Le coffre-fort numérique, ou CFN, est un espace d’archivage très sécurisé à vocation probatoire. Il est une solution simple et conforme pour archiver tout type de documents d’entreprise. Il garantit l’intégrité à long terme de tous vos documents métiers sensibles (données sensibles, dossiers clients, dossiers RH, documents engageants, documents financiers ou juridiques…).Interfacé avec vos différents logiciels, vous pouvez archiver tous vos documents sensibles et contractuels et vous mettre ainsi en conformité avec la réglementation.
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Notre coffre-fort numérique offre une sécurité de pointe grâce à un chiffrement avancé, une authentification multi-niveaux et une protection proactive contre les menaces en ligne.Vos données sont ainsi protégées contre les accès non autorisés.
Numen CFN Pro intègre nativement des API (requêtes HTTPS REST) qui permettent une interconnexion simple avec vos applicatifs métiers. Les documents sont ainsi déposés automatiquement dans le coffre-fort électronique. Son intégration et la communication avec votre système d’informations sont ainsi simplifiées et facilitées. Les API permettent des actions sur :
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Le coffre-fort numérique est défini par deux décrets qui précisent les modalités et les critères de mise en place du service. Ils sont centrés principalement sur la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité du CFN.Le coffre-fort numérique est encadré par différentes normes et réglementations qui garantissent la qualité et la sécurité de l’archivage.
Établit des directives strictes pour la gestion électronique de documents et d’informations, garantissant une conservation sécurisée et une traçabilité efficace.
Atteste de façon indiscutable et impartiale de la qualité et de la conformité du logiciel.Garantit la conformité à aux normes NF 42-020 et ISO 25051.
InteropérabilitéCapable de fonctionner avec différents protocoles de communication, formats de données et système d'exploitation.
ConformitéConforme à la norme NF Z42-020 et certifié NF 203, Numen CFN Pro vous garantit un espace de conservation fiable, très sécurisé conforme à la réglementation.
SimplicitéSolution facile d’utilisation. Intégration de Numen CFN Pro dans votre écosystème simplifiée par ses API.
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Il s'agit du processus de stockage des documents et des données appartenant à une organisation sous forme numérique. L'archivage électronique va toutefois bien au-delà de la simple conservation des documents. Il assure l'accessibilité des documents, maintient leur intégrité et garantit leur valeur probante.
Il existe trois grandes formes d'archivage électronique. La première regroupe les archives dites courantes ou vivantes. Accessibles immédiatement, elles permettent aux entreprises d'exécuter leurs missions quotidiennes. Il y a ensuite des archives dites semi-vivantes ou intermédiaires. Leur conservation relève d'obligations réglementaires. Elles ne sont donc pas systématiquement utiles au quotidien de l'organisation. Enfin, il peut s'agir d'archives patrimoniales ou définitives dont la valeur est essentiellement historique.
Il peut s'agir de simples espaces de stockage en ligne (cloud). Ils sont inadaptés pour stocker des données sensibles ou des volumes importants. Les espaces d'archivage numériques sécurisés offrent davantage de sécurité aux organisations. Toutefois, seules les solutions d'archivage à vocation probatoire (avec horodatage, signature électronique, certificat électronique, etc.) garantissent la validité juridique de vos documents. Dans ce cas de figure, les entreprises ont le choix entre le Coffre-Fort Numérique (CFN) et le Systèmes d'Archivage Electronique (SAE).
L'archivage électronique permet tout d'abord aux organisations de gagner de l'espace et du temps. Les documents sont facilement et rapidement accessibles. Les collaborateurs ont donc accès sans difficulté à l'information nécessaire à leur mission. L'archivage électronique permet également de réduire les coûts liés à l'usage du papier et aux impressions. Il réduit, dans le même temps, les risques de perte, de détérioration ou d'accès et de modifications non autorisées des documents. Enfin, l'archivage électronique facilite la conformité réglementaire des entreprises.
L'archivage électronique repose sur 5 grands principes : - L'accessibilité des informations- La pérennité des documents- L'authenticité avec une identification de la personne qui a créé le document et sa date de création- L'intégrité grâce notamment à la traçabilité des versions- La confidentialité assurée par la gestion des droits d'accès (autorisation, code, etc.) et le cryptage informatique des données
La mise en place d'un coffre-fort numérique professionnel (CFN) est une solution clé pour renforcer la sécurité des données de votre entreprise. Autres avantages : il améliore l'accessibilité des informations et favorise la collaboration entre vos employés. Dans le même temps, le CFN garantit l'intégrité des données de votre entreprise tout en facilitant sa conformité réglementaire. Enfin, le CFN s'intègre facilement aux systèmes existants dans votre organisation. Il s'adapte donc à vos besoins et vous offre une solution d'archivage électronique flexible pour l'avenir.
Après avoir évalué les besoins de votre entreprise, vous devoir choisir un fournisseur de coffre-fort numérique. Ce prestataire doit notamment disposer de la certification AFNOR NF203 afin de vous garantir le respect de la norme NF Z42-020. La solution doit ensuite être intégrée aux autres solutions métiers existantes au sein de votre entreprise (ERP, CRM, GED, etc.). Le CFN sera alors en mesure de stocker des documents numériques provenant d'autres systèmes. Tout au long du projet, vous devez sensibiliser et assurer la formation de vos collaborateurs. Cette démarche contribue à une meilleure adhésion et une prise en main efficace. Enfin, n'oubliez pas de prévoir un plan de sauvegarde et de récupération des données. L'objectif est de sécuriser vos informations et de garantir la continuité de votre activité en cas d'incident.
Le Code Civil tout d'abord contient plusieurs dispositions légales concernant l'archivage électronique. Il s'agit de l'article 1366 relatif à la force probante de l'écrit électronique, des articles 1174 et 1175 sur la validité d'un contrat établi sous forme électronique et de l'article 1379 concernant la valeur juridique des copies. Le Règlement Européen eIDAS, le RGPD ainsi que la Loi informatique et libertés traitent également de ce sujet. D'autres lois prévoient des obligations en matière de délai de conservation de certains documents (facture, bulletin de salaire, etc.). A ces texte légaux s'ajoutent des normes d'archivage comme la norme AFNOR NF Z42-013 ou l'ISO 11506.
Il s'agit de la capacité d'un document à être pris en compte comme une preuve par un juge ou par une administration dans le cadre d'un litige ou d'un contrôle. Cette qualité repose sur l'authenticité et l'intégrité du documet concerné. En d'autres termes, elle dépend de la manière dont il a été stocké, géré et archivé par l'organisation. Une fois validé comme preuve, le document obtient une valeur probante.
Un document obtient une valeur probatoire à condition que son intégrité et son authenticité soient garanties. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place des solutions assurant la préservation de son contenu original (grâce à des empreintes numériques, par exemple). Quant à son authenticité, elle peut être assurée par des mécanismes comme les signatures électroniques, les certificats électroniques, ou les sceaux numériques. La mise en place d'un horodatage, permettant de connaître la date et l'heure de création du document, est également indispensable. Enfin, toute interaction avec le document doit être documentée (modification, partage, consultation, etc.).
Pour assurer la valeur probatoire de vos documents, vous pouvez utiliser la signature électronique, une solution de blockchain ou chaînage, un logiciel de GED, ou encore un système d'archivage à valeur probatoire comme le coffre-fort numérique (CFN). Tous ces outils assurent l'intégrité et la traçabilité des documents numériques. Une autre solution consiste à opter pour la numérisation fidèle, qui garantit une reproduction en tout point conforme à l'original papier. La copie fidèle conserve la même valeur que le document original.
