Tout savoir sur le coffre-fort numérique professionnel

Bien qu’encore peu exploité, le coffre-fort numérique apparaît comme une solution indispensable au processus de transformation digitale des entreprises. Souvent associé à la numérisation des bulletins de paie, son application va bien au-delà. Il répond, en effet, aux besoins des organisations en matière de sécurité des données et de conformité réglementaire. Les entreprises sont ainsi tenues de garantir la recevabilité juridique, l'intégrité, la pérennité, la confidentialité et la sécurité de leurs archives. Face à ces défis techniques et juridiques, le coffre-fort numérique, conforme à la norme NF Z42-020 et à la certification NF203, devient un outil stratégique dans la gestion documentaire des entreprises. C’est donc un indispensable à votre processus de dématérialisation. Pour en savoir plus, lisez le guide Numen.

Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique conforme NF Z42-020 ?

Le coffre-fort numérique permet aux entreprises de répondre aux exigences de sécurité, tout en assurant la protection juridique de leurs archives numériques. II se présente comme un outil majeur dans le cadre de la dématérialisation des entreprises.

Définition du coffre-fort numérique ou CFN

Le coffre-fort numérique (CFN), ou e-coffre fort, est une solution de stockage d'informations dématérialisées, conçue spécifiquement pour les entreprises. Il s'agit d'un système sécurisé qui permet de conserver, gérer et archiver des documents et des données numériques de manière sûre, sans intrusion, et conforme aux réglementations en vigueur.

Cette technologie offre une plateforme fiable pour le stockage à long terme des informations électroniques sensibles (données bancaires, salaires, etc.). Elle garantit leur intégrité, leur confidentialité, et leur disponibilité.

Le fonctionnement du coffre-fort numérique professionnel

Dans un premier temps, les documents sont déposés dans le coffre-fort numérique. Lors de ce dépôt, chaque document est converti en un format sécurisé. Une empreinte numérique unique est alors générée pour garantir son intégrité.

Une fois dans le CFN, les documents sont chiffrés. Les données sont donc transformées en un code que seul un utilisateur, détenteur d’une clé de déchiffrement (mot de passe ou clé numérique), peut lire. L’hébergeur n’a donc jamais accès au contenu du coffre-fort.

Les employés de l’entreprise peuvent accéder au coffre-fort numérique via une interface sécurisée, souvent avec des identifiants uniques. Selon leur rôle dans l'entreprise, ils ont différents niveaux d'accès. Par exemple, le responsable des ressources humaines peut accéder aux fiches de paie, tandis que le directeur financier peut consulter les rapports financiers.

Le cadre normatif du coffre-fort numérique

Plusieurs réglementations et normes encadrent la mise en œuvre du coffre-fort numérique.

Le législateur a précisé les modalités de la mise en œuvre du coffre-fort numérique dans le décret n° 2018-418.

La norme NF Z42-020 garantit les fonctionnalités ainsi que l’intégrité et la pérennité des documents électroniques. Avant de choisir votre prestataire, assurez-vous que celui-ci dispose comme Numen de la certification AFNOR NF 203. Vous aurez ainsi la certitude que celui-ci respecte bien la norme NF Z42-020.

La certification ISO 27001 assure, quant à elle, que le prestataire offre un système fiable de management de la sécurité des informations. Vos données seront alors protégées contre la perte, le vol, l’altération ou encore l’intrusion. En cas d’incident, elles seront également sécurisées dans le cadre d’un plan de maintien d’activité.

D’autres normes et règlementations sont également à observer selon les circonstances :

• La norme NF Z42-026 afin d’assurer l’équivalence entre les documents papiers et numériques ;
• La norme NF 42-025 concernant le processus en matière d’archivage des bulletins de paie ;
• La norme eIDAS ;
• Le Règlement européen pour la protection des données (RGPD) ;
• L’agrément SIAF pour la conservation d’archives publiques.

Coffre-fort numérique ou Système d’archivage électronique ?

Le système d’archivage électronique ou SAE prend en charge un grand nombre de documents électroniques et leur attribue un profil d’archivage spécifique (durée de conservation, formats, etc.). A contrario, le coffre-fort numérique, sécurisé et à vocation probatoire, conserve tous les documents et fichiers de manière identique.

Ces deux solutions d’archivage ne sont pas régies par les mêmes normes. Le SAE est en effet couvert par la norme NF Z 42-013 alors que le coffre-fort numérique relève de la norme NF Z 42-020.

Le SAE et le CFN peuvent être utilisés en parallèle dans une entreprise pour des objectifs différents.

Il n’y a pas d’obligation légale universelle pour les entreprises privées de mettre en place une solution d’archivage électronique. Cependant, dans certaines situations spécifiques, il peut y avoir des obligations légales ou réglementaires de conserver et de stocker certains types de données.
Les coffres-forts numériques répondent à la majorité des besoins d’archivage des entreprises. Il offre, en effet, un stockage sécurisé, une accessibilité à tout moment et un contrôle des accès aux documents et fichiers. Il empêche également leur modification. Le coffre-fort numérique représente donc une solution efficace et pratique pour la conservation à long terme des informations essentielles pour toute entreprise.

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique pour les entreprises ?

Pour les entreprises, la mise en service d’un CFN offre de très nombreux avantages. découvrons-les ensemble.

Une sécurité renforcée pour les données de l’entreprise

Le coffre-fort numérique répond à cette exigence grâce à plusieurs mécanismes avancés :

• Le journal d’intégrité et le chaînage : ces outils offrent une protection en continu contre les modifications non autorisées. Le journal d'intégrité enregistre toute modification apportée aux documents, tandis que le chaînage assure une liaison sécurisée entre les enregistrements. Il empêche ainsi toute altération clandestine des données.
• L’empreinte : chaque document stocké dans les coffre-forts numériques se voit attribuer une empreinte numérique unique. Cette fonctionnalité garantit l'authenticité et l'intégrité de chaque document.
• Le chiffrement avancé des données sensibles : les données sensibles sont protégées par des algorithmes de chiffrement de pointe. Seuls les collaborateurs autorisés peuvent y accéder.

Tout cela assure, par ailleurs, l’accès sécurisé des documents de l’entreprise dans le cadre de la collaboration entre les salariés ou avec les clients.

Une conformité juridique garantie

En respectant les exigences légales en matière d'archivage, le coffre-fort numérique assure non seulement la conservation sécurisée des documents, mais aussi leur valeur probatoire.

Il garantit en effet leur intégrité. Exempts de toute altération, les documents de l’entreprise pourront être présentés comme preuve devant un juge ou une administration. L’utilisation de métadonnées associées renforce cette valeur probatoire. Elles précisent en effet le contexte de leur création, de leur non-altération et de leur conservation. Ces métadonnées incluent des informations telles que la date de création du document, l'identité du salarié à l'origine du document et les accès effectués.

Enfin, le chiffrement et le contrôle d'accès jouent un rôle fondamental dans la protection des documents contre les accès non autorisés ou les fuites d'informations. Ces mesures de sécurité sont essentielles pour maintenir la confidentialité des données et assurer ainsi le respect du RGPD.

Un accès facilité aux documents de l’entreprise

L'accessibilité est un autre avantage clé de l'utilisation d'un coffre-fort numérique. Utilisé comme un logiciel autonome, le CFN propose une interface utilisateur intuitive qui facilite l'accès et la gestion des documents par votre personnel.

Le coffre-fort peut également s'intégrer aux ERP existants et à la GED d’une entreprise, permettant ainsi le versement automatique des documents. Cette intégration assure un accès transparent aux documents sensibles pour l’utilisateur final, sans perturber les systèmes et les processus existants dans l’entreprise.

Cette accessibilité en ligne simplifie et optimise le fonctionnement de votre entreprise et le travail de vos collaborateurs. En quelques clics, les personnes autorisées peuvent accéder aux informations nécessaires à un contrôle fiscal, un appel d’offre, une démarche administrative ou encore à une opération comptable. Le CFN peut ainsi prévoir un espace personel dédié :

• Pour les actionnaires et administrateurs de la société ;
• Pour les salariés ;
• Pour les clients et les fournisseurs.

La traçabilité des accès

Enfin, le système de journalisation détaillé du CFN permet des audits efficaces, en traçant qui a accédé à quel document et à quel moment.

Le suivi des activités liées aux données sensibles assure la surveillance et la protection des informations sensibles. Il contribue ainsi à renforcer la sécurité globale de l'entreprise.

Quand utiliser un coffre-fort numérique ?

C’est la solution indispensable pour conserver tous les documents sensibles de votre entreprise dans un espace sécurisé. Voici une liste non exhaustive :

• Les documents juridiques et commerciaux (contrats, bons de commande, factures, etc.) ;
• Les informations financières et comptables ;
• Les documents administratifs ;
• Les documents sociaux de l’entreprise ;
• Les documents des salariés (contrats de travail, fiches de paie, contrat de mutuelle et prévoyance, etc.)
• Les documents relatifs aux droits de propriété intellectuelle de l’entreprise (brevet, par exemple) ;
• Le fichier clients ;
• Les codes secrets utilisés dans l’entreprise ;
• Etc.

Comment mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise ?

Avant de proposer un coffre-fort numérique à vos salariés, vous devez respecter un certain nombre d’étapes clés :

• Rédiger un cahier des charges précis reprenant les besoins de votre entreprise ;
• Sélectionner un prestataire en coffre-fort numérique ;
• Former votre personnel ;
• Intégrer votre CFN à vos solutions métiers ;
• Mettre en place des mesures de sauvegarde et de récupération des données.

Pour en savoir plus sur ces différentes étapes, consultez notre article sur pourquoi et comment mettre en place un coffre-fort électronique.

Mettre en place un coffre-fort numérique, c’est l’assurance de conserver vos données et leur intégrité dans un espace inviolable, tout en optimisant le fonctionnement de votre entreprise. Mais pour ça, encore faut-il faire appel à un prestataire certifié NF203, garantissant la conformité de votre archivage avec la NF Z42-020. Et chez Numen, nous allons encore plus loin en vous offrant une sécurité de pointe, garantie par un chiffrement avancé, une authentification multi-niveaux et une protection proactive contre les menaces en ligne. Pour explorer notre coffre-fort numérique pro en détail, contactez les experts Numen !