Parmi les nombreuses transitions auxquelles une entreprise est confrontée, le déménagement est une étape complexe et stratégique. Il peut, en effet, avoir des répercussions significatives sur son efficacité opérationnelle. Lorsqu'une entreprise décide de changer de locaux, de nouveaux défis se posent, parmi lesquels la gestion des archives joue un rôle central. Ces dernières renferment des informations cruciales pour son fonctionnement, sa conformité légale et son historique. Obtention d’espaces supplémentaires, réduction des coûts, amélioration de l’accessibilité … Peu importe la raison, un déménagement d’entreprise est une bonne occasion pour préparer sa transformation digitale. Alors, en quoi la numérisation et l’archivage électronique peuvent-ils faciliter le déménagement d’une entreprise ? Numen fait le point.
Le déménagement d'une entreprise est une opération complexe qui implique de nombreux défis. Parmi eux, la gestion des documents physiques occupe une place prépondérante.
Au fil des années, les entreprises accumulent une quantité considérable de dossiers, de contrats, de factures et d'autres documents essentiels pour leurs opérations. Le transfert de ce volume de documents, rassemblés dans des boîtes, des caisses et des cartons, représente une charge majeure pour les entreprises. Sans compter le transport le jour J nécessitant un inventaire précis, la préparation des archives et du matériel adéquat.
Le déménagement peut ainsi entraîner une désorganisation temporaire et des risques de pertes de documents. Cela peut impacter :
Un autre défi majeur réside dans les risques liés aux dommages ou à la destruction de documents pendant le déménagement. Les documents physiques sont vulnérables aux accidents, aux intempéries et aux incendies. Un simple dégât des eaux ou un incident lors du transport (chargement/déchargement) peut entraîner la perte irréparable de données cruciales. La protection adéquate des documents lors de leur déplacement est donc une priorité. Des mesures de sécurité spécifiques sont indispensables pour minimiser ces risques.
Enfin, les coûts associés à la logistique du transport de documents physiques constituent un défi financier pour les entreprises. Le déménagement de ces archives peut s'avérer coûteux. Il nécessite en effet :
À cela, s’ajoutent les coûts indirects liés au temps et à la gestion de la logistique. Ces derniers peuvent peser sur le budget de l’entreprise.
Dans ce contexte, de nombreuses organisations considèrent la numérisation de leurs archives comme une solution pertinente.
Lors d’un déménagement, les avantages de la numérisation et de l’archivage électronique sont nombreux. Avant de les découvrir, revenons un instant sur ces deux notions essentielles.
Avant le déménagement, les documents papier de l’entreprise sont numérisés, c’est-à-dire transformés en fichiers électroniques. Ils sont ensuite stockés sur des serveurs, dans des clouds ou intégrés à un système de Gestion Électronique de Documents (GED).
L’archivage électronique consiste, quant à lui, à conserver et à détruire les documents. Il intervient donc, en théorie, après l’utilisation et la modification des documents au sein de la GED.
En pratique, on constate une forte interdépendance entre l’archivage électronique et la GED. Des copies de documents archivés continuent, en effet, de circuler au sein de l’entreprise.
La numérisation et l’archivage électronique réduisent la contrainte d’espace. Dans ses nouveaux locaux, l’entreprise n’a pas à prévoir de lieu de stockage pour ses documents. Finis aussi les pièces entièrement dédiées aux cartons et autres caisses d’archives ! L’entreprise réduit ainsi ses besoins en surface immobilière et réalise des économies.
Par ailleurs, la numérisation facilite la recherche de documents. Grâce à la GED et à une solution d’archivage avancée, les employés peuvent retrouver rapidement les informations dont ils ont besoin en utilisant des mots-clés, des métadonnées et des filtres de recherche. Cette facilité d'accès à l'information contribue :
Enfin, la numérisation favorise le partage de l'information et la collaboration au sein de l’entreprise. Les documents numériques peuvent être partagés entre les équipes, les départements et les succursales, peu importe leur lieu de travail et leur localisation géographique. Cette fluidité dans la diffusion de l'information renforce la communication interne, améliore la prise de décision et participe à la compétitivité de l'entreprise.
Lors d'un déménagement, les risques de perte physique de documents papier sont bien réels, que ce soit en raison d'accidents, de déplacements inappropriés ou de vols. La numérisation des archives permet de créer des copies électroniques sécurisées. Les garanties ainsi que les données vitales ne sont pas perdues en cours de route.
Toutefois, attention, si vous souhaitez vous débarrasser de vos documents papier, la numérisation de vos documents doit conduire à la création de copies fiables. Il ne s'agit pas de scanner un document papier pour alimenter une GED. La copie fiable va beaucoup plus loin. Elle dispose, en effet, d’une valeur probante identique à celle du document original. Le format papier n’a donc plus besoin d’être conservé.
Pour profiter de cet avantage, la copie doit remplir les conditions énumérées par l’article 1379 du Code civil. Elle doit aussi respecter les exigences techniques prévues par le décret d’application n°2016-1673 du 5 décembre 2016. Pour résumer, elle doit être fidèle à l'original et être conservée de façon durable.
La numérisation et l'archivage électronique offrent des avantages significatifs lors du déménagement d'une entreprise, en particulier en ce qui concerne la sécurité et la confidentialité des données sensibles.
Tout d’abord, les données numériques peuvent être cryptées. Seules les personnes autorisées peuvent y accéder. Cela réduit les risques de fuites d'informations confidentielles.
Par ailleurs, les documents numériques peuvent être sauvegardés de manière sécurisée dans des emplacements distants ou dans le cloud. Même en cas de dommages physiques aux locaux de l'entreprise ou de catastrophes naturelles, les données restent intactes et disponibles pour la continuité des opérations.
Enfin, les systèmes d'archivage électronique enregistrent toutes les activités liées aux documents, offrant ainsi une traçabilité complète. Cela simplifie la démonstration de la conformité aux réglementations en vigueur.
Le projet de numérisation de vos documents et d’archivage électronique doit être entamé bien avant le déménagement de votre entreprise. Il nécessite en effet un certain nombre d’étapes clés.
Dans cette phase initiale, l'entreprise doit identifier les objectifs spécifiques de la numérisation :
Il est essentiel d'impliquer les parties prenantes clés de l'organisation, y compris les départements juridiques, les services informatiques et les équipes métier. L’objectif est de garantir que les besoins de chaque service sont bien pris en compte.
Dans un second temps, vous devez identifier les documents à numériser. Cela implique une évaluation minutieuse de l'ensemble des ressources et des archives de l'entreprise. Cette sélection doit tenir compte de leur importance opérationnelle, légale et historique. Certains documents peuvent être numérisés en priorité en raison de leur fréquente consultation. D’autres pourront rester sous format papier pour des raisons de conformité réglementaire, par exemple.
En parallèle, l'élaboration d'une politique de conservation est cruciale pour une gestion cohérente des documents. Elle concerne notamment :
C’est une étape clé du processus de numérisation des documents. Ce choix dépendra étroitement des besoins spécifiques de votre entreprise et des objectifs visés.
Si votre entreprise est confrontée à des volumes élevés de documents, des besoins avancés de recherche et d'indexation, ainsi que des exigences de conformité réglementaire strictes, une Solution d'Archivage Électronique (SAE) pourrait être privilégiée. En revanche, le Coffre-Fort Numérique (CFN) offre un stockage sécurisé de vos documents et assure la confidentialité de vos données. C’est la solution idéale pour stocker les contrats, les actes notariés ou encore les bulletins de paie de vos collaborateurs.
Pour cela, vous devez choisir avec soin votre prestataire, acteur clé du succès de votre projet de numérisation. Il doit vous fournir un accompagnement complet et des conseils avisés en fonction de vos besoins et de vos objectifs. Cela inclut de prendre en compte la nature et le volume des documents à numériser, le niveau de confidentialité souhaité, les exigences en termes de conformité et de délais, etc. Sur cette base, le prestataire doit être en mesure de proposer des solutions personnalisées de numérisation, adaptées à votre entreprise.
L'indexation consiste à attribuer des métadonnées ou des balises à chaque document numérisé. Cette étape est essentielle pour permettre une recherche ultérieure, rapide et précise des documents.
Une fois les documents indexés, il est important de les organiser de manière logique et cohérente. Cette classification doit refléter la structure et les besoins spécifiques de votre entreprise.
Pour simplifier le processus d'indexation et d'organisation, vous pouvez opter pour des logiciels de gestion documentaire (DMS) ou une GED. Ces outils offrent des fonctionnalités avancées comme l’indexation automatisée, la recherche avancée ou la gestion des versions.
Une fois la solution choisie, il faut procéder à son installation sur les serveurs de votre entreprise ou dans le cloud, en fonction de votre choix. Avec votre prestataire en numérisation, vous configurez le système. Il s’agit de définir les paramètres de sécurité, les règles de rétention des données, les droits d'accès des utilisateurs, ou encore les structures de classement des documents.
Les documents numérisés sont ensuite transférés dans le système d'archivage électronique. Une fois les tests nécessaires réalisés, votre solution peut être mise en production.
Organisez des sessions de formation sur le système d'archivage électronique afin d’aider le personnel de l’entreprise à le prendre en main. Assurez-vous que les utilisateurs comprennent comment naviguer dans le système, rechercher des documents ou encore ajouter de nouveaux fichiers.
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