Dématérialisation des Bulletins de Paie, les clés du succès

Depuis 2009, il est possible de dématérialiser les bulletins de paie en recueillant le consentement du salarié. L’article 24 de loi El Khomri va encore plus loin en supprimant cette condition et en affirmant la prééminence de la version électronique sur le format papier. Pour le reste, le principe ne change pas, il convient de fournir le bulletin de paie sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. Mais ne faudrait-il pas aller un peu plus loin pour lever les craintes que la dématérialisation des bulletins de paie suscite auprès des collaborateurs ? Réponses avec Numen.

Garantir la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé

Pour que les salariés perçoivent cette évolution comme un progrès, il faut à la fois partager avec eux les bénéfices de cette opération et leur apporter un service complémentaire, rassurant et valorisant.

Si son parcours professionnel le conduit chez un autre employeur, l’employé doit pouvoir accéder à ses fiches de paie. Même chose, s’il souhaite les consulter des années plus tard.

Pour accepter la dématérialisation de ce document essentiel, l’entreprise doit lui garantir un accès simple, rapide et indépendant. Pour cela, elle doit assurer la pérennité du format et de sa conservation. Il faut lui permettre de partager la fiche de paie de façon sécurisée avec un tiers qui pourra vérifier simplement son authenticité.

Pour en savoir plus sur la l’article 24 de la loi El Khomri.

Dématérialisation des fiches de paie : assurer la confidentialité

C’est une autre problématique à prendre en compte. Personne ne souhaite que les informations mentionnées sur sa fiche de paie soient accessibles à n’importe qui.

Un document poussé par mail sous forme de PDF signé garantit l’intégrité du bulletin de paie, mais cela ne suffit pas. Le distribuer dans un coffre-fort numérique (CFN) permet de s’assurer qu’il est bien adressé à son destinataire dans un espace privatif.

Anticiper la mobilité pour garantir le succès de la dématérialisation

La mobilité, sous tous ses aspects, devient très prégnante dans l’environnement professionnel actuel.

Un bulletin dématérialisé doit être accessible depuis tous les appareils (ordinateur, bien sûr, mais aussi tablette ou smartphone). Il doit par ailleurs pouvoir être consulté et téléchargé depuis un appareil en libre-service ou fourni par un nouvel employeur.

Associer dématérialisation des fiches de paie et impression

“Je garde le papier au cas où… Envoyez-le moi au cas où on me le demande …” Ce type de réflexion n'est pas rare. Pour définitivement rassurer vos salariés, il faut donc aussi traiter le “au cas où”.

C’est pourquoi Numen propose aux entreprises d’associer à la dématérialisation des bulletins de paie un service d’impression et d’envoi à la demande avec un certain nombre de jetons d’impression gratuits. Le salarié sait qu’il pourra à tout moment, indépendamment de son employeur, demander l’impression et l’envoi à son domicile (ou ailleurs) d’une version papier de ses fiches de paie.

Vous l’aurez compris, la dématérialisation réussie n’est pas seulement une affaire de technique. Elle implique également de bien analyser les processus, d’appréhender les besoins et de communiquer sur ses bénéfices. Pour être parfaitement acceptée par vos collaborateurs, celle-ci doit, avant tout, rester un facteur de satisfaction. Pour en savoir plus, contactez les experts Numen.