L’archivage électronique : tout ce que vous devez savoir

Vos cartons d’archives débordent ? Vos bureaux et vos armoires sont pleins à craquer ? Vous éprouvez des difficultés à mettre la main sur vos documents ? Il est grand temps de passer à l’archivage électronique ! Numen vous explique tout en détail.

Qu’est-ce que l’archivage électronique ?

Près de 7,5 % des documents d’une entreprise sont mal classés ou définitivement perdus. Pour y remédier, place à l’archivage électronique.

Définition de l’archivage électronique

L'archivage électronique, également appelé archivage numérique, désigne le processus de stockage des documents et des informations d'une entreprise sous forme numérique. Cette pratique s'est largement répandue avec le développement de la dématérialisation. En fait, plus de deux organisations sur trois ont déjà mis en place des initiatives d'archivage électronique.

Ce processus doit toutefois aller bien au-delà d’une simple conservation des documents des entreprises. Il assure en effet leur sécurité, leur intégrité, leur authenticité et leur recevabilité juridique. L'objectif principal de l'archivage électronique est de garantir l'accessibilité des documents tout au long de leur cycle de vie. Cela permet de les consulter facilement pour les activités quotidiennes de l'organisation et de répondre aux exigences réglementaires.

Archivage électronique et GED : quelles différences ?

Il est primordial de ne pas confondre ces deux solutions. Si elles visent toutes les deux à optimiser la gestion documentaire au sein de l’entreprise, elles interviennent pourtant à des étapes différentes du cycle cycle de vie des documents.

En théorie, la GED (ou Gestion électronique des documents) traite de la modification, de la validation et de l’utilisation des données. L'archivage électronique concerne, quant à lui, l’étape de conservation et de destruction des documents.

En pratique, rappelons que GED et archivage électronique sont en réalité souvent interdépendants. Certains documents peuvent, en effet, être déjà archivés alors que des copies circulent toujours dans la GED. La coordination entre les deux solutions est alors effectuée par le RM (record management). Dans d’autres cas, la solution GED propose elle-même une fonctionnalité d’archivage.

Pourquoi mettre en place un système d’archivage électronique ?

Les entreprises optent pour l'intégration d'un système d'archivage électronique pour des raisons stratégiques et opérationnelles.

Bien souvent, cette prise de conscience a lieu suite à un constat : le cycle de vie de l’information n’est pas géré de façon fiable.

Le déménagement de l'entreprise constitue également un moment propice pour évaluer quels documents doivent être conservés ou détruits. Ce processus de tri s'avère être une opportunité idéale pour mettre en place un système d'archivage électronique.

Enfin, la mise en place d’un archivage s’inscrit bien souvent dans un projet de dématérialisation plus global. L’objectif de l’entreprise est alors d'améliorer sa productivité et d’optimiser sa conformité réglementaire.

Quels sont les différents types d’archivage existant ?

Dans la pratique, il n’existe pas une, mais trois grandes formes d’archives.

Les premières sont dites courantes ou vivantes. Elles répondent à un besoin immédiat de l’entreprise pour l’exécution de ses missions. Autrement dit, les documents concernés doivent pouvoir être consultés rapidement. Leur accessibilité doit donc être quasi-immédiate.

Il existe ensuite les archives semi-vivantes. On parle aussi d’archives intermédiaires. Cette fois, les documents ne sont pas indispensables au quotidien de l'organisation. En revanche, ils doivent être conservés pour des raisons réglementaires afin de servir de preuve.

Enfin, n’oublions pas les archives patrimoniales ou définitives. Dans ce cas de figure, les documents sont conservés pour leur valeur historique.

Pour mieux comprendre le lien entre numérisation et devoir de mémoire, cliquez ICI.

Quels sont les principes fondamentaux de l’archivage électronique ?

L’archivage électronique repose sur 5 grands principes :

• L’accessibilité des informations : les documents sont classés et indexés pour faciliter leur recherche ;
• La pérennité : les supports et les formats doivent être actualisés. De cette façon, les documents sont conservés aussi longtemps que nécessaire, sans être endommagés ;
• L’authenticité : l'outil le système doit permettre d’identifier la personne à l'origine du document et sa date de création ;
• L’intégrité : les modifications effectuées sur les documents archivés doivent être traçables (gestion des verions) ;
• La confidentialité : la gestion des droits d’accès (autorisation, code, etc.) est primordiale. S’ajoute également la possibilité de prévoir le cryptage informatique des données.

Quelles sont les solutions d'archivage ?

Pour organiser l'archivage électronique des documents de votre entreprise, vous avez le choix entre plusieurs solutions, plus ou moins performantes.

Il existe, tout d’abord, un niveau d’archivage électronique que nous pouvons qualifier de basique. Il s’agit simplement d’espaces de stockage en ligne, type cloud, permettant de conserver des documents numériques. Cette solution de stockage informatique est évidemment à éviter si vous souhaitez stocker des données sensibles.

Un cran au-dessus, se trouvent les espaces d’archivage numériques sécurisés. Ils offrent plus de sécurité et garantissent davantage l’intégrité des documents.

Enfin, au sommet se situe un espace d’archivage à vocation probatoire. Horodatage, signature électronique, certificat électronique, différentes technologies permettent d’assurer la validité juridique des documents. Le Coffre-Fort Numérique (CFN) et le Système d’Archivage Électronique (SAE) font partie des solutions de conservation sécurisée à vocation probatoire.

Quels sont les avantages de l’archivage électronique ?

Face à la conservation papier des documents, la dématérialisation puis l'archivage électronique offrent des avantages considérables.

• Gain de place ;
• Meilleure accessibilité et récupération des documents ;
• Gain de temps pour vos collaborateurs qui ont accès rapidement à l’information qu’il recherche pour exécuter leur mission
• Réduction des coûts liés à l’usage du papier et aux impressions ;
• Réduction des risques : les supports papiers peuvent partir en fumée dans un incendie, être détruits lors d’une inondation ou volés par un collaborateur mal attentionné. Au contraire, l’archivage électronique assure la pérennité des données. L’accès aux données et leurs modifications sont sécurisés et tracés.
• Conformité réglementaire : l’archivage électronique facilite le respect de la législation, en matière de conservation des documents et de RGPD notamment.

Quels sont les défis de l’archivage électronique ?

L'archivage électronique se retrouve confronté à trois défis majeurs, prêts à mettre à l'épreuve sa pérennité et son efficacité.

L’obsolescence des technologies

Les avancées technologiques sont fulgurantes. Les anciens formats de fichiers et les systèmes peuvent vite devenir obsolètes, rendant ainsi les documents archivés inaccessibles.

Pour faire face à ce défi, les organisations doivent veiller à mettre en place des stratégies de préservation numérique. Il s’agit de prévoir des migrations régulières des données vers de nouveaux formats ou systèmes et d’utiliser des techniques d'émulation et de virtualisation. En d’autres termes, garantir la pérennité de l’archivage électronique implique une planification à long terme pour anticiper l'obsolescence des technologies.

La durée de conservation des archives

La durée de conservation légale ou réglementaire des documents peut varier en fonction de la juridiction et du secteur d'activité. Les organisations doivent être en mesure de suivre les réglementations en vigueur et de conserver les documents électroniques pendant la période requise. Une gestion rigoureuse des politiques d'archivage, des périodes de rétention et des délais de destruction des documents est donc indispensable.

Intégrité et authenticité des documents

Les risques de manipulation, de corruption ou de perte de données sont toujours présents. Des mécanismes, comme la signature numérique ou les empreintes cryptographiques, doivent être prévus. Objectif : prévenir les atteintes à l'intégrité et détecter toute altération.

De la même façon, le système d'archivage doit empêcher toute falsification des documents. Les horodatages, les certificats numériques et les techniques de traçabilité sont des technologies fiables et performantes pour garantir l’authenticité des archives.

Quelles sont vos obligations légales en matière d’archivage électronique ?

Au fil des années, les règles juridiques applicables à l’archivage électronique se sont étoffées.

Les textes de référence de l’archivage électronique

Voici les principaux textes juridiques applicables à l’archivage électronique et à la conservation des documents :

• Article 1366 du Code civil relatif à la force probante de l’écrit électronique ;
• Articles 1174 et 1175 du Code civil relatifs à la validité d’un contrat établi sous forme électronique ;
• Article 1379 sur la présomption de fiabilité et de force probante des copies ;
• Règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 (identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques) ;
• Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;
• Règlement général sur la protection des données ou RGPD n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016.

Les obligations légales

La durée de conservation légale varie en fonction de la nature du document concerné. Par exemple, les factures clients et fournisseurs, comme les pièces justificatives comptables, doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture comptable de l'exercice.

Archivé pendant un délai précis, il doit pouvoir être présenté à l’administration en cas de contrôle. Cet archivage peut être réalisé sous format papier ou sous format numérique. En effet, depuis 2000, le document électronique dispose de la même valeur probante que le document papier (article 1316-1 du Code Civil).

Notons que la loi est même allée encore plus loin en obligeant, dès 2025, l’ensemble des entreprises à passer à la facture électronique.

Les normes de l’archivage électronique

Enfin, le système d’archivage électronique doit satisfaire les exigences des normes suivantes :

• AFNOR NF Z42-013 relative à la conception et l’exploitation de solutions d’archivage électronique ;
• ISO 11506 concernant les méthodes d’archivage et de preuve des données électroniques ;
• NF Z42-020 spécifique au coffre-fort CCFN ;
• ISO 15489 sur le record management.

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