Depuis sa création à Rennes il y a plus de 65 ans, Lamotte est devenu un acteur majeur de la promotion immobilière en France, couvrant toutes les activités du secteur : construction, gestion, exploitation et investissement locatif. Après des initiatives structurantes, telles que la création d’un Service Réseaux et Process en 2014, suivie de la création d’une DSI dédiée en 2018, le groupe a poursuivi son expansion nationale. Toutefois, cette croissance a entraîné de nouveaux défis organisationnels, notamment dans la gestion des informations et documents.
Pour soutenir ce développement, Lamotte a réévalué sa Gestion Électronique des Documents (GED) en collaboration avec Numen et a choisi de déployer Doxtreem.
La promotion immobilière recouvre des métiers variés, combinant des compétences techniques, administratives et commerciales. Dans ce contexte, Lamotte est amené à collaborer avec plusieurs partenaires : bureaux d’études, architectes, artisans ou encore notaires.
Avec près de 80 programmes lancés par an, une documentation rigoureuse est indispensable. Chaque opération génère de nombreux documents, nécessaires tant pour le suivi des chantiers que pour anticiper d’éventuels contentieux, parfois des années après la livraison.
Jusqu’alors, les pratiques de gestion documentaire de Lamotte variaient, chaque agence régionale avait son système de classement et les données étaient conservées dans différents systèmes d'informations. Cette hétérogénéité des processus de gestion documentaire compliquait la recherche d’information.
" Notre système d’informations était un peu éparpillé. La direction voulait “urbaniser” ses systèmes tout en conservant les outils experts dans chaque domaine, et pouvoir mettre en place des workflows pour fluidifier les processus. "
Géraldine TESSENS DSI du Groupe Lamotte
Le déploiement de la nouvelle GED, Doxtreem, devait donc répondre à un double enjeu :
Avant le déploiement de Doxtreem, Lamotte utilisait d’autres logiciels de gestion documentaire de Numen, mais ces solutions ne répondaient plus aux besoins croissants du groupe. Par ailleurs, l’absence d’interconnexion entre les différents systèmes et les outils métiers limitait l’efficacité globale. Centraliser les données est donc devenu une priorité pour fluidifier la gestion des opérations en connectant la GED Doxtreem avec, entre autres, le CRM.
Pour relever ces enjeux, Lamotte a souhaité se faire accompagner et a identifié différentes conditions pour la réussite de ce nouveau projet :
La mise en œuvre de Doxtreem s’est déroulée sur une période de six mois. En voici les étapes clés.
Depuis le déploiement de Doxtreem, Lamotte a constaté des résultats significatifs qui impactent positivement l’ensemble de son organisation.
Grâce au CRM connecté à la GED, les commerciaux sont plus autonomes et passent moins de temps sur des tâches administratives. Le gain est aussi bénéfique pour le service ADV et les assistantes, qui ont désormais plus de temps pour se concentrer sur la relation avec les architectes, les notaires et la relation client : un point crucial pour le succès des activités immobilières de Lamotte.
Les documents sont disponibles en quelques clics à toutes les fonctions de l’entreprise, avec un moteur de recherche offrant des critères personnalisables. La mise à jour automatique des documents sur le portail client permet un enrichissement continu des données et simplifie les processus.
" Lorsqu’une vente est conclue électroniquement, toutes les pièces vont se classer automatiquement. C’est magique : nous n’avons qu’à partager les documents dans l’espace client. "
Forte de cette réussite, l’entreprise immobilière envisage déjà d’autres projets, comme la mise en place de workflows pour la validation des factures liées à l’avancement des chantiers.
Le succès de ce projet repose sur la qualité du partenariat entre Lamotte et Numen. En apportant son expertise technique et sa connaissance du secteur immobilier, Numen a su répondre aux attentes spécifiques du groupe tout en anticipant ses besoins futurs.
En s’appuyant sur Doxtreem et l’expertise de Numen, Lamotte a relevé les défis de la gestion documentaire dans un secteur exigeant comme l’immobilier. Cette transformation permet désormais au groupe de centraliser ses informations, d’harmoniser ses pratiques et de fluidifier ses processus, tout en améliorant la productivité et la satisfaction des équipes. Une collaboration stratégique qui illustre parfaitement l’impact d’une gestion documentaire optimisée pour soutenir la performance dans un secteur exigeant.