La gestion électronique des documents ou GED est un des enjeux majeurs de la transformation numérique des entreprises. C’est, en effet, un défi de taille à relever afin de maximiser leur efficacité, tout en réalisant des économies substantielles sur le long terme. Pourtant, cette notion clé reste aujourd’hui encore flou pour une grande majorité de chefs d’entreprise et de salariés. Alors, qu’est-ce que la GED ? Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les avantages pour votre entreprise ? Le point avec Numen, partenaire fiable pour votre transformation digitale.
Livre blanc - Décryptage. Les solutions logicielles GED
La gestion électronique des documents ou GED est un des nombreux enjeux majeurs de la transformation numérique des organisations. Parce qu'il existe une multitude de solutions de gestion électronique des documents, Numen vous apporte un éclairage sur les principes fondamentaux d’une telle solution ainsi que ses avantages, tout en vous fournissant des clés pour choisir la bonne solution adaptée à vos besoins.
La GED ou Gestion Électronique des Documents est un logiciel Saas ou on-premise prenant en charge l’ensemble du processus de vie des documents numériques, de leur création à leur suppression définitive, en passant par leur modification, leur publication, ou encore leur diffusion. En d’autres termes, la GED correspond à un ensemble de fonctionnalités permettant de gérer les flux de documents au sein d’une entreprise.
A noter : en anglais, la GED se retrouve sous l'appellation de DMS (Document Management System) ou EDM (Electronic Document Management).
Pour mieux comprendre les contours de la GED et son rôle au sein de votre entreprise, prenons un exemple concret.
Vous demandez à un de vos commerciaux de retrouver un devis signé avec un client plusieurs semaines auparavant. Entre ses nombreux emails, celui-ci ne parvient pas à remettre la main dessus. Par ailleurs, vos locaux ont subi une inondation le mois dernier et votre système d’archivage papier est inaccessible.
Heureusement, le système de GED, mis en place au sein de votre entreprise, vole à votre secours. Il regroupe tous les formats de documents de votre entreprise dans un système de classement hiérarchisé et structuré. Une simple recherche, selon des critères préétablis (date, nom du client, etc.), suffit pour retrouver rapidement votre devis. Vous pouvez par ailleurs, le modifier, l’annoter, le valider et le partager de façon entièrement dématérialisée.
La plupart du temps, la GED est intégrée au système d’information de l’entreprise et installée en mode Saas ou via un serveur local dédié. Il est alors disponible sous forme d'application installée sur les ordinateurs des salariés ou de portail web.
Le logiciel GED prend en charge toutes les étapes du cycle de vie des documents :
Les documents concernés sont hétérogènes et proviennent de sources très différentes : courriers, emails, Word, Excel, OpenOffice et progiciels métier. Le logiciel GED conçoit donc un espace numérique unique. Pour cela, il se synchronise avec les applicatifs métiers utilisés par les différents services de l’entreprise (RH, achat, comptabilité, etc.). Chaque applicatif y dépose ses données et peut utiliser celles des autres en fonction des autorisations prédéfinies.
Les fonctionnalités des logiciels GED sont nombreuses et évolutives. Elles varient en effet en fonction de l’éditeur mais également des besoins de l’entreprise :
Besoin de gérer vos documents de manière sécurisée ? Optez pour la GED !
Doxtreem, la solution de GED qui permet la digitalisation de l’ensemble de vos processus documentaires.
Le volume de documents traités par les entreprises ne cesse de croître. Face à cette tendance, la GED présente trois avantages clé.
Devis, factures, contrats, dossiers d'employés ou encore informations clients, la quasi-totalité des informations présentes dans une entreprise est désormais numérisée. La gestion de ces très nombreux documents peut se révéler un véritable casse-tête, tout en représentant un coût substantiel pour votre organisation. Sur ce point, une solution GED offre un avantage concurrentiel déterminant. Elle réduit en effet les coûts liés à la gestion de vos opérations quotidiennes (achat d’encre et de papier).
L’utilisation limitée de consommables s’inscrit, par ailleurs, dans une démarche de développement durable. Votre entreprise réduit ainsi son impact environnemental.
Les solutions de GED peuvent réduire les coûts de gestion des documents jusqu'à 30%.
Les entreprises qui utilisent une solution de GED peuvent réduire leur consommation de papier jusqu'à 40%.
C’est l’un des plus importants avantages des logiciels GED. Ils aident, en effet, les entreprises à diminuer le risque de perte de données. Fini les contrats égarés et les tableaux Excel modifiés par erreur !
Les fichiers sont intégrés dans un système structuré où les informations sont facilement accessibles grâce à des critères de recherche définis en amont. Le logiciel conserve les historiques de modification et toutes les informations afférentes (date, identité des personnes). Cette traçabilité facilite la récupération des documents et sécurise l’accessibilité des données en temps réel. La GED vous protège donc contre une utilisation non autorisée ou à une manipulation illicite de vos données.
Chaque jour, vos employés perdent un temps considérable à rechercher les informations nécessaires à l’exécution de leurs missions. La GED facilite justement l’organisation, le stockage et le partage de vos documents numériques. Elle supprime les tâches chronophages et améliore la communication entre vos équipes. La gestion électronique des documents permet aux collaborateurs d’avoir immédiatement accès à l’information et donc de gagner du temps. Grâce à des mises à jour automatiques, ils sont par ailleurs certains de travailler sur la bonne version du document.
Les entreprises qui utilisent une solution de GED peuvent réduire le temps de recherche de documents jusqu'à 80%.
Vos salariés en télétravail ou répartis sur plusieurs sites peuvent eux aussi profiter des avantages de la GED. Ils accèdent en effet plus facilement aux documents indispensables à leur travail. L’ensemble de vos collaborateurs gagnent donc en efficacité et en productivité.
La mise en place d’une Gestion Électronique des Documents a d’ailleurs un impact direct sur l’expérience collaborateur. Proposer des outils modernes à vos employés participe activement à leur satisfaction. Or, leur bien-être impacte directement leur performance et peut accroître de 31 % leur productivité.
Enfin, la digitalisation des processus constitue un réel facteur d’attractivité lors du recrutement. C’est en effet un levier efficace pour valoriser l’image de votre marque employeur et augmenter votre notoriété auprès des meilleurs talents.
La confusion entre GED et ECM est fréquente. Ces deux solutions n’ont pourtant ni le même périmètre ni les mêmes objectifs.
Comme nous venons de le voir, la GED est avant tout une solution logicielle qui centralise et sécurise les documents métiers : contrats, factures, dossiers RH, courriers entrants ou encore fichiers bureautiques.
Pour rappel, avec une GED, vous pouvez :
La GED a donc une vocation opérationnelle. Elle a pour objectif de vous faire gagner du temps. Vous réduisez le nombre d’erreurs et les échanges au sein de votre entreprise s’améliorent.
L’ECM (Enterprise Content Management), lui, va bien au-delà. Il propose, en effet, une véritable stratégie globale de gestion des contenus de votre entreprise. Par ailleurs, si la GED s’occupe principalement de documents structurés (PDF, Word, images, courriers numérisés), l’ECM couvre également les contenus non structurés (emails, vidéos, formulaires web, wikis, pages intranet). Son objectif est d’orchestrer l’ensemble des informations numériques qui circulent au sein de votre entreprise.
En termes de fonctionnalités, une GED assure l’acquisition, le classement, la recherche, la collaboration et l’archivage des documents.
L’ECM intègre toutes ces briques, mais ajoute une dimension plus large avec :
Son approche est donc transversale et s’adresse autant aux DSI qu’à la direction générale.
Voici quelques exemples pratiques pour mieux cerner la différence entre GED et ECM :
En résumé, la GED est un outil opérationnel centré sur la gestion documentaire, tandis que l’ECM est une boîte à outils, intégrée à une vision globale. Une GED peut donc exister seule. L’ECM, lui, englobe plusieurs solutions dont une GED, un portail collaboratif, un moteur de recherche unifié, un module de records management, etc.
Intéressons-nous maintenant à la GED et au SAE (Système d’Archivage Électronique). Certes, ces deux solutions répondent à des besoins différents. Mais elles sont, en réalité, parfaitement complémentaires.
La GED gère les documents vivants de votre entreprise, c’est-à-dire tous les fichiers qui circulent dans vos processus métiers (contrats en cours de négociation, factures en attente de validation, dossiers RH partagés, courriers entrants numérisés). Cette solution permet d’éditer les documents, de gérer les workflows, d’assurer le versioning et d’améliorer le travail collaboratif au quotidien.
Le SAE, en revanche, répond à une toute autre mission : celle de l’archivage électronique à valeur probatoire. Son objectif est de garantir sur le long terme l’intégrité, l’authenticité et la durabilité des documents.
Concrètement, le SAE fige les fichiers et les scelle numériquement (via l’horodatage, les empreintes ou le scellement). Il les conserve ensuite dans un environnement sécurisé conforme aux normes en vigueur (NF 203, ISO 14641, etc.). Contrairement à la GED, une fois dans le SAE, les documents ne sont donc plus modifiables. Ils sont conservés pour servir de preuve en cas de contrôle, d’audit ou de litige.
On peut donc résumer la différence entre la GED et le SAE de la manière suivante :
À la lecture de ce paragraphe, vous l’aurez sans doute déjà compris : ces deux solutions sont complémentaires. La GED fait vivre les documents dans l’organisation, alors que le SAE les protège et les conserve dans la durée. La mise en place d’une GED et d’un SAE est donc indissociable pour bâtir une stratégie documentaire complète, conforme et sécurisée.
Le choix entre une GED en mode SaaS (cloud) ou une GED On-Premise (installée sur les serveurs de l’entreprise) dépend étroitement de vos besoins, de vos ressources internes et du niveau de contrôle ou de flexibilité que vous recherchez. Ces deux modèles présentent des avantages et des limites qu’il est essentiel de bien comprendre avant de choisir sa solution GED.
Avec une GED en mode SaaS, vous hébergez vos documents sur des serveurs distants opérés par l’éditeur ou par un hébergeur certifié (ISO 27001, cloud souverain, HDS, etc.). Ce modèle offre un déploiement rapide, sans besoin d’investir dans une infrastructure interne. La maintenance et les mises à jour sont automatiques et gérées directement par l’éditeur, ce qui réduit la charge de travail de vos équipes IT.
Autre avantage : vous pouvez augmenter le nombre d’utilisateurs ou la volumétrie documentaire quasi instantanément, en fonction de la croissance de votre entreprise ou de l’ouverture de nouveaux sites.
Côté budget, le modèle repose sur un abonnement (OPEX), mensuel ou annuel, qui permet de maîtriser les coûts et d’éviter les investissements lourds.
Enfin, le risque opérationnel est porté par l’éditeur, qui garantit la sécurité, la conformité légale (RGPD, HDS) et la continuité de service.
En pratique, le SaaS s’adresse surtout aux organisations qui souhaitent démarrer rapidement, avec peu de ressources IT internes. C’est la solution idéale pour les entreprises multi-sites ou celles qui anticipent une croissance rapide du volume documentaire.
À l’inverse, une GED On-Premise est hébergée sur votre infrastructure interne (serveurs dédiés ou datacenter privé). Vous contrôlez donc pleinement vos données, les configurations et les politiques de sécurité. Cette solution est souvent privilégiée par les entreprises soumises à de fortes contraintes internes : souveraineté des données, confidentialité sectorielle, connexions en réseau fermé ou environnement réglementaire spécifique.
Mais ce modèle implique aussi quelques inconvénients. Le déploiement est plus long et mobilise des ressources IT internes importantes. Tout comme les mises à jour qui doivent être planifiées et effectuées en interne. Les évolutions sont également limitées par les capacités physiques de votre infrastructure. Ajouter des utilisateurs ou augmenter l’espace de stockage nécessite souvent de nouveaux investissements matériels. Enfin, gardez en tête qu’avec cette solution On-Premise, votre entreprise supporte tous les risques liés à la sécurité et à la conformité légale. C’est également à vous d’effectuer les sauvegardes de données.
Sur le plan financier, l’On-Premise repose sur un modèle CAPEX (achat de licences, installation, maintenance, mises à jour). Ces coûts initiaux sont souvent élevés et doivent être amortis sur plusieurs années.
Deux modèles, deux logiques
En résumé :
Le choix dépend donc de vos contraintes et de vos priorités. Si vous cherchez une solution évolutive, rapide à mettre en place et peu consommatrice de ressources IT, le SaaS est l’option la plus pertinente. Si, au contraire, votre activité impose une maîtrise totale de l’infrastructure et une gestion interne des risques, l’On-Premise reste incontournable.
Lorsqu’une entreprise envisage de déployer une solution de gestion électronique de documents, une question revient souvent : faut-il privilégier une GED transverse ou opter pour une GED métier ? Notez, d’ores et déjà, que ces deux solutions ne sont pas en compétition. Elles s’adressent en réalité à des contextes différents et peuvent même se compléter dans certains cas.
La GED transverse est déployée à l’échelle de toute l’entreprise. Elle constitue une plateforme documentaire unique et centralisée, capable d’harmoniser les pratiques de gestion documentaire et de piloter les processus communs. Elle propose des modules standards et évolutifs (indexation, plan de classement modulable, workflows collaboratifs, gestion des droits, archivage électronique, connecteurs avec l’ERP ou le CRM).
Son avantage majeur réside dans la cohésion interservices. Le service RH, finance, juridique ou encore production accèdent au même référentiel documentaire. Cette solution évite les doublons et garantit une sécurité homogène. Sur le plan économique, une GED transverse permet de réduire les coûts. Il s’agit, en effet, d’un outil unique géré dans le cadre d’un seul contrat de niveaux de service et de maintenance.
À l’inverse, la GED métier se concentre sur les besoins spécifiques d’un service.
Elle propose une ergonomie ciblée et des fonctionnalités adaptées à un usage précis :
La GED métier permet de configurer une arborescence fine avec un plan de classement GED spécifique et des workflows sur mesure. Elle répond ainsi parfaitement aux contraintes documentaires d’un métier donné. Mais cette spécialisation a un revers : chaque GED métier implique une maintenance propre, des coûts additionnels et des efforts d’intégration plus lourds. L’interopérabilité avec le système d’information global (ERP, SAE, SharePoint) peut devenir complexe et chronophage si plusieurs solutions coexistent.
En pratique, la GED transverse représente le socle centralisé d’une organisation : elle unifie les processus et sécurise l’ensemble des documents. La GED métier, elle, trouve sa place en complément, lorsqu’un service a des exigences particulières qu’une GED transverse ne couvre pas nativement. Dans ce cas, il est essentiel d’anticiper l’intégration technique et de vérifier la compatibilité avec le SI existant afin d’éviter les silos documentaires.
Le bon choix dépend de la maturité de votre entreprise et de vos priorités. Si l’objectif est d’harmoniser la gestion documentaire et de disposer d’un référentiel commun, la GED transverse est la meilleure option. Si, au contraire, un service stratégique a besoin d’un module hautement spécialisé, une GED métier peut être envisagée, à condition de bien évaluer son intégration et son coût global.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur la différence entre la GED métier et la GED transverse.
Finissons notre propos sur les différences entre la GED et la GEC.
Comme nous l’avons dit maintes fois, la GED gère l’ensemble de vos documents numériques.
En revanche, et comme son nom l’indique, la GEC (Gestion Électronique du Courrier) se spécialise dans un champ bien précis : la gestion des courriers entrants et sortants, qu’ils soient papier ou électroniques.
En clair, c’est elle qui organise les flux de communication au sein de votre entreprise. Elle prend en charge la numérisation, la classification et l’affectation automatique des courriers aux bons interlocuteurs. En parallèle, cette solution gère également des fonctionnalités spécifiques comme la preuve de dépôt ou d’envoi ou le traitement des Lettres Recommandées Électroniques (LRE). Elle assure ainsi la traçabilité complète de vos échanges. Grâce au routage intelligent et à la distribution multicanal, elle garantit une communication rapide et fiable.
Prenons quelques exemples.
Avec une GED, vous pouvez par exemple publier et diffuser vos procédures qualité validées dans l’ensemble de vos agences ou centraliser tous vos contrats juridiques au sein de la direction.
La GEC, de son côté, sera l’alliée d’un service courrier ou d’un secrétariat général : réception et traitement automatiques des LRE clients dans un service réclamation multi-agences ou encore envoi massif de convocations avec preuve de dépôt, suivi et archivage.
Il ne s’agit pas de choisir l’une ou l’autre. Ces deux solutions sont complémentaires et utiles pour sécuriser, à la fois, vos flux documentaires et vos processus métiers.
La Gestion Électronique de Documents est donc devenue un outil incontournable de la transformation digitale pour toutes les entreprises qui souhaitent rester compétitives. Avec la solution Doxtreem de Numen, vous pouvez enfin dire adieu aux processus laborieux et chronophages liés à la gestion des documents. Les contenus sont immédiatement accessibles, les flux sont centralisés et la sécurité de vos données est renforcée. En parallèle, la GED Numen optimise les processus métiers et favorise la collaboration entre les différents services de votre entreprise.
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Avec une GED (Gestion Électronique des Documents), vous dites adieu aux classeurs poussiéreux et aux dossiers éparpillés sur des serveurs partagés. Tous vos documents numériques sont centralisés, classés et sécurisés au même endroit. Résultat : vous gagnez en efficacité au quotidien, que ce soit pour valider une facture, signer un contrat ou gérer vos ressources humaines. En prime, votre organisation renforce sa conformité légale et sa sécurité documentaire.
La GED vous accompagne dans la gestion quotidienne de vos documents “vivants” : ceux que vous créez, modifiez et partagez dans vos processus internes. À l’inverse, l’archivage électronique, et plus particulièrement le SAE (Système d’Archivage Électronique), prend le relais en fin de cycle pour garantir la conservation légale et sécurisée de vos documents. Mais en réalité, l’un ne va pas sans l’autre. La GED facilite la production et la collaboration, tandis que le SAE protège vos informations sur le long terme.
Comment choisir une solution de GED adaptée ?
Avant de choisir votre solution de GED, posez-vous les bonnes questions. S’agit-il d’un usage métier (RH, achats, qualité…) ou d’une GED plus transversale ? Combien d’utilisateurs et quel volume de documents devrez-vous gérer ? Préférez-vous un déploiement en SaaS (cloud) ou en On-Premise ? Côté fonctionnalités, identifiez vos besoins : workflow, signature électronique, OCR, gestion des versions, LAD/RAD… Pensez aussi à l’interopérabilité. Votre GED doit pouvoir dialoguer avec vos autres outils (ERP, SharePoint, CRM…). Enfin, n’oubliez pas la conformité (respect du RGPD, sécurité des accès, traçabilité et stockage certifié).
Avec une GED, vous centralisez tous les types de documents de votre entreprise. Vos factures, contrats et bons de commande trouvent leur place aux côtés des bulletins de paie et dossiers salariés. Les statuts, conventions ou PV d’assemblée générale sont accessibles aussi facilement que vos plans techniques, dessins ou procédures. Même vos courriers, emails et pièces justificatives sont intégrés. Plus besoin de chercher partout, tout est à portée de clic.
Certains logiciels comme Doxtreem permettent même d’indexer des pièces non structurées automatiquement via IA.
La GED n’impose pas une durée de conservation, mais elle peut être configurée en fonction :
La conservation longue durée peut être assurée via un CFN conforme NF 203 qui sécurisera vos documents sensibles et légaux.
Le prix d’une GED varie selon vos besoins. Plus vous avez d’utilisateurs ou de documents à gérer, plus l’investissement évolue. Le choix des modules (workflow, OCR, signature électronique…) influence aussi le coût, tout comme le mode d’hébergement (en SaaS avec un abonnement mensuel ou en On-Premise avec un achat et de la maintenance). À cela s’ajoutent les frais d’intégration et de paramétrage pour adapter la solution à votre organisation.
Oui, atteindre le zéro papier est tout à fait possible, mais à certaines conditions. Il faut d’abord dématérialiser l’ensemble de vos flux entrants. Les documents engageants devront être validés par une signature électronique qualifiée. Enfin, leur conservation doit passer par un archivage numérique à valeur probante (SAE/CFN). Si ces trois critères sont réunis, votre organisation peut réellement dire adieu au format papier.
GLOSSAIRE
Solution/logiciel permettant de centraliser, gérer, classer, sécuriser et partager les documents numériques d’une entreprise.
ECM (Enterprise Content Management)
Stratégie et plateforme globale gérant l’ensemble des contenus d’entreprise (documents, emails, vidéos, formulaires…) – la GED en est une composante.
Solution dédiée à l’archivage long terme à valeur probatoire, garantissant intégrité, traçabilité, scellage et conformité réglementaire.
Peut désigner la GED de courriers (flux entrants/sortants) ou la gestion électronique de contenu, selon le contexte.
Termes anglais équivalents à la GED.
Ancienne appellation du système GED, incluant la gestion des documents électroniques natifs et dématérialisés.
Technologie permettant de convertir images scannées en texte exploitable.
Techniques d’extraction automatique de données (factures, formulaires…) via IA.
Processus automatisé de validation, signature ou tri de documents selon un circuit défini.
Informations descriptives associées à un document (titre, auteur, date…) pour faciliter la recherche et la classification.
Capacité d’un système GED à communiquer avec autres outils métiers (ERP, CRM, SharePoint, SAE…).
Processus d’attribution de mots-clés et métadonnées pour faciliter la recherche documentaire.
Archivage respectant les normes en vigueur (NF Z42-020, NF 203…) assurant la validité légale des documents.
Solution sécurisée certifiée NF 203 / NF Z42-020 pour archiver de manière probatoire des documents sensibles. Ex : CFN Pro de Numen garantit intégrité, traçabilité et conservation sur le long terme.
Automatisation robotisée de tâches, y compris la gestion documentaire (flux, indexation, relances…).
Méthodes et plateformes pour automatiser et piloter les processus métiers, souvent interconnectées avec la GED.