Fondée en 1933 par Albert Challancin, Challancin est une entreprise familiale qui s'est développée au fil des années. Son activité repose sur trois piliers principaux : la Propreté, la Sécurité et les Multi-services. Au sein de l'Hexagone, Challancin collabore étroitement avec de nombreuses entreprises et accompagne quotidiennement les Franciliens dans leurs déplacements, que ce soit dans les gares, les aéroports ou les stations de métro. Son rôle consiste à assurer la propreté, la sécurité, ainsi que divers autres services.
Depuis ses débuts, la société Challancin n'a cessé de croître. Aujourd'hui, elle emploie plus de 9 400 collaborateurs issus de différentes nationalités. Elle figure parmi les huit principales entreprises spécialisées dans la propreté et la sécurité en France, avec un chiffre d'affaires de 275 millions d'euros en 2020.
Évoluant avec succès au rythme des avancées technologiques et de son expansion, le groupe Challancin a poursuivi sa transition numérique, démarrée il y a quelques années. Il a d'abord opté pour la dématérialisation des bulletins de paie et des factures avant de se lancer dans la dématérialisation de son processus documentaire RH, dans le but de simplifier la gestion des recrutements au sein de l'entreprise (gestion des demandes d'embauche et des contrats de travail). Pour ce faire, ils cherchaient une solution à la fois complète, ergonomique et sécurisée, capable de gérer efficacement le flux de données et de documents.
Olivier Laude, Directeur des Systèmes d'Information chez Challancin Groupe, a partagé son témoignage quant aux raisons qui ont motivé ce choix.« Nous sommes 9 400 collaborateurs au sein du groupe, avec une forte population en CDD, et nous signons en moyenne 800 contrats par mois dans le domaine de la propreté et 300 contrats par mois dans le domaine de la sécurité. Cela représente près de 1 100 demandes d'embauche mensuelles suivies de contrats de travail entièrement traités sous format papier. Actuellement, nous disposons d'un local dédié exclusivement à la gestion des ressources humaines, où des armoires d'archives s'empilent du sol au plafond. Notre GED (Gestion Electronique de Documents) compte plus de 1 300 000 documents scannés et archivés manuellement. Cette situation nous a poussés à entreprendre un projet de dématérialisation des demandes d'embauche et des contrats de travail, incluant la signature électronique », a déclaré Olivier Laude.
Le principal objectif de ce projet est de dématérialiser les demandes d'embauche et les contrats de travail en les remplaçant par des processus entièrement numériques. Grâce à l'élimination du papier, il n'est plus nécessaire d'imprimer, d'affranchir, d'envoyer ou de scanner manuellement les contrats de travail, et il n'est plus nécessaire de disposer d'une salle dédiée à l'archivage des documents.
« La solution Doxtreem va nous aider à nous débarrasser totalement de la gestion papier. Nous pouvons mettre en place des contrôles grâce à des formulaires de saisie et des métadonnées, ce qui n'est pas possible avec un formulaire papier. Cela permet de sécuriser les processus d'embauche et les contrats de travail. Les responsables peuvent saisir directement leurs demandes d'embauche dans Doxtreem, avec une assistance à la saisie via des fenêtres contextuelles (champs bloquants et avertissements) qui rappellent aux employés les champs non renseignés »
Olivier Laude souligne que la solution Doxtreem RH de Numen offre plusieurs avantages significatifs pour le groupe Challancin :
La mise en place de la solution Doxtreem de Numen permet au groupe Challancin de transformer et moderniser sa gestion documentaire RH, en alignant ses pratiques sur les dernières avancées technologiques. Cela lui permet de bénéficier d'une gestion plus efficace des ressources humaines, tout en réduisant les coûts, en simplifiant les processus et en garantissant la sécurité des informations sensibles.
L'objectif principal de cette démarche était de recueillir toutes les informations nécessaires à l'embauche d'un salarié, afin de faciliter et d'améliorer le travail de l'équipe RH. Olivier Laude explique néanmoins les évolutions du projet et comment le groupe est passé d'une GED RH à une GED transverse :« À l'origine, le projet visait à dématérialiser les demandes d'embauche et les contrats de travail du service RH propreté. Cependant, au fur et à mesure de notre avancée dans le projet, nous avons changé d'avis pour intégrer la solution Doxtreem de manière transversale à tous les autres services. Nous avons également pris la décision d'abandonner notre ancienne GED au profit de la GED Doxtreem, pour plus de simplicité »
Cette évolution transversale permet au groupe Challancin d'uniformiser et de centraliser ses processus de gestion documentaire RH, offrant ainsi une expérience cohérente et fluide à l'ensemble de ses services. Grâce à la simplicité d'utilisation de la GED Doxtreem et à sa capacité à traiter efficacement les demandes d'embauche et les contrats de travail, l'équipe RH peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, favorisant ainsi une meilleure productivité et une meilleure gestion des ressources.
La solution Doxtreem offre également une gestion plus intuitive des documents, permettant à l'équipe RH de retrouver facilement les informations nécessaires et d'accéder aux documents pertinents en quelques clics. Cette transition vers une GED plus moderne et plus performante contribue à améliorer l'efficacité opérationnelle de l'entreprise, en réduisant les délais de traitement et en facilitant la collaboration entre les différents services.
En intégrant la solution Doxtreem de manière transversale et en adoptant une approche numérique plus globale, le groupe Challancin démontre sa volonté d'optimiser ses processus internes et d'embrasser pleinement les avantages offerts par la transformation digitale. Ce choix stratégique permet à l'entreprise de rester compétitive dans un environnement en constante évolution, tout en garantissant une meilleure expérience pour ses collaborateurs et ses futurs employés.
M. Laude explique qu'après une sélection rigoureuse, leur choix s'est finalement porté sur Numen pour donner une nouvelle impulsion à leur gestion documentaire RH : « Pour la recherche d'un prestataire, nous avons fait appel à un cabinet spécialisé pour nous aider à affiner nos besoins, rechercher et présélectionner les fournisseurs les plus adaptés à nos exigences et à notre budget. Parmi les six prestataires initialement retenus, nous en avons finalement sélectionné deux, dont Numen. Ensuite, nous avons procédé à une analyse approfondie des deux finalistes, en organisant des démonstrations, des présentations complètes des tarifs, une évaluation des équipes et une présentation devant le comité. Notre choix s'est porté sur Numen, car ils répondaient à tous nos critères »
« La collaboration avec Numen se passe très bien. Numen a su nous embarquer sur le projet, il y a une forte adhésion entre les 2 équipes. Numen est resté « vrai » et dans l’empathie avec nous tout au long du projet, l'équipe Numen est très dynamique et à l’écoute de nos besoins. Etant peu nombreux à la DSI nous avions besoin d’un partenaire fiable sur qui s’appuyer pour nous accompagner sur ce projet. »
Olivier LAUDE, Directeur du système d’information du groupe Challancin.
La collaboration avec Numen a permis au groupe Challancin d'optimiser la gestion de ses ressources humaines, de réduire les processus manuels fastidieux et d'améliorer l'efficacité globale de son flux documentaire. Grâce à cette transition réussie vers la dématérialisation et la signature électronique, Challancin est en mesure de se concentrer davantage sur son cœur de métier et de renforcer sa position en tant qu'acteur majeur dans les domaines de la propreté et de la sécurité.