Le groupe Challancin choisit Numen et sa solution Doxtreem pour digitaliser et simplifier ses processus RH

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Le groupe Challancin choisit Numen et sa solution Doxtreem pour digitaliser et simplifier ses processus RH

Challancin est une société familiale créée en 1933 par Albert CHALLANCIN. Elle est structurée autour de trois activités principales : la Propreté, la Sécurité et le Multi-services. Elle collabore avec plusieurs entreprises de l’hexagone et partage souvent le quotidien des franciliens dans les gares, les aéroports et les stations de métro pour y assurer la propreté, la sécurité et bien d’autres services.   

Depuis sa création, la société Challancin n'a cessé de grandir. Elle compte aujourd'hui plus de 9 400 collaborateurs de différentes nationalités et se positionne parmi les huit premières entreprises de propreté et de sécurité en France avec un chiffre d'affaires de 275 millions d’euros en 2020.

Évoluant avec son temps et sa taille, le groupe Challancin a souhaité digitaliser son processus documentaire RH afin de faciliter la gestion des recrutements de l’entreprise. Le groupe était à la recherche d’une solution assez complète, ergonomique et fiable en matière de sécurité pour gérer le flux de données et documents qui pourrait y transiter. Après plusieurs étapes de sélection, leur choix s’est finalement porté sur Numen pour améliorer et donner un nouveau souffle à leur processus de gestion documentaire RH. Olivier LAUDE, Directeur des Systèmes d'Information chez Challancin Groupe, nous a apporté son témoignage sur les raisons du choix de Numen pour ce projet.

Quel besoin initial vous a conduit à la digitalisation de votre processus documentaire RH ?

 « Nous sommes 9 400 collaborateurs au sein du groupe, avec une forte population en CDD, et nous signons en moyenne 800 contrats par mois au niveau de la propreté et 300 au niveau de la sécurité. Ce qui correspondait à près de 1 100 demandes d’embauches mensuelles suivies des contrats de travail entièrement traités “papier”.  Aujourd'hui, nous disposons d’un local uniquement dédié à la partie RH et ce sont des armoires d’archives du sol au plafond. Notre GED (Gestion Electronique de Documents), c’est plus de 1.300.000 documents scannés et archivés manuellement. Ce qui nous a poussés vers un projet de dématérialisation des demandes d’embauches et des contrats de travail, donc dématérialisation du process et signature électronique. » 

Le groupe Challancin a démarré la digitalisation depuis quelques années. Et pour ce faire, il a jugé plus simple de commencer par les bulletins de paie et les factures avant de s’attaquer à un processus plus complexe tel que la demande d’embauche et contrat de travail.  

« Pour la recherche d’un prestataire, nous avons missionné pour la première fois un cabinet qui nous a aidé à peaufiner notre besoin, rechercher et présélectionner les prestataires qui pourraient correspondre le plus à nos besoins et à notre budget. Sur six prestataires, nous n’en avons retenu que deux dont Numen. Ensuite, nous avons fait une analyse approfondie des deux finalistes (démo, présentation d’un chiffrage complet, analyse des équipes et présentation devant le comité) et notre choix s’est porté sur Numen qui remplissait tous nos critères.»

Quelle solution Numen vous a apportée ?   

Le but de ce projet est de dématérialiser les demandes d’embauche et les contrats de travail en les remplaçant par des processus digitalisés. Avec le zéro papier, plus besoin d’imprimer, d’affranchir, d’envoyer et de scanner le contrat de travail manuellement et finalement plus besoin de salle pour archiver les documents.

« La solution Doxtreem va nous aider à ne plus avoir de papier à gérer. Nous pouvons mettre en place des contrôles grâce à des formulaires de saisies et des métadonnées, ce que nous n’avons pas avec un formulaire papier. Cela permet de sécuriser les embauches et les contrats de travail. Les managers peuvent ainsi saisir leurs demandes d’embauches directement dans Doxtreem, accompagnées d’une aide à la saisie via des fenêtres pop-up (champs bloquants et avertissements) qui rappellent aux salariés les champs qui ne sont pas renseignés. »  

L’objectif est de renseigner toutes les informations nécessaires à l’embauche du salarié afin de faciliter et d’améliorer le travail de l’équipe RH.

« À la base, le projet était de dématérialiser les demandes d’embauches et contrats de travail du service RH propreté, mais au fur et à mesure que nous avancions sur le projet, nous avons changé d’avis pour intégrer la solution Doxtreem de façon transverse pour les autres services. Nous avons également décidé d’abandonner notre ancienne GED pour aller sur la GED Doxtreem pour plus de simplicité. »

Les bénéfices du projet    

« La solution Doxtreem RH de Numen sera bénéfique pour nous sur plusieurs aspects du métier.

  • Un Gain de temps pour nos équipes RH et les managers. Pas de ressaisie et raccourcissement des délais de traitement des embauches ;
  • Un gain financier. Nous n’aurons plus besoin d’imprimer et d’affranchir les documents à envoyer en recommandé pour signature par le futur salarié, qui devait également nous le renvoyer ;
  • D’un point de vue réglementaire, le processus d’embauche digitalisé est beaucoup plus sécurisé et simple que le processus classique ;
  • Grâce à la solution Doxtreem de Numen, nous pouvons maintenant établir des formulaires plus explicites contenant des champs obligatoires pour renseigner des informations pertinentes à l’embauche du futur salarié, telle que le numéro de sécurité sociale ;
  • Nos futurs salariés pourront dorénavant signer à distance leur contrat via différents supports numériques (smartphone, tablette, ordinateur) ;
  • Nos responsables RH disposent d’un tableau de bord qui leur permet de suivre en temps réel l’évolution du processus d’embauche (statuts, validation et signature du contrat) ;
  • Après signature des deux parties, le contrat du salarié est directement versé dans la GED de l’entreprise et dans le coffre-fort du salarié accessible via les différents supports numériques (smartphone, tablette, ordinateur) ;
  • Au bout du compte les processus sont plus simples, plus rapides et plus sûrs. »

Comment trouvez-vous votre collaboration avec Numen ?

« La collaboration avec Numen se passe très bien. Numen a su nous embarquer sur le projet, il y a une forte adhésion entre les 2 équipes. Numen est resté “vrai” et dans l’empathie avec nous tout au long du projet, l'équipe Numen est très dynamique et à l’écoute de nos besoins. Etant peu nombreux à la DSI nous avions besoin d’un partenaire fiable sur qui s’appuyer pour nous accompagner sur ce projet. » témoigne Olivier LAUDE, Directeur du système d’information du groupe Challancin. 

 

 

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