Luxembourg et Belgique, précurseurs de la dématérialisation fiable
Le Luxembourg et la Belgique se positionnent depuis longtemps parmi les États européens les plus avant-gardistes en matière de transition numérique. Dans ce contexte, ces deux pays se présentent comme les pionniers de la dématérialisation fiable et de la conservation sécurisée des documents. Numen vous explique pourquoi.
La dématérialisation au Luxembourg
Centre financier international et pôle de l'industrie des services, le Luxembourg s'est très tôt distingué par son engagement dans la dématérialisation fiable des documents. Ce petit pays, réputé pour sa stabilité économique et son environnement favorable aux affaires, a rapidement compris les avantages de la transition numérique.
Cette volonté de modernisation s'est traduite par une mise en œuvre précoce de la dématérialisation au sein des institutions financières et administratives. Ces dernières ont été parmi les premières à emprunter ce chemin afin d’améliorer l'efficacité de leurs opérations.
La gestion électronique des documents, les signatures électroniques et les transactions en ligne sont devenues monnaie courante dans le secteur financier du Luxembourg. Cette transition vers des pratiques numériques a également permis de réduire les coûts, d'accélérer les processus et de renforcer la sécurité des données. La Luxembourg Digital Innovation Hub a joué un rôle central dans cette transformation numérique. Cette plateforme collaborative a facilité la coopération entre le secteur privé, le gouvernement et le milieu académique et accélère la promotion de l'innovation numérique et la dématérialisation.
Tout cela a largement contribué à renforcer la réputation de ce hub financier mondial.
La Belgique et sa transition vers la dématérialisation fiable
Comme son voisin, la Belgique a connu une transition rapide vers la dématérialisation fiable et la conservation sécurisée des documents. Le pays a notamment œuvré pour l'adoption de technologies numériques afin de moderniser ses processus gouvernementaux et commerciaux.
La Belgique s'est notamment distinguée par l'élaboration du "Cadastre électronique". Ce système de gestion foncière, entièrement numérique, a révolutionné la manière dont les informations sur les biens immobiliers sont stockées et partagées. Cet outil a permis de réduire considérablement la paperasserie et les délais administratifs, tout en garantissant l'intégrité des données.
Par ailleurs, la Belgique a été l'un des premiers pays à mettre en œuvre le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Rappelons que le but de ce texte est de renforcer la confidentialité et la sécurité des informations personnelles.
Enfin, l’État belge a largement investi dans des services publics électroniques accessibles à tous. Son objectif est de simplifier les interactions des citoyens et des entreprises avec les organismes gouvernementaux. Les cartes d'identité électroniques belges (eID) notamment ont joué un rôle essentiel dans l'authentification en ligne et la signature électronique. Elles contribuent efficacement à la sécurité et à la fiabilité des transactions électroniques.
Selon le rapport DESI 2022, la Belgique occupe la 6e place dans l’Union européenne en matière d’intégration des technologies numériques.
Dématérialisation fiable au Luxembourg et en Belgique : les deux pays adoptent le statut de PSDC
Précurseurs de la dématérialisation fiable, le Luxembourg et la Belgique ont, depuis plusieurs années, adopté le statut de PSDC.
La dématérialisation fiable : qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation fiable fait référence au processus de conversion de documents physiques en formats numériques assurant :
- Leur intégrité ;
- Leur authenticité ;
- Leur sécurité ;
- Leur accessibilité à long terme.
Par conséquent, il ne s'agit pas d’une simple numérisation de documents. La dématérialisation faible implique, en effet, la mise en place de mesures et de technologies spécifiques. Le but : s’assurer que les documents électroniques générés soient bien équivalents, en termes de fiabilité et de validité juridique, à leur version papier.
La certification PSDC
La certification PSDC ou Prestataire de Services et Dématérialisation et/ou de Conservation est un label de qualité et de conformité délivré à des entreprises spécialisées dans la dématérialisation et la conservation de documents électroniques.
Ce statut vise à garantir que ces prestataires respectent des normes strictes en matière de sécurité, d'intégrité, d'authenticité et d'accessibilité des données dématérialisées et conservées.
Le Luxembourg, la Belgique et la certification PSDC
Suite au règlement européen eIDAS, le Luxembourg promulgue en 2015 une loi sur l’archivage électronique à valeur probante. Ce texte autorise les entreprises à détruire un document papier original à condition de le dématérialiser dans le respect de normes strictes. Sa numérisation et sa conservation devront être assurées par un prestataire certifié PSDC. La certification PSDC est délivrée par un organisme certificateur accrédité par l’Office Luxembourgeois d’Accréditation et de Surveillance (OLAS). L’Institut Luxembourgeois de Normalisation, de l’Accréditation, de la Sécurité et qualité des produits et services (ILNAS) procède à l’inscription de l'organisation concernée sur la liste des PSDC.
Le Luxembourg est ainsi devenu l’un des tout premiers pays à adopter une telle législation. Assisté par Numen, ce petit État est aujourd’hui devenu le coffre-fort électronique de l’Europe.
Un an plus tard, en 2016, la Belgique déploie à son tour le Digital Act. Ce texte introduit la notion de conservation numérique de documents électroniques et de dématérialisation de flux papier. L’objectif est de constituer des dossiers 100 % électroniques. Ce texte définit notamment un nouveau cadre juridique accordant la même valeur légale aux documents numérisés que leur version papier.
Depuis, les pays voisins de la Belgique et du Luxembourg ont eux aussi emprunté le chemin du digital en créant un cadre juridique favorable au zéro papier. La France a ainsi créé le référentiel NF-461 et la norme NF Z 42-026. Le statut de PSDC est reconnu à l’étranger afin de favoriser l’interopérabilité des systèmes.
Dématérialisation fiable : les étapes du PSDC
La dématérialisation fiable avec la certification PSDC se déroule selon les 4 étapes suivantes. À chacune d’entre elles, les prestataires de services certifiés doivent mettre en place des mesures de sécurité robustes, des contrôles de qualité et des procédures de gestion documentaire pour assurer la fiabilité de la dématérialisation.
La préparation de la dématérialisation
Cette phase consiste à préparer les documents physiques pour la numérisation. Cela peut inclure le tri, la suppression des agrafes et des trombones, le redressement des pages. Elle inclut aussi la création d'un inventaire de tous les documents à numériser.
La numérisation
Les documents sont numérisés pour être convertis en format électronique. Des scanners de haute qualité sont utilisés pour capturer les textes et les images. L’objectif est de préserver la qualité et l’intégrité des données présentes sur les documents originaux.
La post-numérisation
Cette étape consiste à inclure l'indexation des documents afin de faciliter une recherche ultérieure. Il s’agit, par exemple, d’appliquer des métadonnées. Le prestataire va également traiter les documents en supprimant les doublons, les pages inutiles, etc.
La livraison des documents numérisés
C’est l’étape de la restitution au client. Elle peut se dérouler via une plateforme en ligne sécurisée, un support de stockage électronique ou un data center. Les données doivent être livrées de manière sécurisée et les accès strictement contrôlés.
Les avantages du PSDC
La fiabilité et la sécurité juridique
La dématérialisation fiable est une révolution majeure en matière de gestion documentaire. Elle participe, en effet, à la fiabilité des ressources et à la sécurité juridique de l’entreprise.
Les documents numérisés sont stockés suivant des formats standardisés et exploitables sur le long terme. Cette standardisation garantit la pérennité des données et leur accessibilité à long terme. Elle évite également les problèmes de compatibilité et d'obsolescence. Les informations sensibles sont ainsi préservées et disponibles, à tout moment.
Par ailleurs, les documents numérisés possèdent la même valeur probante que leurs homologues papier. Les fichiers électroniques sont donc juridiquement valables et peuvent être utilisés comme preuves dans un tribunal. En parallèle, la dématérialisation fiable autorise la destruction des documents originaux.
Confidentialité, sécurité et intégrité des données
La dématérialisation menée par les PSDC garantit la traçabilité des activités, tout au long de la vie du document numérique. Chaque action effectuée sur un document (création, consultation, modification, partage, etc.) est enregistrée. Cette fonctionnalité renforce la sécurité des données confidentielles. Elle permet, en effet, de surveiller et d'identifier toute activité suspecte ou non autorisée.
De la même façon, la dématérialisation fiable garantit l'intégrité des documents numériques. Toute altération ou falsification des fichiers électroniques est immédiatement détectée. Par ailleurs, des mesures de sécurité, comme la signature électronique et le chiffrement, sont mises en place pour garantir que les documents demeurent intacts et inviolables.
Simplification des processus
La dématérialisation fiable permet une simplification des processus documentaires en éliminant les contraintes géographiques et en favorisant le travail collaboratif.
Les documents dématérialisés peuvent être consultés, partagés et édités en ligne depuis n'importe où, à tout moment. Cette accessibilité accrue réduit considérablement les délais et les coûts liés aux déplacements physiques pour accéder aux documents.
Ce processus facilite également le travail collaboratif en permettant à plusieurs équipes de partager et de collaborer sur des documents électroniques en temps réel. Les salariés en télétravail ou dispersés géographiquement peuvent travailler ensemble, de manière transparente. Tout cela accélère la prise de décision et améliore la productivité des équipes.
Gain économique et environnemental
La démat permet de réduire la consommation de papier, d'encre et d'autres ressources matérielles nécessaires à la production et à la gestion des documents physiques. Cela se traduit par des économies substantielles en matière d'achats de fournitures de bureau, de maintenance d'équipement, et de gestion de l'espace de stockage physique.
Enfin, la baisse de la consommation de papier et d'autres ressources contribue à la réduction de l'empreinte carbone et à la préservation des ressources naturelles. Moins d'arbres sont abattus pour la production de papier, et moins de déchets sont générés.
Vous souhaitez franchir le cap de la dématérialisation fiable de vos documents ? Numen Europe se tient à votre disposition pour vous offrir son expertise. En tant que prestataire certifié PSDC, nos experts vous accompagnent dans votre transition numérique.
