Doxtreem : pilotez vos processus métiers avec des workflows documentaires sur-mesures
Des processus métiers plus fluides, plus sûrs, mieux contrôlés
Chaque organisation repose sur des processus documentaires critiques : gestion des dossiers clients, validation de demandes internes, suivi réglementaire, production de livrables, etc. En automatisant les processus documentaires, les organisations renforcent le pilotage, fiabilisent les échanges internes et réduisent les risques opérationnels.
Avec son moteur de workflow intégré, Doxtreem permet de modéliser des processus sur-mesure, pilotés à partir des documents ou dossiers. Ces processus guident les utilisateurs à travers des étapes successives, formalisées, qui reflètent vos pratiques métier.
Modélisez vos processus : souplesse et structuration réunies
L’éditeur de workflows Doxtreem, accessible aux administrateurs fonctionnels, vous permet de créer des modèles de processus adaptés à vos différents cas d’usage. Chaque étape est configurable : type d’action, condition d’accès, données à renseigner, documents à consulter, etc. Vous pouvez ainsi automatiser des scénarios variés, comme :
- Le traitement d’un dossier de sinistre dans le secteur assurance ;
- Le circuit de validation d’une demande de subvention dans une collectivité ;
- L’onboarding d’un salarié dans une direction multisite ;
- Le suivi d’une production documentaire réglementée dans le secteur pharmaceutique ;
- Ou encore la validation d’un projet technique dans une direction opérationnelle.
« Nous pouvons mettre en place des contrôles grâce à des formulaires de saisie et des métadonnées,
ce qui n’est pas possible avec un formulaire papier.
Cela permet de sécuriser les processus d’embauche et les contrats de travail. »
Types d’étapes disponibles dans Doxtreem
Les workflows de Doxtreem reposent sur des étapes précises et combinables, selon la logique de votre processus.
Voici quelques exemples :
| Type d’étape | Fonction |
| Validation ou choix | L’utilisateur valide ou oriente le flux vers une autre étape |
| Vérification automatique | Condition automatique sur une propriété métier (montant, date, statut…) |
| Formulaire à remplir | Saisie obligatoire de propriétés sur un dossier ou document |
| Lecture obligatoire | Imposition de la consultation d’un document avant passage à l’étape suivante |
| Création de document | Génération automatique d’un modèle (courrier type, fiche, PV…) |
| Pièces recquises | Vérification que certains types de documents sont bien présents dans le dossier |
| Signature électronique | Déclenchement automatique d’un parapheur |
| Appel à un service externe | Connexion à une API ou service métier pour traitement automatique |
| Archivage à valeur probatoire | Envoi du document/dossier dans un coffre-fort numérique certifié pour archivage |
Des métadonnées au service du pilotage des processus
Dans Doxtreem, chaque document ou dossier est structuré autour de métadonnées métiers — appelées “propriétés” — qui sont définies dans un plan de classement modèle. Ces métadonnées sont bien plus que de simples champs informatifs : elles jouent un rôle opérationnel dans le fonctionnement des workflows. Voici comment elles s’intègrent dans vos processus :
- Déclencheurs d’étapes conditionnelles : une étape de validation peut être activée si une propriété (montant, statut, type, etc.) répond à un critère défini.
- Vérification de complétude : un workflow peut alerter lorsqu’un dossier est incomplet (ex. : pièces justificatives manquantes, métadonnées non renseignées, document expiré).
- Saisie obligatoire : à certaines étapes, l’utilisateur est invité à renseigner ou modifier des propriétés clés du dossier ou document.
- Filtrage des vues et bannettes : les documents à traiter peuvent être affichés selon la valeur de métadonnées (documents expirés, à échéance, statut = bloqué…).
Cette logique pilotée par les métadonnées permet d’assurer la cohérence, la traçabilité et la conformité de chaque étape du processus, tout en réduisant le risque d’erreurs humaines.
✅ Les métadonnées ne sont pas seulement des descripteurs : elles sont le moteur de vos règles métier.
Une interface pensée pour le traitement efficace des tâches
Le traitement des workflows s’effectue directement dans l’interface utilisateur de Doxtreem. Chaque utilisateur accède aux documents ou dossiers à traiter, en fonction de ses droits et des étapes où son intervention est requise. Les utilisateurs peuvent ainsi :
- Visualiser les dossiers et documents en attente de traitement à chaque étape ;
- Réaliser les actions attendues via une interface claire et guidée ;
- Filtrer et retrouver les tâches selon leur priorité ou leur statut ;
- Intervenir sur plusieurs documents à la fois dans certaines vues étendues.
Les administrateurs, de leur côté, disposent d’un historique complet des processus (qui a validé quoi, quand, avec quel choix), ainsi que d’une vision transversale de l’état d’avancement global des workflows.
Leurs avis
📌 Besoin d’une signature électronique légale ?
Doxtreem intègre un module de parapheur électronique pouvant être déclenché à tout moment dans un workflow. Il s’agit souvent de la dernière étape du processus, après les validations et contrôles internes.
Fonctionnalités clés :
- Compatible avec tous les fournisseurs de signature électronique
- Ajout de signataires internes ou externes (même sans compte Doxtreem)
- Notifications automatiques par e-mail
- Signature électronique conforme EIDAS
- Suivi complet des signatures avec date et statut
Ce module assure une signature conforme et traçable, intégrée nativement au processus métier.