Gestion Electronique du Document (GED) - Doxtreem

Une plateforme indispensable pour organiser son classement afin de contextualiser le résultat d'une recherche.
Rendez l'information accessible et garantissez votre conformité réglementaire.

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L'utilité d'un plan de classement.

Organiser pour mieux classer

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Le contexte

Le télétravail et les différents confinements ont chamboulé l'organisation du travail dans les entreprises. La mobilité a mis en exergue les difficultés rencontrées par les collaborateurs et dirigeants dans la gestion de leurs documents et process internes au quotidien.
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Les entreprises doivent également gérer de plus en plus de documents et données numériques car le cadre réglementaire a énormément évolué ces dernières années : la dématérialisation des bulletins de paie, la signature électronique, la lettre recommandée électronique, les réponses aux appels d’offre dématérialisées, la facture électronique obligatoire…
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Une GED pour gagner du temps avec Doxtreem Share

Que ce soit des documents nativement électroniques, reçus ou produits en interne, ou des documents sous format papier, les obstacles restent les mêmes :
  • Où sont classés les documents ?
  • Est-ce bien la dernière version ?
  • Comment collaborer à plusieurs sur des documents et processus documentaires ?
  • Comment puis-je les partager de manière sécurisée avec des tiers ?
  • Comment faire signer des documents à distance ?
  • Suis-je bien conforme à la réglementation ?

​​​​​​​La plupart des entreprises jonglent encore entre plusieurs outils de gestion documentaire. Multiplier les systèmes regroupant différentes informations peut engendrer des problèmes de perte de données, de communication, de maintenance et de sécurité en ne répondant plus aux normes exigées par la réglementation.

La mise en place d'un logiciel de gestion documentaire, plus connu sous l'acronyme de GED, répond à toutes ces problématiques et même plus encore. Les technologies d'aujourd'hui permettent d'intégrer, à ce puissant logiciel transverse, des fonctionnalités qui répondent à des besoins liés à plusieurs métiers dans l'entreprise.

Vos enjeux

GED : exploitez le potentiel du document

Un logiciel de gestion documentaire, une GED, s'adresse à tous les services d'une organisation que ce soit la direction commerciale pour les réponses aux appels d'offres que pour le service qualité/conformité qui doit gérer des documents sensibles.
 
Une GED répond à une multitude de besoins qu'ils soient liés à un process, à des exigences sécuritaires/réglementaires ou à des méthodes de travail. Elle s'adapte également au niveau de maturité de transformation digitale de l'entreprise dans laquelle elle doit s'intégrer.
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Classer : vous pouvez définir des classements modèles pour certains types de métiers qui nécessitent une certaine rigueur dans la gestion quotidienne des dossiers et documents.

Partager : une entreprise fait partie d'un écosystème, vous avez donc besoin de communiquer des documents en interne mais aussi à des partenaires externes de manière sûre et d'en avoir la traçabilité.

Collaborer : une GED n'est pas un simple espace de stockage ordonné, elle permet de travailler sur les documents: modifier, annoter, versionner, valider… autant d'outils qui permettent de s'assurer que les équipes travaillent ensemble sur les bonnes versions sans perdre de temps.

Informer : les personnes impliquées dans les process sont informées des mises à jour des documents et parfois de ce qu'elles doivent faire dans le processus documentaire dans lequel elles sont impliquées.

Intégrer : étant un logiciel transverse à votre organisation, la GED doit impérativement s'interfacer avec vos logiciels métiers pour pouvoir assurer la continuité digitale de vos processus.
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Sécuriser : la GED est un espace sécurisé qui vous est dédié dans lequel vous définissez des droits aux utilisateurs. Le logiciel répond aux exigences RGPD et est parfois certifié.

La solution

Doxtreem

Gagnez en fluidité avec des contenus immédiatement
​​​​​​​disponibles et accessibles

Gagnez en temps

  • Gérer le cycle de vie
    Conservation des versions des documents et accès à la dernière version validée
  • Rechercher
    Indexation des documents et de leur contenu pour une recherche aisée et efficace
  • Sécuriser
    Sécurisation de l’accès aux données, gestion des droits et des habilitations
  • Partager
    Partage de l’information adéquate au sein de l’organisation

Centralisez tous vos flux

  • Capturer
    Capture multi-flux : documents numérisés, bureautiques, issus de votre SI
  • Optimiser
    Optimisation des processus documentaires en focalisant les utilisateurs sur l’essentiel
  • Planifier
    Gestion des échéances liées à un fonds documentaire et activation d’alertes
  • Structurer
    Référentiel à la fois structuré et flexible, propre à l’organisation

 
Une GED (Gestion Electronique du Document)
​​​​​​​pour les dossiers collaborateurs
 

Comment les directions des ressources humaines peuvent dématérialiser les documents RH et simplifier leur quotidien ?

Entre les processus de recrutement, les documents liés à la gestion des carrières des collaborateurs, la gestion de l’intégration et la sortie du collaborateur, les procédures réglementaires RH ou encore la gestion des données personnelles ; le quotidien des directions des ressources humaines génère un flux considérable de documents à classer, à conserver, à détruire à l’issue de la durée de conservation réglementaire. 

La GED Doxtreem peut optimiser les processus métiers RH
​​​​​​​et faciliter la collaboration ​​​​​​​avec les autres services.

Une GED (Gestion Electronique du Document) ​​​​​​​pour les dossiers collaborateurs avec Doxtreem Share

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Nos partenaires

Lagroup

Numen et Labgroup combinent leurs savoir-faire dans une offre commune "DaaS : Document as a Service"  intégrée et innovante !

Labgroup exploite au Luxembourg les technologies de Numen, en particulier notre Solution d'Archivage Electronique à valeur probatoire, pour proposer ensemble à nos clients le meilleur de nos entreprises, en y ajoutant un avantage compétitif exclusif : la continuité d’activité garantie par la redondance de nos infrastructures et de nos équipes.

Un point clé pour satisfaire les fortes exigences du marché Luxembourgeois et du statut PSDC ! Labgroup et Numen Europe apportent plus ensemble à leurs clients que séparément.

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Efutura

Numen rejoint l'association eFutura et apporte son expertise d'opérateur de confiance. Editeur et opérateur spécialisé dans le traitement de processus métiers, la gestion et l'archivage des documents ou informations sensibles, Numen s’engage aux côtés de ses clients dans leurs projets de transformation digitale.

En rejoignant l’association eFutura, le groupe confirme son implication dans la normalisation et la sécurisation de la digitalisation des processus.

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GED : Pourquoi choisir Numen ?

Expertise
​​​​​​​Nos experts et consultants ont mis en place de nombreux projets de dématérialisation et de GED dans tous secteurs d’activité et toutes typologies d’organisations depuis plus de 15 ans. 

Accompagnement
​​​​​​​Numen vous accompagne lors de la mise en œuvre de votre projet que ce soit dans la modélisation de vos process, dans l'intégration de Doxtreem à votre SI ou de la formation de vos collaborateurs.

Sécurité
En choisissant Doxtreem, vous bénéficiez de l’expertise de Numen sur la gestion des documents sensibles. Protection des données, plateformes certifiées et datacenters en France garantis.

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