Foncia x Numen : externaliser la gestion des courriers client
Leader européen des services immobiliers résidentiels, Foncia apporte à ses clients une offre globale de services sur le marché de l’immobilier résidentiel. L’agence s’engage auprès de ses clients à prévenir les risques économiques ou financiers liés aux biens qu’elle administre. Cette responsabilité nécessite l’échange de courriers dont la vocation est à la fois obligatoire au sens règlementaire, mais aussi la garantie d’une relation saine dans les rapports locatifs qu’elle entretient en tant que mandataire.
« Afin d’obtenir les tarifs industriels de La Poste et d’optimiser ainsi les coûts d’affranchissement, Foncia s’est rapproché de Numen afin d’externaliser l’envoi de ces courriers »
275.000 de courriers recommandés / an et plus de 2 millions de plis égrenés
Réalisé dans un environnement de production accrédité PSEE par les plus grands établissements bancaires français, les courriers égrenés de Foncia sont édités dans le respect de la réglementation (RGPD, régime juridique de la copropriété etc.) sur le site de Chambray-lès-Tours.
Avis d’échéances, quittances, appels de fonds et courriers de contentieux sont pris en charge, édités, mis sous plis, affranchis et déposé en Poste. Le traitement postal est tracé dans l’application selon leur nature (gestion des retours des accusés-réception, gestion des retours PND, Remonté des statuts de production).
« L’affranchissement est massifié afin d’obtenir les tarifs industriels et la traçabilité des plis est connu le jour même »
Un partenaire de confiance
En tant que prestataire travaillant déjà pour Foncia sur des projets d’éditique et de dématérialisation, c’est tout naturellement que le groupe s’est tourné vers Numen pour réaliser de nouveaux projets tel que la dématérialisation de factures et la dématérialisation des convocations et procès-verbaux d’Assemblée Générale.
La mutualisation de la production avec les deux projets permet à Foncia de confier son fonds documentaire à un même opérateur de confiance. En effet, Foncia souhaitait remplacer les courriers papier de convocation d’assemblée générale (AG) et procès-verbaux (PV) d’AG par du courrier électronique sécurisé.
Numen accompagne ainsi la transformation digitale de Foncia grâce à ses plateformes de collecte, distribution, signature, classement et archivage sécurisés en parfaite conformité avec ses obligations légales et réglementaires.
L'acheminement certifié des courriers électroniques sécurisés de Convocations et PV d’AG s’évalue environ à 600 000 plis sur 3 ans (document constitué de 48 à 16 pages en moyenne).
Cette solution de Numen intègre, grâce à ses moyens et technologies, la mixité des supports, la dualité des traitements et la conformité normative indispensable pour garantir les prestations externalisées.
