CCI Paris IDF x Numen : simplifier les démarches administratives via la dématérialisation
En 2015, une révolution avait lieu dans les Chambres de Commerce et d’Industrie(CCI) de France: la loi ALUR instaurait de nouvelles règles pour la délivrance des cartes professionnelles des activités immobilières. Par conséquent, les préfectures d’Ile-de-France ont transféré leurs dossiers à la CCI Paris Ile-de-France, la nouvelle autorité compétente pour délivrer les cartes professionnelles et autres documents nécessaires à l'exercice d'une activité immobilièredans la région.
La CCI Paris Ile-de-Francese dote alors d’un Centre de Formalitésdes Professions Immobilières(CFPI) très vite surchargé de dossiers éparpillés comportant une multitude de documents aux formats hétérogènes (comportant eux-mêmes des milliers de données piégées dans leur support physique). La CCI Paris Ile-de-France prend alors conscience des avantages de la dématérialisation et confie à Numen le projet depuis la numérisation des dossiers du CFPI jusqu’à leur intégration dans un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED). Ce nouvel outil permet de traiter informatiquement les demandes de cartes professionnelles, de simplifier les procédures, de sécuriser la délivrance des cartes et, à court terme, de constituer un fonds documentaire numérique de référence pour un usage interne.
Numériser: l’art de faire de la place tout en rattrapant le passé
Les archives physiques de la CCI Paris Ile-de-France représentent près de 250 mètres linéaires, 2500 boites d’archives, près de 2.500.000 pages, 22.750 dossiers et 6 départements concernés. L’obtention d’un fac-similé numérique des dossiers papiers tels qu’ils étaient conservés jusque-là a permis à la CCIde libérer un espace considérable en délocalisant l’archivage papier. Une fois acheminées dans le centre de numérisation de Numen, les boites d’archives ont été dépolluées et préparées avec l’insertion de séparateurs au début de chacun des dossiers en vue de leur classement dans le système d’archivage. Les dossiers ont été ensuite numérisés sur des scanners rapides du type Fujitsu FI-6770C.
Dématérialiser pour simplifier les procédures et gagner du temps
Répondre à une demande, renouveler une carte professionnelle ou bien encore retrouver un justificatif en cas de litige ne demande plus une «fouille archéologique» laborieuse pour trouver la boite qui contient le bon dossier. En effet, la consultation d’un dossier dans la GED de Numen qui s’effectue en peu de temps, est un confort pour les agents du CFPI.
«Rechercher un document n’est plus une tâche pénible et fastidieuse. Il nous arrivait même d’attendre d’avoir plusieurs dossiers à chercher pour nous déplacer dans la salle de stockage.»
Un agent du Centre de Formalités des Professions Immobilières.
Le logiciel de gestion électronique de documents permet effectivement aux utilisateurs du CFPI d’accéder immédiatement au fonds documentaire centralisé en recherchant simplement un dossier par le numéro de carte professionnelleou le numéro SIREN. Préalablement, Numen a extrait et indexé les deux métadonnées. De cette façon, Numen s’est approprié les données métiers du CFPI afin de saisir avec cohérence lesformats très hétérogènes desnuméros de cartes professionnelles. La possibilité de retrouver une agence immobilière par deux métadonnées différentes facilite également la recherche d’un dossier.
«La recherche d’un dossier fonctionne très bien, le critère du numéro SIREN est extrêmement efficace»
Un agent du CFPI.
La GED: Une gestion autonome du flux quotidien pour préparer l’avenir
Le logiciel d’archivage sécurisépermet au CFPI d’intégrer en toute autonomie les nouveaux dossiers de manière simple et efficace.Via un plan de classement établi conjointement entre la CCI et Numen et un accompagnement dans l’alimentation de leur système d’archivage, les agents du CFPI gèrent le flux quotidien en numérisant eux-mêmes les dossiers. Les bons de numérisation insérés par leurs soins classent automatiquement dans les bonnes rubriques,et par départements,les différents documents constituantle dossier.
La compréhension des besoins de la CCI: la clé de la réussite du projet
Une communication régulière et une forte interaction entre la CCI et Numen ont favorisé la compréhension des besoins métiers du CFPI et ont permis d’adapter aisément la chaîne de traitement dans le cas de problématiques non vues initialement. Par exemple, les spécifications établies au début du marché supposaient des dossiers uniques mais il s’est avéré que pour une même société il pouvait y avoir une trentaine de dossiers physiques. Numen a donc ajusté en cours de production le schéma de nommage afin de prendre en compte cet imprévu.
La solution de Numen «répond complètement à nos besoins, nous sommes très satisfaits»
Sébastien DUGUE, responsable du CFPI
