Augmentez votre rentabilité avec la numérisation des archives

D’après une récente étude de kameleoon, près d’1/4 des consommateurs français se disent durablement convertis au digital à l’issue du confinement. La crise du Covid-19 aura véritablement accéléré la transformation des usages en faveur du numérique.

Peut-on pour autant sonner le glas du papier, une fin dont on parle depuis les années 90 ? Comment a-t-on pu être sourds aux avantages de la démarche « zéro papier » ? En octobre 2004, Archimag faisait un dossier intitulé « Zéro papier : Fiction ou réalité ». On y présentait le papier comme un frein à l’évolution technologique des entreprises. Les enjeux présentés sont une réduction des coûts liés à l’impression et aux envois et son bénéfice principal était le « gain de place ».

Seulement 15% pratiquaient le travail à distance

Deux décennies plus tard, à l’annonce du confinement lié à la crise sanitaire du Covid-19, l’environnement de travail et les usages des entreprises avaient progressé – mais certainement pas assez. Le dernier baromètre paru en 02/2020 indique d’ailleurs que seulement 15% (des 38% de répondants équipés pour télé-travailler) pratiquaient le travail à distance. Mais encore faut-il comprendre de quoi nous parlons car seulement 53 % des organisations ont mis en place une gouvernance de l’information numérique (selon le 9ème rapport sur la gouvernance de l’information numérique de Serda). Les pratiques en matière de numérisation documentaire sont encore artisanales dans les organisations françaises et, avec le confinement, les dérives ont été mises en lumière : s’envoyer des documents sur son équipement personnel, se déplacer au bureau pour aller retirer des dossiers, enregistrer l’information (produite numériquement ou numérisée) en local sur son ordinateur… Les dangers de l’insensibilité à la sécurité de l’information, la méconnaissance (par manque de formation et/ou de pratique) aux outils collaboratifs peuvent coûter cher car l’information contenue dans un document se révèle bien souvent d’une valeur inestimable.

53 % des organisations ont mis en place une gouvernance de l’information numérique

Dans un contexte réglementaire favorable à la dématérialisation (copie fiable, signature électronique, la facture et le bulletin de paie dématérialisé etc.), les procédures sont revues, simplifiées, le document dématérialisé gagne du terrain. Pour se dédouaner du papier tout en gagnant en productivité et réactivité, il parait nécessaire d’entamer une démarche de dématérialisation. La numérisation seule n’a de sens que si elle apporte de la valeur à l’entreprise et facilite le travail quotidien des collaborateurs (l’IFOP indique que 65% des salariés ont le sentiment de gagner en autonomie, en efficacité et en temps grâce au digital).

C’est pourquoi la numérisation des documents entrants, sortants et circulants est généralement assortie à un logiciel de gestion documentaire simplifiant la gestion des accès aux documents. Pour éviter les écueils, externaliser la numérisation des documents à un prestataire de service certifié à produire de la copie fidèle permet de garantir la fiabilité de la numérisation. Injectés dans une plateforme de dématérialisation, les documents conformes à leurs originaux pourront être consultés à distance. Les documents nativement numériques y trouveront également leur place. Grâce à la possibilité de formaliser des processus simples, de sécuriser l’accessibilité aux documents, d’optimiser les temps de recherche (grâce à l’extraction de données et leur indexation) : plus besoin de se déplacer au bureau pour dupliquer et/ou sortir un dossier, il est possible de travailler où que l’on soit.