classement, ses droits et ses règles de conservation. SmartGED fournit la couche documentaire commune à ces applications : un référentiel de contenus, un modèle documentaire, une gestion des droits, une recherche et des services standards CMIS, dimensionnés pour de fortes volumétries.

Autour de cette plateforme ECM, Numen mobilise ses expertises de capture et de numérisation, d’extraction de données, de traitement documentaire, de signature électronique et de conservation à valeur probatoire — séparément ou ensemble, selon votre projet.

Qu'est-ce qu'une plateforme ECM ?

Une plateforme ECM — Enterprise Content Management, ou gestion de contenu d’entreprise — regroupe les services qui permettent à une organisation de déposer, classer, décrire, sécuriser, rechercher et conserver ses contenus tout au long de leur cycle de vie. Sa particularité tient moins à ses fonctions qu’à sa position : ce n’est pas une application de plus, c’est un socle que plusieurs applications viennent utiliser.

Une solution ECM gère donc aussi bien un contrat, un dossier client, une pièce réglementaire qu’un plan technique, avec le même modèle documentaire et le même référentiel de droits — quelle que soit l’application par laquelle le document arrive ou est consulté.

ECM, GED et gestion de fichiers : trois périmètres différents

GESTION DE FICHIERS

L’objet géré est le fichier

Un espace partagé stocke et diffuse. Il ne porte ni métadonnées structurées, ni cycle de vie, ni règles de conservation opposables. Suffisant pour du partage, insuffisant dès qu’un document devient une pièce de dossier.

GED / ECM

L’objet géré est le document

Un logiciel de gestion électronique de documents ajoute l’indexation, les versions, les droits et les processus de validation. Ses règles restent le plus souvent propres à l’application, ce qui fonctionne très bien pour un périmètre métier délimité.

PLATEFORME ECM

L’objet géré est le contenu, à l’échelle du SI

Un système ECM mutualise le modèle documentaire, les droits, la recherche et les services d’accès pour plusieurs applications. L’enjeu se déplace du confort utilisateur vers l’architecture et la gouvernance.

Ces trois approches se complètent plus qu’elles ne s’opposent pas : une plateforme ECM peut parfaitement porter les usages d’une GED pour un service donné.

Quand une organisation a-t-elle besoin d'une plateforme ECM ?

Cinq situations reviennent régulièrement dans les projets que nous instruisons. Aucune n’impose à elle seule une plateforme ECM ; leur cumul, si.

Les mêmes documents existent dans plusieurs applications

Chaque outil détient sa copie, avec sa propre version de référence. La question « quelle est la bonne ? » n’a plus de réponse technique.

Chaque projet redéveloppe ses règles

Classement, droits, durées de conservation : le même travail est refait, avec des écarts qui apparaissent au premier audit.

La recherche ne couvre qu’un périmètre à la fois

Reconstituer un dossier complet suppose d’interroger successivement plusieurs applications, souvent manuellement.

Les volumes dégradent les temps de réponse

La solution en place a été dimensionnée pour un usage qui a été dépassé, et les temps de restitution s’allongent.

Les intégrations documentaires ne sont pas réutilisables

Chaque connexion à une application est un développement spécifique, qu’il faut maintenir à chaque montée de version.

Le point commun

Dans ces cinq cas, le problème n’est pas l’outil documentaire : c’est l’absence de socle partagé entre les applications qui produisent et consomment les documents.

Un socle documentaire ouvert au cœur du système d'information

SmartGED ne cherche pas à remplacer vos applications métier : elle leur fournit les services documentaires qu’elles n’ont pas à réimplémenter. Le référentiel est unique, le modèle documentaire est commun, les droits sont gérés au même endroit, et l’accès se fait par des interfaces standards.

Un référentiel conforme au standard CMIS 1.1

SmartGED s’appuie sur le standard CMIS 1.1 (Content Management Interoperability Services), dont elle met en œuvre les capacités obligatoires et une large part des capacités optionnelles. Concrètement, chaque capacité du standard répond à une question d’architecture.

Documents et dossiers

Un classement unique, interrogeable par toutes les applications raccordées, au lieu d’une arborescence par outil.

Types, propriétés et métadonnées

Un modèle documentaire décrit une fois et réutilisé projet après projet : les nouveaux usages héritent des règles existantes au lieu de les redéfinir.

Versions et relations entre objets

L’historique et les liens entre pièces d’un même dossier sont portés par le référentiel, pas reconstitués par chaque application.

Policies et règles documentaires

Les règles de cycle de vie et de conservation s’appliquent au contenu lui-même, ce qui les rend vérifiables lors d’un audit.

Droits d’accès

Un référentiel de droits commun : la même personne voit le même périmètre, quelle que soit l’application par laquelle elle consulte.

Navigation, recherche et restitution

L’interrogation se fait par des services standards, y compris depuis une application tierce, ce qui réduit la part de développement spécifique dans un projet d’intégration.

S’appuyer sur un standard publié plutôt que sur une interface exclusivement propriétaire facilite l’intégration, la reprise par une autre équipe et la réversibilité du référentiel.

Des services documentaires enrichis par Numen

Le standard couvre le socle d’interopérabilité. Nos équipes l’ont complété par les services que réclament les projets à forte volumétrie et à exigence de sécurité élevée.

Recherche plein texte

Retrouver un contenu par ce qu’il contient, et pas seulement par ce qu’on a pensé à indexer — y compris sur des référentiels de plusieurs dizaines de millions d’objets.

Contenus binaires secondaires et renditions

Consulter un aperçu, une version PDF ou une image dérivée sans manipuler le fichier d’origine ni le convertir à chaque affichage.

Gestion fine des droits

Droits directs, droits hérités et règles combinées, pour refléter une organisation réelle plutôt que de la simplifier au moment du paramétrage.

Identification et authentification

Raccordement à votre système d’identité : les comptes et les habilitations restent gérés là où ils le sont déjà.

Chiffrement des contenus

Protection des contenus stockés, exigence courante dès qu’un référentiel héberge des données sensibles ou personnelles.

Types documentaires composites

Représenter un dossier métier réel — un contrat et ses annexes, un sinistre et ses pièces — comme un objet cohérent, et non comme une collection de fichiers.

Entités de processus documentaire

L’état d’avancement d’une pièce est porté par le référentiel : il reste lisible même si l’outil qui orchestre les tâches change.

Administration et exploitation

Les services dont ont besoin les équipes qui tiennent la plateforme en production : supervision, reprise, opérations de masse.

Exports unitaires ou en masse

Restituer un dossier à la demande d’un client ou d’un régulateur, et sortir un référentiel entier si le besoin l’impose.

Vous évaluez un socle documentaire pour votre SI ?

Décrivez-nous vos familles de documents, vos volumes et les applications à raccorder.
Nous vous répondons sur l’architecture, pas sur le catalogue.

Ce que fait la plateforme ECM SmartGED

Quatre familles de capacités, qui répondent chacune à une préoccupation distincte : organiser, retrouver, protéger, raccorder.

ORGANISER

Centraliser et organiser les contenus

Dépôt unitaire ou en masse, classement dans une arborescence de dossiers, description par métadonnées typées, gestion des versions et application de règles de cycle de vie. Le modèle documentaire est défini une fois, puis partagé : les applications qui déposent un contenu héritent des règles au lieu d’en inventer.

RETROUVER

Rechercher, consulter et restituer l'information

Recherche par métadonnées, recherche plein texte, requêtes combinées, consultation avec aperçu, exports unitaires ou en masse. Sur des référentiels volumineux, c’est la qualité du modèle documentaire autant que celle du moteur qui détermine la pertinence des résultats — d’où l’attention portée au typage des contenus dès la conception.

PROTÉGER

Sécuriser les documents et leurs accès

Droits directs et hérités, policies documentaires, chiffrement des contenus, authentification raccordée à votre annuaire, traçabilité des actions et des traitements. La sécurité est portée par le socle : elle ne dépend pas du soin apporté au paramétrage de chaque application cliente.

RACCORDER

Intégrer SmartGED aux applications métier

Services CMIS, API, échanges par bus applicatif : un ERP, un CRM, un portail ou une application métier consomment les services documentaires sans embarquer leur propre référentiel. Les développements d’intégration portent sur l’usage métier, pas sur la reconstruction des fonctions documentaires.

Un traitement documentaire enrichi par les expertises de Numen

SmartGED porte le socle. Autour d’elle, Numen mobilise cinq expertises que vous activez indépendamment ou conjointement, selon votre projet et votre existant. Aucune n’est un préalable aux autres.

Capture et numérisation

Numérisation de fonds et de flux, capture de documents physiques et numériques, intégration des flux entrants et versement dans le référentiel avec leurs métadonnées.

Extraction de données

Règles, OCR, LAD/RAD, technologies d’intelligence artificielle ou combinaison de plusieurs approches, selon la nature des documents et la fiabilité attendue.

Workflows et validation métier

SmartGED porte les documents, leurs métadonnées, leurs droits et leur état. Les tâches et validations sont orchestrées en lien avec les composants de votre SI.

Signature électronique

Connexion à un spécialiste de la signature et du cachet électroniques : transmission du document, suivi de l’opération, puis réintégration du document signé et de ses informations dans le processus documentaire.

Conservation avec CFN Pro

CFN Pro est une offre distincte de SmartGED, dédiée à la conservation sécurisée à valeur probatoire : conformité à la norme NF Z42-020, certification NF203, intégrité et traçabilité des documents conservés.

Notre position sur l’Intelligence Artificielle

Nous mobilisons l’intelligence artificielle lorsqu’elle est pertinente au regard de la typologie et de la complexité des documents, des traitements à réaliser, des volumes, du niveau de fiabilité attendu et de l’équilibre économique du projet. Sur des formats stables et bien maîtrisés, des moteurs éprouvés font mieux, pour moins cher. Le choix se discute document par document, pas par principe.

Performances, sécurité et conformité

Une plateforme ECM se juge en production, sur des référentiels qui grossissent et des flux qui ne se lissent pas. Voici ce que nous constatons dans les environnements que nous exploitons — avec leurs conditions de mesure, parce qu’un chiffre sans contexte n’a pas de valeur.

VOLUMÉTRIE QUOTIDIENNE

Plusieurs centaines de milliers de documents par jour

Dans un environnement client donné, la plateforme traite quotidiennement plusieurs centaines de milliers de documents.

TAILLE DU RÉFÉRENTIEL

Plusieurs centaines de millions de documents par jour

Un environnement de production comporte plusieurs centaines de millions de documents traités ou stockés.

TEMPS DE RÉPONSE

0,6 seconde sur plus de 30 millions d’objets

Sur une base de plus de 30 millions d’objets, une requête donnée a retourné ses résultats en 0,6 seconde.

Sécurité, conformité et hébergement

Ce qui relève de SmartGED et de Numen

Gestion fine des droits sur un modèle commun, traçabilité continue des actions et des traitements, chiffrement des contenus, authentification raccordée à un système d’identité tiers, gestion des durées de conservation et des règles de cycle de vie, conformité au RGPD.

Ce qui relève de CFN Pro

La conservation à valeur probatoire est portée par une offre distincte, avec son propre cadre normatif. Nous présentons ses certifications séparément, parce qu’elles ne couvrent pas le même périmètre que la plateforme ECM.

Trois situations où SmartGED tient le rôle de socle

Créer un référentiel documentaire commun

Dossiers clients, dossiers fournisseurs, contrats, documentation technique, pièces réglementaires : un seul référentiel, un seul modèle documentaire, un seul jeu de règles de droits et de conservation, au lieu d’un dispositif par direction.

Fournir une couche documentaire aux ERP, CRM et portails

Les applications continuent de porter les usages métier et l’expérience de leurs utilisateurs. SmartGED porte la couche documentaire qu’elles consomment par services standards, sans embarquer chacune son propre référentiel.

Absorber des flux et des volumes importants

Arrivage en masse, indexation, recherche sur un référentiel volumineux, conservation puis restitution : les projets de dématérialisation documentaire à forte volumétrie sont le terrain d’origine de la plateforme.

Ce qui caractérise SmartGED

Un socle ouvert, qui s'intègre à l'existant

CMIS 1.1, API et services standards : l’accès au référentiel ne dépend pas d’une interface exclusivement propriétaire. Un intégrateur tiers peut travailler sur la plateforme, et le référentiel peut être exporté.

Une continuité sur la chaîne documentaire

De la capture à la conservation probatoire, les expertises et les offres sont chez le même interlocuteur — activables séparément. Vous n’avez pas à choisir entre une brique et l’ensemble.

Une expertise à la fois logicielle et opérationnelle

Numen édite la plateforme et exploite des processus documentaires dans des environnements exigeants. Ce sont les mêmes équipes qui conçoivent les services et qui vivent avec leurs conséquences en production.

Faisons le point sur votre socle documentaire

Décrivez-nous vos familles de documents, vos volumes annuels et les applications à raccorder.
Nous vous répondons sur l’architecture, le modèle documentaire et les points de vigilance de votre projet.

FAQ sur les plateformes ECM

Quelle différence entre une plateforme ECM et une GED ?

Un logiciel GED entreprise gère les documents d’un périmètre métier : il les indexe, les versionne, gère les droits et porte des circuits de validation. Une plateforme ECM se place un niveau au-dessus : elle mutualise le modèle documentaire, les droits, la recherche et les services d’accès pour plusieurs applications du système d’information.

La différence est donc moins fonctionnelle qu’architecturale. Pour un service qui a besoin d’un outil documentaire autonome, une GED répond bien. Dès que plusieurs applications doivent partager les mêmes contenus et les mêmes règles, le socle devient le sujet.

SmartGED peut-elle s'intégrer à un ERP, un CRM ou une application métier ?

Oui, c’est son usage principal. L’intégration passe par les services CMIS 1.1, des API ou un bus d’échange, selon l’architecture en place. L’application cliente conserve son interface et ses usages ; elle délègue à SmartGED le dépôt, le classement, les droits, la recherche et la restitution.

La charge d’intégration dépend de votre existant : nombre d’applications à raccorder, qualité de leurs interfaces, hétérogénéité des modèles de données. C’est précisément ce qu’un cadrage permet d’estimer.

SmartGED peut-elle gérer plusieurs millions de documents ?

Oui. La plateforme est conçue pour de fortes volumétries, et nous exploitons des environnements de production dont les référentiels se comptent en centaines de millions de documents.

Les temps de réponse, en revanche, ne se promettent pas dans l’absolu : ils dépendent de l’architecture retenue, du modèle documentaire, de la nature des requêtes et des conditions d’exploitation. Nous préférons les mesurer sur votre cas plutôt que d’annoncer un seuil.

L'intelligence artificielle est-elle indispensable à l'extraction documentaire ?

Non. Sur des documents structurés et des formats stables, des règles, de l’OCR et de la LAD/RAD atteignent un excellent niveau de fiabilité pour un coût de mise en œuvre et d’exploitation plus faible. L’intelligence artificielle apporte un gain réel sur les documents variables, hétérogènes ou de qualité inégale.

Le bon réflexe n’est donc pas de choisir une technologie, mais de qualifier ses familles de documents et le niveau de fiabilité attendu, puis de retenir l’approche — ou la combinaison d’approches — qui y répond.

Comment conserver les documents à valeur probatoire ?

La conservation à valeur probatoire relève d’un dispositif dédié, distinct de la gestion courante des contenus : elle suppose de garantir l’intégrité du document dans le temps, de tracer les opérations qui le concernent et de respecter un cadre normatif. Chez Numen, cette fonction est portée par CFN Pro — conformité à la norme NF Z42-020, certification NF203 — et non par la plateforme ECM elle-même.

Les deux offres s’articulent : SmartGED gère le contenu pendant sa vie active, CFN Pro assure sa conservation lorsque la valeur probatoire est requise.

Comment estimer le coût d'un projet ECM ?

Répondre sérieusement suppose de publier soit des repères de chiffrage, soit une méthode d’estimation. Trois postes structurent en pratique le budget : les licences ou l’abonnement, l’intégration au système d’information, et l’exploitation. Le second est presque toujours le plus lourd, et le plus dépendant de votre existant.

Vous ne trouvez pas la réponse à votre question ?

Nos experts sont disponibles pour échanger sur votre projet de gestion documentaire,
quels que soient votre secteur, vos volumes et vos contraintes réglementaires.