Face à une réorganisation profonde du travail, un centre de gestion santé-prévoyance a choisi d’externaliser la gestion de ses courriers entrants et sortants. Un partenariat avec Numen qui, depuis plusieurs années, contribue à fluidifier ses échanges et renforcer son efficacité opérationnelle.
Lorsque l’organisation interne a évolué vers un rythme de quatre jours en télétravail et un jour sur site, le traitement quotidien des courriers est vite devenu un enjeu majeur. Assurer la continuité du service, préserver la qualité de la relation avec les assurés et garantir la sécurité des données : trois priorités à concilier dans un contexte de mutation rapide.
" Étant en télétravail la majeure partie de la semaine, il nous fallait un moyen pour externaliser et dématérialiser l’ensemble de ces courriers entrants et sortants, que l’on soit sur place ou à distance. La recherche d’un partenaire de confiance s’imposait pour y parvenir en toute sécurité. "
Responsable des opérations chez notre client
Ce client connaissait déjà Numen, pour avoir collaboré lors d’un précédent projet de gestion de courrier en 2015 et 2016. Fort de cette expérience réussie, il s’est naturellement tourné vers Numen pour accompagner la nouvelle phase de son organisation.
" Un point qui a fortement joué dans notre choix de refaire appel à Numen est que nous avons toujours bénéficié d’une réponse rapide. Leur service est efficace, quelle que soit la taille de l’entreprise. La sécurité des données et le respect du RGPD sont aussi garantis.. "
Dès la notification du marché, la transition s’est opérée en moins d’un mois. Les équipes de Numen ont mis en place une interface simple et sécurisée, permettant à chaque collaborateur de transmettre en quelques clics les courriers à expédier. Les documents au format PDF sont imprimés et envoyés dès le lendemain (J+1), tandis que les courriers entrants sont numérisés, indexés et mis à disposition pour un traitement rapide.
Cette fluidité a permis de réduire drastiquement les délais : 24 heures suffisent désormais pour réceptionner, numériser et transmettre les courriers aux équipes internes. Les envois, eux, sont traités en 30 minutes seulement grâce à la synchronisation entre les systèmes du client et ceux de Numen.
Chaque mois, environ 1 500 courriers sont expédiés dans le cadre des publipostages, et jusqu’à 200 en période plus calme. Numen adapte sa production sans jamais compromettre la qualité ni les délais.
" Ce qui est pratique avec Numen, c’est qu’ils ont toujours un niveau de service élevé malgré la disparité des volumes de courriers envoyés. En janvier, nous faisons un publipostage conséquent. Sur certains mois, nous avons moins de courriers. Le niveau de service reste le même. "
Aujourd’hui encore, l’entreprise confie à Numen l’intégralité de la gestion de ses courriers entrants et sortants. Au-delà du traitement documentaire, c’est une véritable relation de confiance qui s’est construite au fil des années, fondée sur la réactivité, la fiabilité et la compréhension des besoins métiers.
En plaçant l’externalisation au cœur de sa stratégie, notre client a pu recentrer ses équipes sur leurs missions principales, tout en bénéficiant d’un dispositif sûr, rapide et parfaitement conforme au RGPD.
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Nos équipes vous accompagnent dans chaque étape du projet, de la conception à la mise en œuvre opérationnelle.