Dématérialisation des Bulletins de Paie, les clés du succès
Depuis 2009, il est possible de dématérialiser les bulletins de paie en recueillant le consentement du salarié. L’article 24 de loi El Khomri va encore plus loin en supprimant cette condition et en affirmant la prééminence de la version électronique sur le format papier. Pour le reste, le principe ne change pas, il convient de fournir le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Mais ne faudrait-il pas aller un peu plus loin pour lever les craintes que la dématérialisation des bulletins de paie suscite auprès des collaborateurs ? Réponses avec Numen.
Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire dématérialisé ?
Le bulletin de paie dématérialisé est une version électronique du document papier remis obligatoirement chaque mois (ou à échéance précise) aux salariés d’une entreprise. Cette fois, la fiche de salaire est créée puis transmise sous forme numérique. L’employeur n’a donc plus besoin de produire et de conserver une version papier de ce document.
Sur le fond, le bulletin de paie contient les mêmes informations que son homologue papier :
- Informations relatives à l’employeur et au salarié ;
- Informations concernant le contrat de travail et l’emploi occupé ;
- Montant de la rémunération brute, du net social (depuis le 1er juillet 2023), du net imposable (ou net fiscal) et du net à payer ;
- Montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source (PAS) avec le taux d’imposition ;
- Montant annuel du net imposable et du PAS ;
- Cotisations sociales, à la charge du salarié et à la charge de l'employeur ;
- Décompte des congés payés et mentions des absences (RTT, etc.).
Depuis le décret n°2016-1762 du 16 décembre 2016, l’employeur n’a plus besoin d’obtenir l’accord préalable de son collaborateur pour émettre un bulletin de salaire électronique. La dématérialisation des fiches de paie est donc laissée à la discrétion de l’entreprise. Les salariés peuvent toutefois s’opposer à ce mode de communication à tout moment. L’employeur dispose alors d’un délai de 3 mois pour lui transmettre ses bulletins en version papier.
Comment assurer le succès de la dématérialisation des bulletins de paie ?
Pour assurer le succès de votre processus de dématérialisation, il est nécessaire de tenir compte des éléments suivants.
Garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé
Pour que les salariés perçoivent cette évolution comme un progrès, il faut à la fois partager avec eux les bénéfices de cette opération et leur apporter un service complémentaire, rassurant et valorisant. L’outil sélectionné doit donc prendre en compte cet aspect.
Si son parcours professionnel le conduit chez un autre employeur, l’employé doit pouvoir accéder à ses fiches de paie. Même chose, s’il souhaite les consulter des années plus tard.
En vertu du Code du travail, la durée de conservation des bulletins de paie au sein de l’entreprise est fixée à 5 ans. Les documents une fois dématérialisés, doivent rester accessibles, dans un espace numérique, pendant 50 ans ou jusqu’aux 76 ans du salarié. Les délais courts à compter de la première remise au salarié concerné. Tout manquement à cette obligation est sanctionné d’une amende de 450 euros.
Pour accepter la dématérialisation de ce document essentiel, l’entreprise doit lui garantir un accès simple, rapide et indépendant. Pour cela, elle doit assurer la pérennité du format et de sa conservation. Il faut lui permettre de partager la fiche de paie dématérialisée de façon sécurisée avec un tiers qui pourra vérifier simplement son authenticité.
Pour en savoir plus sur la l’article 24 de la loi El Khomri.
Dématérialisation des fiches de paie : assurer la confidentialité
C’est une autre problématique à prendre en compte. Personne ne souhaite que les informations mentionnées sur sa fiche de paie dématérialiseé soient accessibles à n’importe qui.
Un document poussé par mail sous forme de PDF signé garantit l’intégrité du bulletin de paie, mais cela ne suffit pas. Le distribuer dans un coffre-fort numérique (CFN) permet de s’assurer qu’il est bien adressé à son destinataire dans un espace privatif. Celui-ci reste accessible uniquement grâce à un identifiant et un code personnel.
La sécurité des données est donc un élément essentiel à prendre en compte lors de la mise en œuvre de votre projet de dématérialisation et le choix de votre solution.
Anticiper la mobilité pour garantir le succès de la dématérialisation
La mobilité, sous tous ses aspects, devient très prégnante dans l’environnement professionnel actuel.
Les bulletins dématérialisés doivent être accessibles depuis tous les appareils (ordinateur, bien sûr, mais aussi tablette ou smartphone). Ces documents doivent, par ailleurs, pouvoir être consultés et téléchargés depuis un appareil en libre-service ou fourni par un nouvel employeur.
Associer dématérialisation des fiches de paie et impression
“Je garde le papier au cas où… Envoyez-le moi au cas où on me le demande …” Ce type de réflexion n'est pas rare. Pour définitivement rassurer vos salariés, il faut donc aussi traiter le “au cas où”.
C’est pourquoi Numen propose aux entreprises d’associer à la dématérialisation des bulletins de paie un service d’impression et d’envoi à la demande avec un certain nombre de jetons d’impression gratuits. Le salarié sait qu’il pourra à tout moment, indépendamment de son employeur, demander l’impression et l’envoi à son domicile (ou ailleurs) d’une version papier de ses fiches de paie dématérialisées.
Quels sont les avantages du bulletin de paie dématérialisé ?
Les salariés comme l’entreprise ont intérêt à adopter le bulletin de paie électronique. Découvrons en détail ses avantages.
Les avantages du bulletin de paie électronique pour le salarié
Le salarié peut, tout d’abord, accéder à tout moment aux informations concernant son salaire. Il lui suffit de disposer d’une connexion Internet sur un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Cette dématérialisation accompagne donc la mobilité de vos collaborateurs.
Il peut également effectuer facilement, et en quelques clics seulement, une recherche d’informations. C’est pour lui un gain de temps considérable.
Enfin, il évite d’égarer ce document essentiel.
Les avantages du bulletin de paie électronique pour l’employeur
Peu importe leur activité, la digitalisation des processus RH et la mise en place de bulletins électroniques offrent une multitude d'avantages aux entreprises.
Elle permet, tout d’abord, d’optimiser le temps de traitement et de gestion des bulletins de paie. Elle fluidifie le travail des ressources humaines et réduit le risque d’erreurs humaines.
La transformation numérique de ce document constitue également un atout majeur pour prouver le respect des obligations légales par l'employeur. L'utilisation de l'horodatage, en particulier, sert à confirmer la distribution du bulletin de paie au collaborateur, à un moment précis. Elle limite donc le risque de contestations et de litiges.
Enfin, en supprimant la nécessité du papier, la dématérialisation des bulletins de paie s’inscrit dans une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).
Pour résumer, opter pour le bulletin électronique permet :
- De simplifier sa gestion administrative ;
- De renforcer sa conformité juridique ;
- D’inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.
Vous l’aurez compris, la dématérialisation réussie n’est pas seulement une affaire de technique, de logiciel et d'outil. Elle implique également de bien analyser les processus, d’appréhender les besoins et de communiquer sur ses bénéfices. Pour être parfaitement acceptée par vos collaborateurs, celle-ci doit, avant tout, rester un facteur de satisfaction. Pour en savoir plus, contactez les experts Numen.
