Les archives représentent bien plus qu'un simple ensemble de documents. Elles incarnent la mémoire et l'histoire de votre entreprise. Elles contiennent également un certain nombre d'informations fondamentales pour le développement et la pérennité de votre activité.La gestion et la préservation de votre patrimoine documentaire peuvent rapidement devenir complexes. Factures clients, dossiers des employés ou contrats commerciaux, le volume de documents à archiver augmente constamment. Or, le stockage des archives physiques est à la fois coûteux et inefficace pour les entreprises. En cas de sinistre ou de déménagement, le risque de perte ou de dégradation reste élevé. La numérisation de votre patrimoine documentaire se présente alors comme une solution pertinente.
Conservation et préservation sur le long terme
Récupération des informations en cas de besoin (litige, contrôle, audit)
Valorisation des données contenues dans les archives
Sécurité et confidentialité des informations
Conformité réglementaire
Réduction des coûts de stockage
La numérisation de vos archives avec Numen
La numérisation des archives permet de transformer les documents papier en copies numériques. Il s'agit d'un processus complet qui se décompose en 7 étapes clés.
La numérisation standard est une simple copie du document papier. Elle est utile uniquement dans le cadre d'une utilisation quotidienne. Elle reste très insuffisante dans le cadre de l'archivage. L'original doit, en effet, être conservé pendant toute sa durée légale.
La numérisation fidèle garantit une reproduction identique à l'original. La copie fidèle devient fiable dès lors que le document respecte la norme NF Z42-026 et, à condition d'être conservé dans un système d'archivage qui garantit son intégrité. Dans ce cas de figure, la copie numérisée a la même valeur juridique que la version papier du document. Cette dernière peut donc être détruite.
Pour numériser vos archives, contactez les experts Numen
