La gestion documentaire Exploitez la puissance de vos données
La gestion documentaire : un processus clé pour votre entreprise
La gestion documentaire ou gestion des documents englobe l’ensemble des pratiques mises en place pour structurer et organiser les flux d’informations de l’entreprise. Elle se découpe en plusieurs étapes :
- La collecte et le stockage des documents
- L’indexation des documents
- La classification des documents
- La gestion des versions des documents
- Le contrôle d’accès aux documents
- La conservation et la destruction des documents
En pratique, il existe deux grandes méthodes de gestion documentaire :
- La gestion papier : cette méthode traditionnelle consiste à traiter les informations sous forme physique. Les documents sont donc entreposés dans des dossiers. Ces derniers sont déposés, soit dans les bureaux de l’entreprise, soit dans une salle d’archivage dédiée.
- La gestion numérique : les documents de l’entreprise sont conservés en format électronique sur des serveurs, des disques durs, des clouds, etc.
Ce processus s’inscrit aujourd’hui dans un contexte de dématérialisation des flux documentaires, de plus en plus généralisé. La réglementation française impose, en effet, aux organisations de se conformer à diverses exigences légales en matière de gestion et de conservation des documents numériques, par exemple, à compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises, peu importe leur taille, devront ainsi envoyer et recevoir des factures électroniques.
Le cycle de vie de vos documents
Création du document : cette première étape consiste en la création de nouveaux documents, qu’ils soient numériques ou physiques.
Capture et acquisition : capture des documents sous diverses formes (papier, numérique) et intégration de ces documents dans le système de gestion documentaire.
Classification et indexation : organisation des documents à l’aide de métadonnées pour une récupération rapide et efficace.
Plan de classement : stockage sécurisé des documents pour un accès simple. Gagnez du temps et retrouvez vos documents facilement.
Accès, consultation et recherche : les utilisateurs accèdent et consultent les documents selon leurs besoins, avec des droits d’accès définis.
Partage et collaboration : partage des documents entre les membres de l’équipe ou avec des partenaires externes pour une collaboration efficace.
Versioning : le versioning des documents permet un suivi précis des modifications et facilité la collaboration entre différents contributeurs.
Archivage / destruction : archivage à valeur probatoire pour une conservation à long terme ou leur destruction sécurisée lorsque leur cycle de vie est terminé.
Les défis de la gestion documentaire
Emails, fichiers, courriers, factures, rapports, la transformation digitale implique de structurer sa base documentaire afin de pouvoir utiliser les informations efficacement. Cette transition vers le numérique apporte toutefois son lot de défis.
Un volume important de documents à stocker, gérer et utiliser
- Des documents en provenance d’une multitude de sources
- Des formats variés de documents
- Des flux hybrides à gérer avec des documents physiques à transformer en documents numériques puis à stocker, ou des documents à rematérialiser
- Des enjeux de sécurité pour les documents sensibles et confidentiels
- Un manque de ressources en termes de temps et de personnel
- L’interopérabilité entre les différents systèmes et logiciels
Profitez des bénéfices d'une gestion documentaire optimisée
9 informations sur 10 se trouvent dans vos documents. Une gestion documentaire efficace est donc indispensable pour garantir la performance de votre organisation.
Uniformiser et optimiser l’organisation des informations
Améliorer l’accessibilité aux données
Améliorer la productivité de vos équipes
Assurer la conformité réglementaire de votre organisation
Garantir une meilleure protection de vos informations sensibles et confidentielles
Augmenter la satisfaction de vos clients
Réduire les risques de perte de documents
Les outils clés pour optimiser la gestion documentaire de votre entreprise
Pour assurer une gestion documentaire efficace au sein de votre organisation, il est indispensable de dématérialiser vos documents et vos processus. Plusieurs outils peuvent vous accompagner :
- Les solutions de numérisation des documents transforment les documents papier en formats numériques.
- Les solutions d’extraction de données afin de prendre des décisions éclairées sur la base des informations contenues dans les documents de l’organisation.
- Les solutions de gestion électronique des documents (GED) centralisent tous vos documents numérisés au sein d’un même outil.
- Les solutions de gestion de courriers.
- Les plateformes digitales qui permettent de dématérialiser les flux documentaires récurrents ou de traiter des flux spécifiques.
- Les solutions d’archivage électronique, comme le coffre-fort numérique, assurent le stockage à long terme de vos documents.
Des solutions de gestion documentaire sont spécifiquement conçues pour des secteurs d’activité bien précis. Elles s’adaptent à leurs besoins métier et à leurs exigences réglementaires. Vous retrouvez ainsi des outils dédiés aux secteurs de l’immobilier, de la banque ou encore des assurances.
Les solutions Numen pour une gestion documentaire efficace
Doxtreem - Gestion Electronique de Documents
Numen CFN Pro - Coffre-Fort Numérique Professionnel
Numérisation des documents avec Numen
Numen Data Extract
Numen Express - plateforme d’envoi de courriers en ligne