Qu'est-ce que la GED ?

La gestion électronique des documents ou GED est un des enjeux majeurs de la transformation numérique des entreprises. C’est en effet un défi de taille à relever afin de maximiser leur efficacité, tout en réalisant des économies substantielles sur le long terme. Pourtant, cette notion clé reste aujourd’hui encore flou pour une grande majorité de chefs d’entreprise et de salariés. Alors, qu’est-ce que la GED ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les avantages des solutions électroniques de gestion des contenus pour les entreprises ? Le point avec Numen, partenaire fiable pour votre transformation digitale.

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

Définition de la GED

La GED ou Gestion Électronique des Documents est un logiciel Saas ou on-premise prenant en charge l’ensemble du processus de vie des documents numériques, de leur création à leur suppression définitive, en passant par leur modification, leur publication, ou encore leur diffusion. En d’autres termes, la GED correspond à un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer les flux de documents au sein d’une entreprise.

A noter : en anglais, la GED se retrouve sous l'appellation de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management). La définition reste la même.

Pour mieux comprendre les contours de la GED et son rôle au sein de votre entreprise, prenons un exemple concret.

Vous demandez à un de vos commerciaux de retrouver un devis signé avec un client plusieurs semaines auparavant. Le classement de ses emails ne lui permet pas de remettre la main dessus. Par ailleurs, vos locaux ont subi une inondation le mois dernier et votre système d’archivage papier est inaccessible.

Heureusement, le système de GED, mis en place au sein de votre entreprise, vole à votre secours. Il regroupe tous les formats de contenus de votre entreprise dans un système de classement hiérarchisé et structuré. Une simple recherche, dans la solution, selon des critères préétablis (date, nom du client, etc.), suffit pour retrouver rapidement votre devis. Vous pouvez par ailleurs, le modifier, l’annoter, le valider et le partager de façon entièrement dématérialisée.

Comment fonctionne une solution GED ?

La plupart du temps, une solution GED est intégrée au système d’information de l’entreprise et installée en mode Saas ou via un serveur local dédié. Il est alors disponible sous forme d'application installée sur les ordinateurs des utilisateurs ou de portail web.

Le logiciel GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie des documents :

• L’acquisition d’un document électronique ou la numérisation d’un format papier : dans ce dernier cas, il ne s’agit pas d’un simple scan mais bien de la création d’un document numérique grâce à un logiciel OCR (reconnaissance optique des caractères) ;
• Le traitement des documents comprenant leur classification, leur référencement et leur indexation ;
• La collaboration autour d’un document dans un espace dédié et sécurisé ;
• L’archivage sécurisé dont la capacité est adaptée aux besoins de votre entreprise ;
• La diffusion incluant l’accès, la modification et le partage des documents dans le respect de la confidentialité des informations.
• Le monitoring afin de surveiller les interventions dans les documents (notification automatique et dashboard personnel pour chaque utilisateur de la GED).

Les contenus concernés sont hétérogènes et proviennent de sources très différentes : courriers, emails, Word, Excel, OpenOffice et progiciels métier. Le logiciel GED conçoit donc un espace numérique unique. Pour cela, il se synchronise avec les applicatifs métiers utilisés par les différents services de l’entreprise (RH, achat, comptabilité, etc.). Chaque applicatif y dépose ses données et peut utiliser celles d'un autre outil en fonction des autorisations prédéfinies.

Les fonctionnalités des logiciels GED sont nombreuses et évolutives. Elles varient en effet en fonction de l’éditeur mais également des besoins de l’entreprise :

• Indexation et suppression des ressources documentaires
• Stockage des documents et des versions ;
• Gestion des droits d’accès et de consultations des documents ;
• Recherche des fichiers en texte intégral ;
• Mise en place de tableaux de bord ;
• Modification et annotation des documents ;
• Mise en place de la signature électronique pour certifier la valeur d’un document ;
• Diffusion des documents ;
• Etc.

Quels sont les types de logiciels GED ?

Il faut d'abord différencier les logiciels GED on-premise et logiciels GED en SaaS. Les premiers sont installés sur les serveurs de l’entreprise. Les seconds sont, au contraire, hébergés dans un cloud. Les collaborateurs y accèdent par Internet grâce à un identifiant et un code.

Il existe ensuite des logiciels GED en open source, dont le code est accessible au public, et des logiciels GED propriétaires, appartenant à une entreprise.

Il faut ensuite distinguer les différents types de GED en fonction des besoins des entreprises. On retrouve :

• La GED collaborative qui comme son nom l’indique vise à optimiser le travail des collaborateurs d’une entreprise ;
• La GED de conservation dont l’objectif principal est la préservation à long terme des documents ;
• La GED transverse assurant une intégration des processus de gestion des documents des différents départements d’une entreprise ;
• La GED métiers (GED RH, GED comptable, etc.) visant l’optimisation des processus de chaque service de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la GED pour votre entreprise ?

Le volume documentaire traité par les entreprises ne cesse de croître. Face à cette tendance, la GED présente trois avantages clés.

La réduction des coûts liés à la gestion des documents

Devis, factures, contrats, dossiers d'employés ou encore informations clients, la quasi-totalité des informations présentes dans une entreprise est désormais numérisée. La gestion de ces très nombreux documents peut se révéler un véritable casse-tête, tout en représentant un coût substantiel pour votre organisation. À cet égard, une solution GED offre un avantage concurrentiel déterminant. Cet outil réduit en effet les coûts liés à la gestion de vos opérations quotidiennes (achat d’encre et de papier).

L’utilisation limitée de consommables s’inscrit, par ailleurs, dans une démarche de développement durable. Votre entreprise réduit ainsi son impact environnemental.

Les avantages liés à la sécurité et à la confidentialité des documents

C’est l’un des plus importants avantages des logiciels GED. Ils aident en effet les entreprises à diminuer le risque de perte de données. Fini les factures égarées et les tableaux Excel modifiés par erreur !

Les fichiers sont intégrés dans un système structuré où les informations sont facilement accessibles grâce à des critères de recherche définis en amont. Le logiciel conserve les historiques de modification et toutes les informations afférentes (date, identité des utilisateurs). Cette traçabilité facilite la récupération des documents et sécurise l’accessibilité des données en temps réel. La GED vous protège donc contre une utilisation non autorisée ou à une manipulation illicite de vos données.

Les avantages liés à la productivité et à l'efficacité

Chaque jour, vos employés perdent un temps considérable à rechercher les informations nécessaires à l’exécution de leurs missions. La GED facilite justement l’organisation, le stockage et le partage de vos documents numériques. Cet outil électronique supprime les tâches chronophages et améliore la communication entre vos équipes. La gestion électronique des documents permet aux collaborateurs d’avoir immédiatement accès à l’information et donc de gagner du temps. Grâce à un classement optimal et des mises à jour automatiques, ils sont par ailleurs certains de travailler sur la bonne version du document.

Vos salariés en télétravail ou répartis sur plusieurs sites peuvent eux aussi profiter des avantages de la GED. Ils accèdent en effet plus facilement aux documents indispensables à leur travail. L’ensemble de vos collaborateurs gagnent donc en efficacité et en productivité.

La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents a d’ailleurs un impact direct sur l’expérience collaborateur. Proposer des outils modernes à vos employés participe activement à leur satisfaction. Or, leur bien-être impacte directement leur performance et peut accroître de 31 % leur productivité.

Enfin, la digitalisation des processus constitue un réel facteur d’attractivité lors du recrutement. C’est en effet un levier efficace pour valoriser l’image de votre marque employeur et augmenter votre notoriété auprès des meilleurs talents.

Les étapes de mise en place d’une GED

La mise en place d’une GED s’inscrit dans un projet de dématérialisation de votre base documentaire. Cette démarche nécessite une méthodologie rigoureuse.

Étape 1 : faire le point sur vos besoins documentaires

Il convient, à ce stade, de recenser les besoins de l’entreprise en matière de gestion documentaire. N’hésitez pas, pour cela, à interroger les futurs utilisateurs de votre outil.

Cette première étape permet de déterminer :

• Les types de documents à numériser ;
• Le niveau de numérisation recherché et les formats attendus (numérisation simple, copie fidèle, copie fiable) ;
• Les besoins en matière d’indexation et d’extraction des données ;
• Les besoins en termes de sécurité et de confidentialité ;
• Etc.

Une analyse précise limite les risques d’une GED mal adaptée à votre entreprise. Elle contribue à la rédaction d’un solide cahier des charges, indispensable pour choisir votre solution.

Étape 2 : présélectionner des prestataires GED

Il existe plusieurs dizaines d’éditeurs de logiciels de GED en France. Pour faire le bon choix, il est indispensable de faire une présélection afin de tester les différentes solutions disponibles. Voici les conseils des experts Numen :

• Présélectionner uniquement des prestataires spécialisés en numérisation et en gestion documentaire en analysant leur expérience et leurs références ;
• Vérifiez les équipements pour la numérisation ;
• Assurez-vous qu’ils disposent des ressources nécessaires pour mener à bien votre projet ;
• Prenez connaissance de l’ensemble des services proposés ;
• Optez pour des prestataires flexibles.

Étape 3 : sélectionner votre prestataire GED

À ce stade, plusieurs critères sont à analyser avant de choisir votre solution GED :

• La qualité du service proposée par le prestataire (certification, échantillon de numérisation, fiabilité des fonctionnalités proposées, support client, etc.) ;
• Les options de stockage et d'accès aux documents numérisés ;
• La compatibilité avec vos logiciels et vos systèmes de gestion documentaire existants ;
• Le devis et les délais de réalisation du projet.

Étape 4 : sensibiliser les utilisateurs

Afin d’éviter toute résistance au changement, il est conseillé :

• D’expliquer clairement le projet et ses objectifs à vos salariés ;
• De valoriser les bénéfices de la dématérialisation documentaire pour vos collaborateurs ;
• De prendre en compte leurs doutes et leurs questions ;
• De former vos collaborateurs ;
• De communiquer régulièrement sur l’avancement du projet ;
• De mettre en place un support pour vos collaborateurs.

Face à l'enjeu crucial de la numérisation et de la transformation digitale, la Gestion Électronique de Documents est donc devenue un outil incontournable pour toute entreprise souhaitant rester compétitive. Avec la solution Doxtreem de Numen, vous pouvez enfin dire adieu aux processus laborieux et chronophages liés à la gestion des documents. Les contenus sont immédiatement accessibles, les flux sont centralisés et la sécurité de vos données est renforcée. De plus, la GED Numen vous permet d'optimiser les processus métiers et de favoriser la collaboration entre les différents services de votre entreprise.

Ne laissez plus la gestion de vos ressources documentaires freiner votre croissance. Contactez dès maintenant nos experts pour en savoir plus sur la solution Doxtreem de Numen.