Tout savoir sur la valeur probatoire des documents
Entre factures électroniques, contrats dématérialisés et rapports virtuels, la papeterie traditionnelle semble en voie de devenir une relique du passé. Cette transformation, tout en offrant une agilité et une efficacité incontestables, soulève une question cruciale : comment s’assurer que nos documents numériques sont bien dignes de confiance ? C'est là que la notion de valeur probatoire des documents entre en scène. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les défis de la dématérialisation documentaire et de l'archivage à surmonter ? Quels sont les outils à disposition ? Le guide rédigé par Numen répond à toutes vos questions.
Qu’est-ce que la valeur probatoire d’un document ?
Avant d’aborder les défis et les outils permettant d’assurer la valeur probatoire d’un document numérique, revenons un instant sur sa définition et ses éléments constitutifs.
Définition de la valeur probatoire d'un document
La valeur probatoire d'un document correspond à sa capacité à être prise en compte comme une preuve juridique par un juge ou par une administration. L’article 1366 du Code civil accorde à l’écrit numérique la même valeur que sa version papier à condition d’être en mesure de démontrer son origine et son intégrité, depuis sa création.
La valeur probatoire d’un document sur support numérique repose donc sur son authenticité et son intégrité. Ces deux qualités découlent de la manière dont il a été créé, stocké, géré et préservé.
L’intégrité du document
L'intégrité d'un document se réfère à la préservation de son contenu original, sans altération ni modification non autorisée, depuis sa création ou son enregistrement. Pour assurer l'intégrité, des techniques telles que les empreintes numériques et les systèmes de gestion de documents sécurisés sont utilisées. Elles permettent de détecter toute modification, même mineure, apportée à un document. L'intégrité garantit que le document présenté comme preuve est exactement le même que celui initialement créé ou reçu.
L'authenticité de la source
L’authenticité de la source concerne la vérification de l'origine et de la provenance du document.
Un document est considéré comme authentique d’un point de vue juridique s'il est clair qu'il provient de la source alléguée. Les mécanismes comme les signatures numériques, les certificats électroniques, ou les sceaux numériques sont fréquemment utilisés pour attester de l'authenticité. Cette dernière aide donc à confirmer que le document n'est pas une contrefaçon et qu'il a été émis par la partie qui prétend l'avoir produit.
Horodatage et traçabilité
L’horodatage implique l'apposition d'une date et d'une heure précises sur le document (facture, bon de commande, etc.). Il indique donc quand il a été créé ou modifié. Il est intimement lié à la traçabilité. Celle-ci fait référence à la capacité de suivre l'historique du document, y compris toutes les modifications, les accès, et les transferts qu'il a subis. Ce processus inclut l'identification des personnes ou des systèmes qui ont interagi avec le document.
Valeur probatoire et valeur probante, quelle différence ?
Ces deux termes sont souvent utilisés, à tort, de façon interchangeable. En réalité, il ne se situe pas au même niveau sur l’échelle du temps. Le terme “probatoire” se réfère à la possibilité pour un document d’être admis comme preuve, si besoin. Il pourrait donc, dans le futur, obtenir une “valeur probante”, une fois validé comme preuve par un juge.
Les défis de la dématérialisation documentaire
Alors que la numérisation se généralise au sein des organisations, la dématérialisation documentaire présente des opportunités sans précédent. Elle apporte, dans le même temps, avec elle, un éventail d’enjeux complexes. Examinons de plus près les principaux défis à relever tels que les risques de falsification, l'assurance de la pérennité des documents numériques, et la nécessité d'assurer la légalité et la conformité des procédures de dématérialisation.
Les risques de falsification et de manipulation des documents
Contrairement aux documents papier, où la falsification nécessite souvent une expertise spécifique et peut laisser des traces physiques de manipulation, les documents numériques peuvent être altérés avec une relative facilité à l'aide de logiciels courants. Cette vulnérabilité expose les entreprises à des risques accrus de falsification, rendant difficile la vérification de leur authenticité et de leur intégrité originelle.
Or, la moindre altération d’un document écrit (comptable, par exemple) peut remettre en question sa valeur probatoire. Une telle situation peut avoir des conséquences juridiques significatives.
L’assurance de la pérennité des documents numériques
Cette pérennité fait référence à la capacité de conserver les documents numérisés de manière à ce qu'ils restent accessibles, intacts, et exploitables sur le long terme. Cette conservation doit être assurée malgré les changements technologiques.
En la matière, les défis sont nombreux. Tout d'abord, la durabilité des supports de stockage numérique est limitée. Les disques durs, les serveurs, et même les supports de stockage en cloud ont une durée de vie qui peut compromettre la disponibilité à long terme des documents. De plus, l'obsolescence technologique représente une menace sérieuse. Les formats de fichiers utilisés aujourd'hui peuvent devenir incompatibles avec les logiciels ou les systèmes d'exploitation de demain.
La pérennité a une incidence directe sur la valeur probatoire des documents. Un document qui ne peut être retrouvé ou lu à cause d'une défaillance de stockage ou d'obsolescence technologique (par exemple, si le format n'est plus supporté) perd sa capacité à servir de preuve. Cela pose un défi particulier dans les domaines où les documents doivent être conservés pendant de longues périodes.
La préservation numérique à long terme nécessite donc une planification et une gestion proactive des archives. Cela implique le respect des normes, une mise à jour régulière des formats de fichiers et des systèmes de stockage, la création de copies de sauvegarde dans des emplacements géographiquement diversifiés ou encore la mise en œuvre de politiques rigoureuses de gestion des données.
Légalité et conformité des procédures de dématérialisation
Lors de la dématérialisation des documents, toutes les étapes, de la création à l'archivage des documents numériques, doivent être réalisées selon les lois et les réglementations en vigueur (factures, documents comptables, etc.). L’absence de conformité peut entraîner des conséquences légales graves (sanctions pénales, amendes administratives, rejet de la preuve, etc.). Les entreprises doivent donc :
- Suivre les changements législatifs et réglementaires ;
- Interpréter correctement les exigences légales ;
- Adapter leurs processus de dématérialisation à ces exigences.
De plus, la diversité des normes et des lois selon les juridictions et les industries rend la tâche encore plus complexe pour les organisations opérant à l'échelle internationale.
Pour relever ce défi, toutes les entreprises, peu importe leur taille, doivent :
- Mettre en place des politiques internes claires ;
- Assurer la formation de leurs employés ;
- Procéder à des audits réguliers de leur processus de dématérialisation ;
- Collaborer avec des experts juridiques et des consultants en technologie de l'information pour s'assurer que les systèmes de dématérialisation sont non seulement efficaces, mais aussi entièrement conformes aux normes légales et réglementaires ;
- Opter pour des outils fiables et performants.
Les outils et technologies au service de la valeur probatoire des documents
De la signature électronique à la blockchain, en passant par la GED et le coffre-fort numérique, explorons ensemble les outils et les technologies indispensables pour garantir la valeur probatoire de vos documents.
La signature électronique garante de l'authenticité des documents
En s’appuyant sur des clés de chiffrement, la signature électronique assure de façon fiable l'identité du signataire, prévient la falsification des documents et protège la confidentialité des informations qu'ils contiennent (article 1367 du Code civil). Par ailleurs, elle simplifie les échanges électroniques en rendant moins pertinente la gestion de documents papier.
En France, son utilisation a été officialisée par les articles de la loi n° 2000-230 parue le 13 mars 2000 et son décret n° 2001-272 du 30 mars 2001. Elle possède désormais la même valeur qu’une signature manuscrite. Elle a, par ailleurs, fait l’objet d’une harmonisation au niveau de l’Union européenne avec le Règlement du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques (règlement eIDAS).
La Blockchain ou chaînage : une solution pour l'intégrité et la traçabilité
La blockchain, ou le chaînage de blocs, offre une méthode robuste pour maintenir l'intégrité et la traçabilité des documents numériques. Chaque bloc dans la chaîne contient un enregistrement cryptographique des données, rendant les modifications illégitimes pratiquement impossibles. Cette technologie fournit aux organisations un registre immuable et transparent de leurs transactions. Elle garantit donc une traçabilité complète des modifications apportées à un document.
Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) : assurer la traçabilité des documents
Les systèmes de GED sont essentiels pour gérer efficacement les informations numériques et suivre toutes les interactions avec un document (comme les modifications, les consultations, et les partages).
Les logiciels GED aident à organiser la masse documentaire des entreprises. Ils offrent des fonctionnalités telles que l'indexation, la recherche, et le contrôle des versions. Ils contribuent donc à maintenir la traçabilité et l'organisation des documents numérisés.
Le système d’archivage électronique à valeur probatoire
Ici, nous faisons référence au Coffre-fort numérique ou CFN. Cette solution d'archivage électronique, distincte du SAE, garantit l'intégrité et la pérennité des documents. Il propose un environnement sécurisé pour le stockage à long terme des documents numériques (factures, contrats, etc.).
Les CFN, utilisés dans les entreprises, reposent sur des systèmes de cryptage avancés et des mécanismes d'authentification. Ils garantissent ainsi que les documents archivés restent intacts et protégés contre tout accès non autorisé.
La copie fidèle : pour passer du papier au numérique sans difficultés
La numérisation fidèle, définie par le décret du 5 décembre 2016, garantit une reproduction en tout point conforme à l'original papier. Elle assure donc la conservation à la fois de la forme et du contenu du document.
Rappel : la copie fidèle est un pré-requis indispensable à la copie fiable.
Les normes NF Z42-026 et NF 544 définissent les critères pour qu'une copie numérique soit considérée comme fidèle à l'original papier. Ces normes assurent que les copies numérisées préservent toutes les informations contenues dans le document original.
La valeur probatoire des documents fondée sur l'authenticité, l'intégrité et la traçabilité, est essentielle dans un univers numérique en constante évolution. Ce concept clé garantit que les documents numérisés sont fiables et valables en droit. Pour assurer cette valeur probatoire lors du processus de numérisation, il est primordial de s'orienter vers un expert qui maîtrise l'ensemble de la chaîne. C'est exactement ce que propose Numen : une expertise complète de bout en bout, garantissant une numérisation sécurisée et conforme aux normes actuelles.
