Quelles sont les fonctionnalités de la GED ?

Une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) structure et administre efficacement les documents numériques au sein d'une entreprise. Cet outil assure un accès rapide et facile aux informations, allège les dépenses liées à la gestion des documents et minimise les risques de perte de données. Il contribue également à une nette amélioration de la productivité des collaborateurs. Face à une offre étendue de solutions disponibles sur le marché, faire le bon choix peut s'avérer délicat. Pour vous aider, Numen vous présente en détail les fonctionnalités essentielles de la GED.

1ere fonctionnalité de la GED : l’acquisition et la collecte des documents

Le logiciel GED centralise l’ensemble des documents d’une entreprise au sein d’un seul et même outil. Pour cela, elle dispose de plusieurs canaux d’acquisition :

• Le scanner permet de numériser les documents papier afin de les intégrer dans le système de GED sous forme numérique.
• Les e-mails avec une capture automatique des documents envoyés ou reçus.
• Les API utilisées pour connecter la solution GED à d'autres applications et y récupérer des documents.
• Le SAS d'import qui propose des plateformes sécurisées pour l'importation manuelle ou automatique de documents dans la solution GED.
• L’ERP ou le SI Métiers connecté à un système de GED afin d’assurer une synchronisation des fichiers numériques au sein des entreprises.

Cette fonctionnalité d'acquisition et de collecte est fondamentale pour centraliser les informations et les rendre accessibles à vos collaborateurs.

2e fonctionnalité de la GED : la centralisation et la gestion de vos contenus

La seconde fonctionnalité essentielle d'une solution GED concerne la centralisation et la gestion de vos contenus électroniques. Elle assure une organisation optimale et une gestion dynamique des documents numériques. Voici les éléments clés de cette fonctionnalité.

Le classement des documents

Collecter des documents ne suffit pas. Encore faut-il les classer afin que vos collaborateurs les retrouvent facilement par la suite. Un plan de classement bien conçu est donc la pierre angulaire de votre gestion documentaire. Il facilite le repérage et l'accès aux fichiers pour tous les utilisateurs.

Le plan de classement d’un logiciel GED s’organise en fonction des besoins de votre entreprise :

• Type de contenu ou d’information ;
• Format ;
• Objet du document ;
• Projet concerné ;
• Service de l’entreprise à l’origine du document ;
• Etc.

L’indexation des documents

La recherche d’un document dans la GED peut se faire grâce au plan de classement. Elle peut également être réalisée à l’aide des métadonnées. Leur utilisation garantit une localisation rapide d’un contenu au sein d'une large base de données. On parle alors d’indexation. Les métadonnées peuvent être de trois types :

• Les métadonnées de gestion : titre, l’auteur, date de création, etc.
• Les métadonnées de préservation : droits sur le document, format du fichier, etc.
• Les métadonnées de description : contenu et sujet du document.

Le choix dépend notamment de la nature du document et des besoins de votre organisation. Un bon de commande ou des factures ne verront pas attribuer les mêmes métadonnées qu'une fiche de salaire, par exemple.

La fonction recherche

Un logiciel GED doit nécessairement comporter une fonction recherche. Cette dernière repose sur différents critères :

• La recherche en full texte ;
• La recherche par métadonnées ;
• La recherche par typologie de documents ;
• Etc.

La fonction de collaboration

Les logiciels GED incluent des outils de collaboration permettant de coéditer, d’annoter, de commenter ou encore de modifier les fichiers. Grâce à cette fonctionnalité, ces outils se présentent donc comme de véritables espaces de travail interactifs. Ils facilitent la collaboration entre vos équipes et optimisent le travail à distance de vos salariés.

La gestion des versions

Elle implique la mise en place d’un historique clair des différentes révisions d’un contenu numérique. Grâce à cette fonctionnalité, vous avez la certitude que l’ensemble de vos collaborateurs travaillent bien sur la bonne version. Ils conservent, par ailleurs, la possibilité de revenir à une version antérieure en cas de besoin. Cette fonctionnalité leur permet de comparer les documents sans créer de copie systématique.

Les workflows de validation et d’action

Il s’agit ici d’automatiser les processus d'approbation et les actions sur les documents (accord, refus, accord conditionné, attente, etc.). Cette automatisation permet de :

• Fluidifier les opérations (modification, ajout de commentaire, nouvelle étape franchie dans le processus de validation, etc.) ;
• Réduire les délais de validation ;
• Garantir le respect des procédures internes.

Le parapheur électronique

Cette fonctionnalité sécurise le processus de signature des documents électroniques. Il assure ainsi une solution rapide et juridiquement valable pour approuver les contenus produits au sein de votre entreprise.

Sa mise en place dans le cadre d’un logiciel GED accélère les processus décisionnels et garantit la conformité légale de l’organisation.

L’archivage des documents de l’entreprise

L'archivage électronique permet de conserver de manière sécurisée les documents électroniques importants de votre entreprise sur le long terme. C’est donc une fonctionnalité essentielle pour le respect des exigences légales en matière de conservation. L’archivage garantit, en effet, que les documents restent accessibles et ne subissent aucune modification. Ils pourront donc être utilisés dans le cadre d’un contrôle administratif, par exemple.

La protection des documents et des données de l’entreprise

Il s’agit ici de prévenir les modifications non autorisées des différentes versions d’un document. Objectif : garantir l'intégrité et la confidentialité des données qu’il contient. En fonction des besoins et des collaborateurs concernés, il est possible d’adapter le mode d’édition (lecture seule ou modifications autorisées).

Si le contenu nécessite une sécurité renforcée, des mesures complémentaires peuvent être utilisées pour protéger les données sensibles (chiffrement des données, etc.).

La traçabilité des actions sur les documents

C’est une fonctionnalité clé des logiciels GED. Toutes les actions réalisées sur un document sont répertoriées et tracées. Il est donc aisé de vérifier qui a accédé à un contenu, qui l'a modifié et à quel moment. Le traitement de ces informations peut servir de piste d’audit fiable en cas de litige ou afin d’optimiser les processus déjà présents dans l’organisation.

3e fonctionnalité de la GED : l’automatisation de vos processus

La fonctionnalité d'automatisation des processus proposée par un système de GED rationalise et optimise les opérations quotidiennes en entreprise.

Elle permet aux entreprises de définir et d'automatiser leurs processus métiers. En configurant des règles et des workflows, les organisations s’assurent que les tâches documentaires suivent des étapes de traitement prédéfinies. L’objectif est de réduire les erreurs et d’augmenter la productivité des collaborateurs. Cette automatisation garantit, en effet, que les documents circulent de manière optimale entre les différents acteurs, selon les besoins opérationnels et les exigences de conformité.

Cette fonctionnalité est associée aux portails de dépôt. Les utilisateurs peuvent soumettre des documents via une interface sécurisée. Cet outil facilite la collecte de données et des documents nécessaires aux processus d'affaires (contrats, fractures, etc.).

À travers la GED, il est également possible d’affecter de manière automatique les actions à réaliser. L’utilisation de cette fonctionnalité permet la répartition des responsabilités entre vos collaborateurs. Elle contribue ainsi à une gestion plus agile des projets.

Enfin, l’automatisation des processus de la GED facilite la supervision et la coordination du travail de vos équipes. En définissant des rôles et les autorisations pour vos collaborateurs, les managers peuvent contrôler l'accès aux documents et suivre l'avancement des projets. Cette approche renforce la collaboration entre vos salariés et vos clients ou partenaires, sans mettre en péril la sécurité des informations.

4e fonctionnalité de la GED : la diffusion de vos contenus

La fonctionnalité de diffusion des contenus est une autre composante essentielle des solutions GED. Elle permet de partager et de communiquer les documents numérisés dans un espace entièrement sécurisé.

Cette fonctionnalité offre, tout d’abord, la possibilité d'envoyer des documents par email, de manière individuelle ou en masse, directement depuis la solution. Elle simplifie donc la communication en permettant aux utilisateurs de partager des informations importantes, sans avoir à quitter l'interface de la GED.

Les logiciels GED peuvent également proposer une Data Room, ou salle de données virtuelle. Cet outil est destiné au stockage et au partage de documents sensibles ou confidentiels. Véritable sharepoint, elle est souvent utilisée dans le cadre de transactions financières, d'audits ou de négociations avec des clients. Seules les parties autorisées accèdent aux documents indispensables au projet.

Enfin, la GED peut être associée à divers outils additionnels tels que :

• Le recommandé électronique (LRE) qui repose sur le même principe que la lettre recommandée classique. Seule différence, elle est entièrement dématérialisée. La LRE peut être envoyée en quelques clics, de n’importe où et à n’importe quel moment. Sa réception est quasi instantanément et son accusé de réception possède la même valeur juridique que celui de la version papier.
• La signature électronique, réglementée de manière stricte notamment par le règlement eIDAS. Cet outil contribue à rendre les procédures numériques plus efficaces. Elle élimine, en effet, le besoin d'imprimer les documents afin de les signer manuellement. Accessible à distance, la signature électronique offre trois degrés de sécurité (simple, avancée ou qualifiée). Chacun peut être utilisé en fonction du niveau de risque associé aux documents à signer, tels que les contrats, les bons de commande, les notes de frais, etc.

La GED ne se résume pas à un simple espace de stockage de vos contenus électroniques. Grâce à ses multiples fonctionnalités, elle se transforme en un véritable outil collaboratif indispensable à votre processus de dématérialisation. Avant de choisir votre solution, vous devez vous interroger sur les fonctionnalités dont votre entreprise a besoin. Pour profiter des avantages de la GED, ne négligez pas cette étape. C’est, en effet, une des clés du succès de votre projet de dématérialisation. Et pour vous aider dans votre démarche, faites confiance aux experts Numen.