Numérisez et valorisez votre patrimoine documentaire
Les enjeux de la numérisation de vos archives
Les archives représentent bien plus qu’un simple ensemble de documents. Elles incarnent la mémoire et l’histoire de votre entreprise. Elles contiennent également un certain nombre d’informations fondamentales pour le développement et la pérennité de votre activité.
La gestion et la préservation de votre patrimoine documentaire peuvent rapidement devenir complexes. Factures clients, dossiers des employés ou contrats commerciaux, le volume de documents à archiver augmente constamment. Or, le stockage des archives physiques est à la fois coûteux et inefficace pour les entreprises. En cas de sinistre ou de déménagement, le risque de perte ou de dégradation reste élevé. La numérisation de votre patrimoine documentaire se présente alors comme une solution pertinente.
Conservation et préservation sur le long terme
Récupération des informations en cas de besoin (litige, contrôle, audit)
Valorisation des données contenues dans les archives
Sécurité et confidentialité des informations
Conformité réglementaire
Réduction des coûts de stockage
Les 7 étapes clés de la numérisation de vos archives
La numérisation des archives permet de transformer les documents papier en copies numériques. Il s’agit d’un processus complet qui se décompose en 7 étapes clés.
- Délimitation du périmètre de votre projet et recensement et préparation des archives à numériser
- Numérisation de votre patrimoine documentaire
- Nettoyage des documents numérisés
- Extraction des données (LAD/RAD/OCR)
- Indexation et classement de vos documents
- Versements des documents dans une solution de gestion électronique de documents (GED), un système d’archivage électronique ou un coffre-fort numérique (CFN).
- Restitution de vos originaux papier pour conservation ou destruction
Choisissez le bon niveau de numérisation
La numérisation standard est une simple copie du document papier. Elle est utile uniquement dans le cadre d’une utilisation quotidienne. Elle reste très insuffisante dans le cadre de l’archivage. L’original doit, en effet, être conservé pendant toute sa durée légale.
Les solutions de Numen
Numérisation des documents avec Numen
Numen Data Extract
Doxtreem - Gestion Electronique de Documents
Numen CFN Pro - Coffre-Fort Numérique Professionnel