Choisir sa GED : 5 Questions à Se Poser

Les pratiques de travail ont énormément évolué ces deux dernières années et la dématérialisation s’accélère dans les entreprises. Aucun retour aux "anciennes méthodes" ne semble se dessiner. Le télétravail en entreprise est, en effet, définitivement entré dans les habitudes des organisations, les outils digitaux facilitant le travail en équipe et la communication à distance. Face à ces nouveaux usages, les organisations publiques et privées ont vite compris la nécessité de mettre en place un système performant pour la gestion de leurs ressources documentaires. Découvrez avec Numen, éditeur de sa propre solution en mode saas, les 5 questions à se poser pour bien choisir son logiciel de GED (Gestion Électronique des Documents).

1. Comment classer et indexer les documents ?

Choisir une GED implique, en premier lieu, de s’interroger sur les pratiques internes concernant la circulation des documents, de leurs données et informations ainsi que les différents processus documentaires et métiers existants. En la matière, il existe bien sûr des règles communes liées au RGPD ou à certaines obligations réglementaires qui devront être prises en compte par le logiciel. Toutefois, il n'existe pas de modèle unique, mais plusieurs pratiques qui cohabitent les unes avec les autres pour permettre aux collaborateurs d’une même entreprise de travailler efficacement en fonction de leur métier.

La mise en place d'un plan de classement modèle et de règles automatisant certains processus ou favorisant la bonne application de contraintes réglementaires permet déjà aux entreprises de mieux gérer leurs documents courants et de limiter certains risques ou la perte d'information et/ou de données. Une attention particulière doit être portée sur l'indexation des documents. Celle-ci doit permettre non seulement de retrouver facilement une ou plusieurs informations dans le logiciel, mais également d'y appliquer des règles fines de gestion.

2. Pourquoi améliorer l’accès des contenus ?

C’est aussi une question essentielle à se poser pour sélectionner un logiciel de GED adaptée à son organisation.

Au-delà du classement des documents et de certaines règles de gestion ou de conservation, l’utilisation d’un logiciel de GED permet à tous les collaborateurs de l’entreprise un accès 24/7 à différents contenus, différentes informations, et de faciliter ainsi le télétravail. Cet accès aux données doit être absolument sécurisé et restreint en fonction des habilitations et besoins de chacun. Que ce soit sur des profils, des groupes, des documents, de leur niveau de confidentialité, de leur indexation ou de leurs propriétés, il est indispensable qu'une GED propose des fonctionnalités très fines comme la gestion des droits d’utilisateurs afin d'éviter tout désagrément.

3. Comment rechercher rapidement des documents ?

Il n'est rien de plus frustrant que de ne pas trouver, en quelques clics ou mots-clés, les données ou les documents stockés (au format numérique) sur lesquels nous devons travailler. Le choix d’un système de GED pour votre organisation doit donc aussi reposer sur la présence d’un outil de recherche puissant.

Avant de vous lancer dans un tel projet, vous devez donc étudier avec soin cette question et vous demander comment simplifier. En effet, trop de solutions ou logiciels disponibles sur le marché du numérique disposent encore de moteurs de recherche. Les critères restent simplistes ou les possibilités d’indexation des documents et de l’information qu’ils détiennent demeurent limitées.

4. Choisir sa GED : quel outil permet une meilleure collaboration ?

Une GED ordonne, stocke et apporte la sécurité à vos documents et fichiers, mais elle doit proposer bien plus : plateforme de collaboration, de diffusion, et de traitement des documents courants.

Un logiciel GED n’offre pas uniquement du stockage ou de l’archivage mais peut aussi intégrer d'autres fonctionnalités comme la signature électronique, l'envoi en courrier recommandé, la création de data room pour partager en sécurité des documents, des notifications, des alertes, du versioning, des annotations…

Pour faire le bon choix de GED, vérifiez que l’ensemble de ces critères sont effectivement intégrés au logiciel et proposent un parcours sans couture aux utilisateurs.

5. Comment assurer l'interopérabilité entre la GED et le système informatique de l’entreprise ?

Enfin, on ne peut pas implanter un logiciel de GED sans penser aux interfaçages nécessaires. La solution fait partie intégrante de l'écosystème de l'entreprise et de son SI. Il est donc important pour les entreprises d'opter pour un système de GED qui communique avec les différents logiciels de l'entreprise. Ces derniers devront, en effet, y verser ou, inversement, y puiser des documents. Elle doit donc être le socle qui centralise et préserve le patrimoine documentaire de l’organisation, et ce, indépendamment des outils qui l’alimentent ou l’exploitent.

La capture des documents qui nourrissent le logiciel est aussi importante. Son alimentation doit se faire de manière simple et fluide, tout en gardant un haut niveau de sécurité, peu importe le contenu, le format et l’origine du document (email, courrier, solution métier, scanner, etc.). L’adhésion des utilisateurs à votre GED et le succès de votre projet en dépendent. Idéalement, la solution proposera en plus des fonctionnalités, des API ou des connecteurs pour faciliter vos échanges.

La gestion électronique des documents a beaucoup évolué. Grâce à la dématérialisation et aux nouvelles solutions numériques, elle n'est plus un simple outil de stockage ou d’archivage. Cette solution est devenue une plateforme personnalisable, aux fonctionnalités adaptées, qui centralise tous vos contenus documentaires digitalisés, réduit votre temps de recherche de fichiers, et qui vous donne accès aux meilleures pratiques de gestion documentaire.

La GED, mise en place par un éditeur qualifié, se présente comme un outil transverse, socle indispensable à la dématérialisation et à la transformation numérique de votre entreprise. La GED sécurise, partage et valorise votre patrimoine documentaire et informationnel, tout en harmonisant et fluidifiant les échanges des documents porteurs de vos processus et engagements. Pour garantir l’adhésion de vos équipes à l'utilisation d'un tel système, n’oubliez pas de proposer une formation et un accompagnement au changement.

Pour bénéficier de conseils d’expert dans votre projet et opter pour la bonne GED parmi toutes les solutions et logiciels proposés, contactez Numen.