Choisir le prestataire idéal pour la numérisation de vos documents : Conseils d'experts

La transformation digitale des entreprises passe nécessairement par la numérisation de leurs documents. L’enjeu n’est pas simplement de traduire des données physiques dans un format numérique pour réduire les coûts de stockage. Il s’agit aussi d’optimiser les processus de l’organisation, de réduire le risque de perte d’informations ou encore d’améliorer l’accessibilité aux informations archivées. Pour l’entreprise, la conversation numérique représente donc un véritable catalyseur d'efficacité et d'innovation. Mais alors comment choisir le bon prestataire pour la numérisation de vos documents ? Suivez les conseils des experts Numen.

Comprendre vos besoins en numérisation

Avant toute chose, vous devez prendre le temps de définir précisément les besoins de votre entreprise. Voici les points clés à considérer pour établir vos exigences et choisir votre prestataire pour la numérisation de vos documents.

Identifier les types de documents à numériser

Interrogez-vous en premier lieu sur la nature des documents concernés par votre projet de numérisation. Globalement, il en existe trois grandes catégories :

• Les documents de gestion ou documents administratifs structurés à valeur légale : formulaires, factures, bons de commande, etc. Ils sont exploitables à l'aide de scanners équipés de la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) ;
• Les supports culturels ou patrimoniaux : archives historiques, livres, supports audiovisuels (films et reportages, par exemple), etc. ;
• Les documents dits non structurés, c’est-à-dire sans format cohérent et stable : on retrouve dans cette catégorie les contrats, les rapports, les courriers électroniques, les images, les fichiers multimédias, dossiers salariés ou clients, etc. Leur exploitation via un OCR est bien plus complexe. Leur numérisation requiert donc des technologies de pointe.

Cette étape vous permet également d’évaluer le volume de documents à numériser. Le prestataire sélectionné devra disposer des outils et du matériel nécessaires pour le prendre en charge.

Choisir le niveau de numérisation recherché et les formats attendus

Il existe trois grands types de numérisation :

• La numérisation simple réalisée avec un simple scanner : ici, la qualité et la précision n’entrent pas en considération ;
• La copie fidèle, c’est-à-dire identique à l'original, conformément à la norme NF Z42-026.
• La copie fiable correspondant au niveau le plus élevé de la numérisation : elle permet d’obtenir un document électronique dont la valeur est identique à sa version papier. Pour y parvenir, le document doit être numérisé selon les exigences de norme NF Z42-026 et conservé dans un système d'archivage conforme à la norme NF Z42-013. Un matériel de pointe est donc nécessaire.

Dans le même temps, avant de choisir votre prestataire de numérisation, vous devez définir les formats électroniques de vos documents (PDF, OCR, JPEG, etc.), ainsi que le niveau qualité souhaitée (haute résolution, etc.).

Définir vos besoins en matière d’indexation et d’extraction des données

Déterminez jusqu'à quel point vous souhaitez que vos documents numériques soient indexés. Une indexation approfondie peut faciliter l'accès et la recherche de documents spécifiques. Réfléchissez ensuite si vous avez besoin d'une extraction de données spécifiques à partir de vos documents numérisés. Cela peut être utile pour l'analyse de données ou la simplification des processus administratifs.

Analyser vos besoins en termes de sécurité et de confidentialité

Assurez-vous que le prestataire respecte les normes de sécurité et de confidentialité requises, surtout si vous traitez et stockez des informations sensibles.

Anticiper l’avenir de vos documents numérisés

Une fois numérisés, que deviendront vos documents ? De quel espace avez-vous besoin pour les stocker ? Envisagez-vous leur destruction ou leur transfert dans un système de GED (Gestion Électronique des Documents). Avez-vous besoin d'un CFN (Coffre-Fort Numérique) pour vos collaborateurs ? Voici quelques exemples de questions à anticiper afin de choisir le prestataire de numérisation le mieux adapté à vos besoins.

Faire une présélection des prestataires pour la numérisation de vos documents

Après avoir défini vos besoins en numérisation, l'étape suivante consiste à présélectionner des prestataires qualifiés. Voici comment procéder pour faire un choix éclairé :

• Recherchez les prestataires spécialisés en numérisation et gestion documentaire : leur expertise dans ce domaine spécifique est un gage de qualité et d'efficacité.
• Vérifiez leur niveau d’expérience et leurs références : c’est un indicateur important de sa fiabilité. Pour évaluer leurs compétences, vous pouvez vous référer aux témoignages de leurs clients sur des projets similaires. N’hésitez pas également à lire les études de cas réalisées par les prestataires.
• Analysez les technologies et les équipements pour la numérisation : ces derniers varient d'un prestataire à l'autre. Assurez-vous qu'ils utilisent des technologies avancées, efficaces et adaptées à vos besoins.
• Évaluez la capacité du prestataire à gérer des projets de votre envergure : il s’agit d’un des critères de sélection majeur. Le prestataire doit disposer des ressources nécessaires (en termes d’équipements et de personnel). Là encore, des études de cas et des témoignages clients peuvent vous fournir des informations intéressantes.
• Étudiez la gamme de services offerts : certains prestataires proposent uniquement la numérisation des documents. D’autres, comme Numen, proposent aussi des solutions de GED et de CFN. Assurez-vous également que l’offre du prestataire couvre toutes les étapes de la numérisation, de la préparation des documents à l'indexation et l'extraction de données.
• Vérifiez la flexibilité du prestataire : les besoins d'une entreprise peuvent évoluer avec le temps. Un prestataire flexible, capable de s'adapter à des demandes changeantes ou à des projets de dématérialisation évolutifs, est un atout précieux.

En suivant les recommandations des experts Numen, vous serez en mesure de créer une liste restreinte de prestataires potentiellement qualifiés. La clé est de trouver un partenaire qui non seulement répond à vos besoins actuels de numérisation, mais qui peut également évoluer avec votre entreprise.

Évaluer la qualité du service pour choisir un prestataire pour la numérisation de vos documents

La qualité du service est évidemment un critère décisif dans le choix de votre prestataire de numérisation. Voici les points à prendre en considération :

• Informez-vous sur les certifications du prestataire et les normes de qualité appliquées : ISO 9001 pour la gestion de la qualité ou ISO 27001 pour la sécurité de l'information indiquent un niveau élevé d'engagement envers la qualité et la sécurité.
• Demandez des échantillons de numérisation : ils vous permettront de juger concrètement de la qualité du processus. Vous pourrez notamment évaluer la clarté, la précision des couleurs et la fidélité globale des documents numérisés par rapport aux originaux.
• Si votre projet requiert la reconnaissance optique de caractères, testez la précision de cette fonctionnalité. L'OCR doit être capable de convertir efficacement les documents imprimés ou manuscrits en texte éditable et indexable.
• Renseignez-vous sur le niveau d'accompagnement offert par le prestataire tout au long du projet : ses équipes doivent être proactives, depuis la préparation des documents jusqu'à la livraison finale.
• Vérifiez la disponibilité du support client : il doit être réactif, accessible facilement et performant en cas de problème ou de question.

Ce processus de vérification minutieux vous aidera à choisir un professionnel qui non seulement répond à vos exigences techniques, mais qui offre également un niveau de service et de support à la hauteur de vos attentes.

Analyser les options de stockage et d'accès aux documents numérisés

Pour choisir votre prestataire de numérisation, n’oubliez pas de vous renseigner sur les solutions de stockage proposées. Cela peut inclure des serveurs cloud, des serveurs internes ou d'autres formes de stockage numérique. Chaque option présente des avantages et des inconvénients en termes d'accès, de coût ou encore de sécurité.

L’accessibilité des documents numériques est un autre point à vérifier avant de sélectionner un prestataire. Il s’agit ici d’optimiser le travail de vos collaborateurs et d’améliorer leur productivité. Une indexation efficace est, en effet, indispensable pour faciliter la recherche et l'accès aux données de l’entreprise.

Interrogez ensuite le prestataire sur les mesures de sécurité mises en place pour protéger les données contre les accès non autorisés, les pertes et les altérations. Il peut s’agir de technologies de chiffrement des données, de sauvegardes régulières ou de protocoles d’accès. Le prestataire doit, par ailleurs, se conformer aux dernières normes de sécurité en matière de numérisation et d’archivage électronique. Il doit enfin disposer de procédures de récupération et de restauration des données précises en cas d’incident.

En analysant ces aspects, vous vous assurez que vos documents numérisés seront non seulement bien stockés et accessibles, mais aussi protégés en conformité avec les normes de sécurité. Ce faisant, vous garantissez une gestion optimale de vos informations numérisées.

Évaluer la compatibilité avec vos systèmes existants

Assurez-vous que les formats de fichiers résultant de la numérisation sont compatibles avec vos logiciels et systèmes de gestion documentaire. Les formats courants incluent PDF, TIFF, JPEG, et PNG, mais certains systèmes peuvent nécessiter des formats spécifiques ou prendre en charge des fonctionnalités avancées comme l'OCR ou l'indexation.

Les documents numérisés doivent s’intégrer dans vos processus métiers existants. Cela inclut la capacité à importer les documents dans vos systèmes de gestion de données (GED) ou de CRM. Une bonne intégration permet une transition fluide et une utilisation efficace des documents numérisés. La connectivité et l’interopérabilité sont essentielles pour une collaboration optimale entre les différents services de votre entreprise.

Comparer les coûts et les délais des prestataires de numérisation de documents

Il vous reste à évaluer les coûts et les délais de chaque prestataire. Commencez par demander des devis détaillés. Ces derniers doivent inclure tous les aspects de la numérisation : préparation des documents, processus de numérisation, indexation, stockage, etc. Examinez attentivement les coûts liés à chaque étape du processus et à la gestion des documents numérisés sur le long terme. Cela inclut l'entretien, les mises à jour et éventuellement les coûts de conversion ou d'intégration dans de futurs systèmes.

Enfin, comparez les délais de traitement des différents prestataires. Ils doivent être en adéquation avec vos besoins et vos contraintes internes.

La transition réussie d'une entreprise vers le numérique repose en grande partie sur la numérisation de ses documents. Le choix d'un prestataire et de la solution s’avère donc un enjeu majeur, impactant à la fois l'efficacité du processus, la sécurité des documents et l'accessibilité à ses données. Après avoir soigneusement évalué vos besoins spécifiques et présélectionné des prestataires compétents, l'étape suivante consiste à scruter méticuleusement la qualité des services offerts par chacun, ainsi que les coûts associés. Vous n'oublierez pas non plus de vérifier les solutions de stockage et d’accès proposées ainsi que leur interopérabilité avec vos solutions métier existantes. Tout au long du processus de sélection, il conviendra de faire preuve d’une grande diligence afin de profiter pleinement des avantages de la numérisation documentaire.