Dans sa mission de régulation et de surveillance de l’aviation civile, une organisation centrale assure la sécurité, la certification et le suivi des pilotes. Son pôle médical évalue en continu l’aptitude physique et spychologique du personnel navigant. Pour concilier confidentialité, efficacité et réactivité, l’organisation confie en 2022 à Numen une prestation complète de digitalisation des dossiers médicaux, aujourd’hui pleinement opérationnelle.
L’organisation gère un corpus documentaire sensible qui impacte directement la sécurité des vols. Chaque navigant dispose d’un dossier médical qui l’accompagne tout au long de sa carrière, et plus de 550 médecins agréés, répartis sur le territoire, contribuent à son suivi. Les informations de santé, par nature confidentielles, nécessitent des règles d’accès strictes, une traçabilité rigoureuse et une conservation fidèle. La digitalisation répond à ces impératifs sans dégrader la qualité médicale ni la chaîne de responsabilités.
Trois facteurs motivent le passage au numérique. D’abord, la massification continue des dossiers : 40 000 dossiers à traiter, soit plus de 2,5 millions de pages d’archives « vivantes », auxquels s’ajoutent les fonds plus anciens. Ensuite, l’exigence d’un accès rapide et fiable aux informations, dans un contexte de demandes croissantes. Enfin, la nature sensible des données médicales, qui impose des processus de manipulation, de contrôle et de restitution irréprochables.
Le projet démarre par une intervention sur site pour qualifier les volumes, les typologies documentaires et les pratiques métiers. En lien avec l’archiviste, les règles de conservation et les circuits logistiques sont précisés. L’enlèvement sécurisé des archives s’organise, puis les fonds sont transportés vers le site de Chambray‑lès‑Tours où la numérisation se déroule. Des contrôles qualité réguliers jalonnent la production ; un dispositif de « picking » affine les réglages et sécurise la restitution, lot après lot. Pendant la phase opérationnelle, les dossiers numérisés bénéficient d’un stockage transitoire chez un tiers archiveur dans l’Essonne, avant leur restitution définitive à l’organisation.
La mise à disposition des dossiers numérisés change l’échelle de service. Les recherches qui pouvaient s’étendre jusqu’à une journée se résolvent désormais en quelques instants grâce à l’indexation des dossiers numérisés. Les 550 médecins agréés accèdent rapidement aux documents dont ils ont besoin, quel que soit leur lieu d’exercice. En situation d’urgence, les équipes fournissent immédiatement les informations utiles aux autorités, sans dépendre d’archives physiques.
« En cas d’urgence ou d’accident, nous fournissons instantanément aux autorités les dossiers médicaux des personnels ; c’est un atout évident. » — Responsable médical
La digitalisation s’accompagne d’un soin particulier porté au plan de classement et aux métadonnées, garants d’une recherche efficace et d’une restitution fidèle. Les contrôles systématiques assurent la lisibilité, l’exhaustivité des pièces et la cohérence des ensembles documentaires. Chaque étape — préparation, numérisation, contrôle, restitution — suit des protocoles adaptés à la sensibilité des données, ce qui renforce la confiance des utilisateurs et facilite les vérifications internes.
La numérisation de 200 mètres linéaires d’archives permet de libérer 80 m² de surface utile. Les couloirs et bureaux cessent d’être encombrés, les circulations se fluidifient et les équipes gagnent en confort. La fin des manipulations répétées de dossiers physiques réduit aussi les risques de dégradation et contribue à une meilleure qualité de vie au travail.
La consultation à distance s’intègre dans les pratiques de l’organisation. Les équipes travaillent plus efficacement, même en mode hybride, sans compromis sur la sécurité ni sur la qualité de service rendue aux usagers. Ce cadre moderne favorise l’attractivité et la fidélisation des talents.
La digitalisation des dossiers médicaux place l’information critique à portée des acteurs habilités, au moment où ils en ont besoin, dans un cadre maîtrisé et traçable. L’organisation gagne en réactivité, en qualité de service et en sérénité, tout en libérant de l’espace et en améliorant les conditions de travail. Ce socle lui permet d’aborder ses prochaines évolutions documentaires avec confiance.
Votre situation ressemble-t-elle à celle décrite ?
Parlons de vos volumes, délais et contraintes de confidentialité pour cadrer une action réaliste.