La gestion documentaire ou gestion des documents englobe l'ensemble des pratiques mises en place pour structurer et organiser les flux d'informations de l'entreprise. Elle se découpe en plusieurs étapes :
En pratique, il existe deux grandes méthodes de gestion documentaire :
Ce processus s'inscrit aujourd'hui dans un contexte de dématérialisation des flux documentaires, de plus en plus généralisé. La réglementation française impose, en effet, aux organisations de se conformer à diverses exigences légales en matière de gestion et de conservation des documents numériques, par exemple, à compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises, peu importe leur taille, devront ainsi envoyer et recevoir des factures électroniques.
Nos offres de gestion documentaire
Création du document : cette première étape consiste en la création de nouveaux documents, qu'ils soient numériques ou physiques.Capture et acquisition : capture des documents sous diverses formes (papier, numérique) et intégration de ces documents dans le système de gestion documentaire.Classification et indexation : organisation des documents à l'aide de métadonnées pour une récupération rapide et efficace.Plan de classement : stockage sécurisé des documents pour un accès simple. Gagnez du temps et retrouvez vos documents facilement.
Accès, consultation et recherche : les utilisateurs accèdent et consultent les documents selon leurs besoins, avec des droits d'accès définis.Partage et collaboration : partage des documents entre les membres de l'équipe ou avec des partenaires externes pour une collaboration efficace.Versioning : le versioning des documents permet un suivi précis des modifications et facilité la collaboration entre différents contributeurs.Archivage / destruction : archivage à valeur probatoire pour une conservation à long terme ou leur destruction sécurisée lorsque leur cycle de vie est terminé.
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Emails, fichiers, courriers, factures, rapports, la transformation digitale implique de structurer sa base documentaire afin de pouvoir utiliser les informations efficacement. Cette transition vers le numérique apporte toutefois son lot de défis.
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9 informations sur 10 se trouvent dans vos documents. Une gestion documentaire efficace est donc indispensable pour garantir la performance de votre organisation.
Uniformiser et optimiser l'organisation des informations
Améliorer l'accessibilité aux données
Améliorer la productivité de vos équipes
Assurer la conformité réglementaire de votre organisation
Garantir une meilleure protection de vos informations sensibles et confidentielles
Augmenter la satisfaction de vos clients
Réduire les risques de perte de documents
Pour assurer une gestion documentaire efficace au sein de votre organisation, il est indispensable de dématérialiser vos documents et vos processus. Plusieurs outils peuvent vous accompagner :
Des solutions de gestion documentaire sont spécifiquement conçues pour des secteurs d'activité bien précis. Elles s'adaptent à leurs besoins métier et à leurs exigences réglementaires. Vous retrouvez ainsi des outils dédiés aux secteurs de l'immobilier, de la banque ou encore des assurances.
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