C’est une question récurrente : mon entreprise doit-elle mettre en place un logiciel de gestion électronique des documents (GED) ou un logiciel de gestion électronique des courriers (GEC) ? À première vue, ces deux outils peuvent sembler similaires. Ils possèdent pourtant des fonctionnalités et des applications bien distinctes, qui répondent à des besoins organisationnels spécifiques. Cette confusion courante entre GED et GEC peut conduire à un choix inapproprié. Or, celui-ci peut avoir un impact majeur sur l'efficacité et la productivité de l’entreprise. Pour choisir la solution la mieux adaptée à vos besoins, les experts Numen vous proposent une analyse détaillée des différences entre une GED et une GEC.
Pour identifier les différences entre la GEC et la GED, commençons par revenir sur la définition et les objectifs de ces deux solutions.
Un logiciel de GEC est conçu pour gérer les courriers entrants et sortants d’une entreprise. Son principal objectif est donc de rationaliser la gestion du courrier en facilitant son suivi, son traitement et son archivage.
Une GED se présente, en revanche, comme un logiciel dédié à la prise en charge du cycle de vie de l’ensemble des documents numériques d’une entreprise. Les objectifs de la GED sont donc bien distincts de ceux de la GEC. Cette solution vise, en effet, à :
La GED contribue donc à une gestion plus efficace, mais aussi plus sécurisée de l’ensemble de l'information documentaire d’une organisation.
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La deuxième différence entre une GED et une GEC se trouve dans les fonctionnalités de ces deux solutions.
Comme nous venons de le voir, un logiciel GEC assure la gestion du courrier d’une entreprise. Ses fonctionnalités visent donc à répondre à cet objectif :
Les fonctionnalités de la GED sont différentes. Chacune d’entre elles intervient à une étape clé du cycle de vie des documents d’une entreprise.
Là encore, il existe une différence majeure entre GED et GEC.
Concernant la GEC, le workflow est souvent linéaire et structuré autour des étapes clés de réception, de traitement et d’envoi des courriers. Ce processus est conçu pour assurer une gestion efficace et transparente de la correspondance d’une entreprise ou d’une collectivité. Il facilite, en effet, la traçabilité et l'accessibilité des courriers à chaque étape.
Lorsqu'un courrier est reçu, il est d'abord scanné et enregistré dans la solution GEC. Il est ensuite distribué automatiquement ou manuellement aux services ou personnes concernées en fonction des priorités définies. Le courrier est traité et les réponses nécessaires sont générées. Une fois le traitement terminé, le courrier et sa réponse sont archivés de manière sécurisée afin de pouvoir être consultés ultérieurement.
En revanche, les workflows d’une GED sont plus complexes. Ils impliquent, en effet, plusieurs étapes interconnectées afin de gérer le cycle de vie complet des documents numériques. Chaque étape est documentée pour un suivi précis des informations.
Un document est ainsi créé par un utilisateur ou une équipe, souvent à l'aide d'outils collaboratifs intégrés. Une fois rédigé, il est soumis à un processus d'approbation. Chaque partie prenante peut commenter, réviser et approuver le contenu. Le document est ensuite publié et diffusé selon les besoins de l'organisation. Tout au long de ce processus, les différentes versions du document sont enregistrées, permettant de revenir à des versions antérieures si nécessaire. Enfin, lorsque le document n'est plus actif, il est archivé conformément aux politiques de conservation de l'entreprise. Par exemple, la rédaction d'un rapport annuel peut nécessiter la collaboration de plusieurs départements, des révisions par la direction, puis une publication officielle et un archivage sécurisé.
Une GED et une GEC n’ont pas les mêmes objectifs, ni les mêmes fonctionnalités. Ces deux solutions s’adressent donc à des utilisateurs différents.
Une GEC est destinée à un nombre restreint de collaborateurs. Il s’agit, en premier lieu, du personnel chargé de la réception et de l'envoi des courriers. D’autres collaborateurs peuvent également utiliser cette solution. Le secrétariat et la direction de votre entreprise peuvent ainsi se servir de la GEC pour les correspondances officielles. Ils s'assurent ainsi que les courriers importants sont traités en temps voulu et archivés correctement.
Au contraire, la GED est conçue pour être utilisée par l'ensemble de vos collaborateurs. Tous les membres du personnel, quel que soit leur rôle, peuvent accéder, créer, modifier et archiver des documents dans un environnement centralisé. Par exemple, un employé du service marketing peut collaborer, à travers la GED, avec un collègue du service commercial sur un document de présentation.
Notons toutefois que certains départements tirent particulièrement bénéfice de la mise en place d’une solution GED, en raison de la nature de leur travail. Il s’agit notamment :
Les solutions de gestion électronique des courriers sont largement utilisées par les administrations publiques (comme les mairies) pour gérer la réception, le traitement et l'envoi des courriers.
Les services clients utilisent également la GEC pour le suivi des réclamations. Par exemple, un centre de service client peut enregistrer chaque plainte reçue, la transmettre au responsable adéquat pour résolution. Il peut ensuite suivre l'ensemble du processus jusqu'à l'envoi d'une réponse au client. La GEC garantit ainsi une gestion transparente et efficace des interactions avec la clientèle.
Une solution de gestion électronique des documents est essentielle pour le stockage et la gestion des versions des contrats. Un département juridique peut, par exemple, utiliser la GED pour créer, réviser et stocker ses contrats, en suivant chaque modification apportée. La GED permet également de gérer la signature électronique des contrats et leur diffusion auprès des parties prenantes concernées. Elle garantit donc une gestion centralisée et sécurisée de ces documents critiques pour l’entreprise.
La GED est également utilisée pour la centralisation des manuels et guides techniques. Par exemple, une entreprise manufacturière peut centraliser tous ses manuels de maintenance, guides d'utilisation et autres documents techniques dans un système GED. Cela permet aux ingénieurs et aux techniciens :
Une GEC et une GED ont donc une utilité et des fonctionnalités bien distinctes. Pour faire votre choix entre ces deux solutions, le conseil des experts Numen est le suivant : choisissez l’outil en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, en tenant compte à la fois de ses caractéristiques et des utilisateurs cibles.