Qu’est-ce que l’externalisation des courriers sortants ?

Relevés de compte, factures, quittances, fiches de paie, convocations d’assemblées générales, votre entreprise émet chaque jour un volume considérable de courriers sortants. Ces derniers tiennent un rôle majeur dans le fonctionnement de votre organisation. Leur production et leur envoi prennent en effet du temps et nécessitent un budget conséquent. L’externalisation des courriers sortants de votre entreprise prend alors tout son sens. Plus d'explications avec Numen.

Externalisation des courriers sortants : de quoi parle-t-on exactement ?

Définition de l’externalisation des courriers sortants

D’abord, revenons un instant sur la définition des courriers sortants, aussi appelés « courriers départ ». Il s’agit de tous les documents envoyés, en format papier ou électronique, par une entreprise, ou une organisation, à ses partenaires extérieurs (clients, fournisseurs, investisseurs, etc.). Ils se distinguent des courriers entrants reçus par l’entreprise.

Les courriers sortants peuvent donc prendre des formes très différentes :

• Documents administratifs ;
• Documents commerciaux ;
• Factures ;
• Relevés d’impayés et lettre de relance ;
• Relevés de comptes bancaires ;
• Rapports ;
• Etc.

L’externalisation des courriers sortants, aussi appelée éditique industrielle, est un premier pas vers la dématérialisation. Elle correspond à l’ensemble des processus, des moyens et des outils permettant la production automatisée en masse des documents.

Prenons quelques exemples pour illustrer nos propos. Chaque mois, les banques communiquent à leur client un relevé bancaire. Celui-ci contient des champs standards (nom, adresse et logo de la banque, couleur, introduction, etc.) identiques à tous les destinataires. En revanche, certaines zones sont personnalisables (nom et adresse du client, solde, etc.). Une fois le relevé réalisé, il est envoyé au titulaire du compte par courrier postal ou sous forme de fichier PDF, puis archivé par la banque. C’est l’ensemble de ce processus qui est pris en charge par l’éditique industrielle.

Pour finir, il convient de noter que l'expression "éditique" a perdu en popularité. Elle est, en effet, historiquement associée aux supports papier. De nos jours, en France comme à l’étranger, l'acronyme anglophone CCM ou "Customer Communication Management" est largement utilisé. Celui-ci s’intéresse aussi aux supports numériques (emails, SMS, pages web, réseaux sociaux, messages vocaux, courriers électroniques, etc.).

Quelles sont les applications de l’éditique industrielle ?

Les applications les plus courantes de l'éditique industrielle proposées par les prestataires concernent la production et l'envoi de documents de gestion en masse tels que les factures, les relevés ou les contrats. Grâce à ce système, les entreprises peuvent générer rapidement des documents personnalisés à grande échelle, en optimisant leur processus de production documentaire.

En outre, l'éditique industrielle facilite la gestion des supports de communication des campagnes de marketing direct, tels que des brochures, des catalogues ou des flyers. Cette solution permet aux entreprises de créer et d'envoyer des communications personnalisées. Aujourd’hui, les logiciels éditiques proposent des solutions interactives et dynamiques. Documents « responsive », vidéos ou encore navigation intuitive offrent une expérience client améliorée et un meilleur retour sur investissement.

Enfin, l'éditique industrielle est également utilisée pour la production de moyens de paiement (chèques, lettres chèques, titres de paiements ou encore chèques repas). Ces solutions de paiement sécurisées sont utilisées par de nombreuses entreprises, des petites PME aux grandes multinationales, pour faciliter leurs transactions financières.

Quelles sont les étapes de l’éditique industrielle ?

L’éditique industrielle peut se découper en plusieurs phases. Pour un fonctionnement optimal, une solution éditique intégrée aux solutions de GED, d’ECM, de CRM, d’archivage électronique et d'applicatifs métiers est indispensable.

La conception des gabarits et composition des documents

Cette étape consiste en la création d’un référentiel documentaire, c’est-à-dire d’une trame générale de chacun des documents. Il vise à assurer l’homogénéité et la cohérence de la communication de votre entreprise en définissant :

• Des textes (police, taille) ;
• Des images ;
• Un logo ;
• Une charte graphique ;
• Etc.

Ces gabarits ou maquettes sont ensuite fusionnés avec les données du système d’information pour créer des modèles de communication.

La diffusion des documents

Les envois peuvent se faire :

• Par courrier postal : dans ce cas, le document est dirigé vers la chaîne d’impression et de mise sous pli avec affranchissement ;
• De façon digitale (e-mail, site web, réseaux sociaux, application client) : la communication peut notamment se faire via un courrier électronique (LRE et ERE).

Aujourd’hui, la communication digitale cross média, c’est-à-dire sur plusieurs supports, est privilégiée par les entreprises.

L’archivage des documents

Après la diffusion, le document doit être chargé dans la GED (Gestion Electronique de Documents) et/ou une solution d’archivage électronique de l’entreprise.

La gestion des retours et le suivi

La traçabilité est essentielle pour gérer les retours de communications et pour mieux comprendre les interactions avec les clients. Il est alors possible de suivre de manière précise les performances de la stratégie de communication et poursuivre ainsi son amélioration.

Pour cela, les solutions d'éditique industrielle proposent souvent des outils de suivi et de gestion des retours. Ils permettent de mettre à jour les informations clients en temps réel et de traiter les erreurs de distribution. Ces fonctionnalités sont essentielles pour garantir une communication efficace et fiable avec vos clients, et pour améliorer la qualité des données de votre entreprise.

Quels sont les avantages de l’externalisation des courriers sortants ?

L'éditique industrielle est une solution de gestion documentaire qui permet de produire et d'envoyer des documents de manière automatisée et personnalisée. Cette méthode offre plusieurs avantages.

La réduction des coûts de production

Les courriers sortants représentent un poste de dépense conséquent pour votre entreprise. Selon une étude récente, l'utilisation de l'éditique industrielle peut permettre des économies allant jusqu'à 30 % par rapport à une production interne.

En effet, l’externalisation de ce processus réduit les besoins en matière de stockage de consommables (encre, papier), d'’achat d’équipements (imprimantes) et de mobilisation d’un personnel dédié. En parallèle, vos collaborateurs sont déchargés des tâches chronophages, à faible valeur ajoutée. Ils peuvent se concentrer sur votre cœur de métier.

L’amélioration de la qualité et de la précision

L'éditique industrielle permet une rationalisation et une optimisation des processus de production et d’envoi. Elle réduit donc les risques d'erreurs de destinataires, les retards, les oublis de documents ou encore le non-respect des délais.

Une plus grande flexibilité de production

L’éditique industrielle offre une grande flexibilité de production, notamment en ce qui concerne la personnalisation des documents destinés aux clients.

Cette personnalisation est essentielle pour maintenir une relation de confiance avec les clients et renforcer la fidélité à la marque. Les entreprises peuvent utiliser l'éditique industrielle pour adapter leurs documents en fonction des préférences et des comportements des clients, en insérant des données variables ou occasionnelles.

Une meilleure qualité d'impression

L'éditique industrielle offre une qualité d'impression supérieure grâce à l'utilisation de techniques numériques de haute précision. Les équipements utilisés sont capables de produire des images nettes, avec des détails et des couleurs vives et précises.

En outre, l'éditique industrielle offre une qualité d'impression constante et uniforme sur l'ensemble des documents de votre entreprise. Contrairement à l'impression offset, qui peut présenter des variations de couleur et de qualité.

Quels sont les grands défis de l’éditique industrielle ?

L’éditique industrielle fait face à trois grands enjeux :

• L’évolution des technologies ;
• La sécurité et la confidentialité des données ;
• L’impact environnemental.

L’évolution rapide des technologies

Selon une étude menée par La Poste en 2020, 72 % des personnes interrogées ont déclaré préférer recevoir des informations importantes par courrier, contre 28 % par e-mail. Il existe donc une véritable cohabitation entre le canal papier et les canaux digitaux. L’envoi hybride reste la norme. Les solutions éditiques modernes doivent donc permettre l’élaboration d’une stratégie de communication omnicanale et conversationnelle.

La gestion de la confidentialité et de la sécurité des données

Il s’agit d’une préoccupation majeure dans le processus d'éditique industrielle. Celui-ci implique la manipulation et le traitement de données sensibles et confidentielles (informations personnelles, financières ou médicales par exemple). Il nécessite, par conséquent, des mesures de protection rigoureuses tout au long du processus de production :

• Protocoles de sécurité pour le stockage, le transfert et la manipulation des données ;
• Accès restreints aux données pour les personnes autorisées ;
• Audits de sécurité réguliers afin de détecter les vulnérabilités ;
• Procédures de destruction sécurisée des données après leur utilisation.

Les documents numériques à vocation probatoire nécessitent par ailleurs une chaîne sécurisée de confiance numérique. Cette dernière permet de garantir leur authenticité, leur intégrité, leur conformité et leur sécurité.

Les enjeux environnementaux

Utilisation de papiers, consommation d’énergie, production de déchets, l’éditique industrielle fait face à de nombreux défis environnementaux. Le développement de certains pratiques et technologies plus écologiques doit être au cœur des réflexions :

• Utilisation de papiers recyclables ;
• Optimisation de la production ;
• Basculement vers l’envoi électronique.

L’éditique industrielle joue donc un rôle majeur dans l'optimisation des processus métiers. Le développement de nouveaux services, reposant notamment sur la digitalisation et la progicialisation des plateformes industrielles, ouvrent de nombreuses perspectives.

Vous êtes submergé par la production et l'envoi de vos courriers sortants ? Ne laissez plus ces tâches fastidieuses entraver la performance de votre entreprise. Avec Numen, découvrez comment externaliser vos courriers sortants pour une gestion optimale et professionnelle de votre communication.