5 raisons d'utiliser un coffre-fort numérique en entreprise

Dans un contexte marqué par l’accélération de la transformation numérique, la question de la gestion documentaire n’a jamais été aussi pertinente. La dématérialisation des données soulève de nombreuses questions relatives à la sécurité informatique des entreprises et à la conservation des documents. Le coffre-fort numérique répond justement à ces enjeux. Cette solution garantit, en effet, le stockage à long terme des informations électroniques sensibles. Pourtant, de nombreuses entreprises hésitent encore à sauter le pas. C’est pourquoi Numen vous propose d’analyser en détail 5 bonnes raisons de mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise.

1er raison : renforcer la sécurité de vos documents grâce au CFN

Selon le Baromètre du CESIN 2023, 45 % des entreprises interrogées ont subi une cyberattaque réussie en 2022. C’est, sans conteste, une excellente raison pour mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise. Numen vous explique pourquoi.

Les cyberattaques, une menace pour la sécurité de vos données

Pour les entreprises, l’hameçonnage (ou phishing) et les attaques par rançongiciel (ou ransomware) constituent les principales menaces.

• Les ransomwares impliquent l'infiltration de logiciels malveillants dans le système de l'entreprise et le cryptage de ses données. Le pirate informatique exige alors le paiement d’une rançon en échange de la clé de décryptage. En 2023, ce procédé a permis aux cybercriminels d'extorquer pas moins de 1,1 milliard de dollars aux entreprises dans le monde.
• Le phishing consiste, quant à lui, à tromper les employés pour qu'ils divulguent des informations sensibles ou installent des logiciels malveillants, via des courriels frauduleux ou des sites Web contrefaits.

Ces attaques sont souvent très sophistiquées et difficiles à détecter. Elles sont donc extrêmement dangereuses pour la sécurité des informations de l'entreprise.

Leurs conséquences peuvent, par ailleurs, être dévastatrices : données inaccessibles, interruption totale des opérations commerciales, perte de documents, etc.

Sécuriser vos données grâce au coffre-fort numérique

Les coffres-forts électroniques utilisent des technologies de cryptage avancées pour protéger les données sensibles. Les informations de l’entreprise sont ainsi converties dans un format illisible pour quiconque n’ayant pas les clés de décryptage appropriées. Cela garantit que même si les données sont interceptées par des cybercriminels, elles resteront inaccessibles et inutilisables.

Par ailleurs, pour accéder aux informations stockées dans un coffre-fort numérique, les cybercriminels devront affronter une authentification renforcée. Le système d’authentification à deux facteurs (2FA), par exemple, ajoute une couche supplémentaire de sécurité. En plus d’un mot de passe, il impose aux utilisateurs une vérification d’identité, à partir d’un code envoyé à un téléphone mobile ou une application d'authentification. Il réduit donc considérablement le risque d'accès non autorisé, même si un mot de passe est compromis.

Pour vous assurer de la sécurité de vos données, vérifiez que votre prestataire dispose de la certification ISO 27001. Cette dernière garantit que vos données sont protégées contre le vol, la perte, la modification ou l’accès non autorisé grâce à un système de gestion de la sécurité des informations solide. Cette certification assure également que des procédures ont bien été mises en place pour permettre la continuité de vos activités en cas de sinistre.

Le coffre-fort numérique soit par ailleurs être conforme aux exigences des normes et des législations suivantes :

• La norme NF Z42-020
• La certification AFNOR NF 203
• La norme ISO/IEC 25051:2014
• Le Règlement Général sur la Protection des données (RGPD)

2e raison : garantir l’accessibilité et la pérennité des documents

Grâce au coffre-fort numérique, vos employés peuvent consulter les informations depuis n'importe quel appareil connecté (ordinateur de bureau, portable, tablette ou smartphone). Cette flexibilité est particulièrement précieuse dans un contexte où le télétravail et la mobilité professionnelle sont aujourd’hui très fréquents.

En parallèle, cette solution d’archivage garantit la conservation à long terme de vos documents. Les technologies avancées utilisées pour le stockage et la gestion des informations électroniques assurent leur intégrité et leur disponibilité sur plusieurs décennies. Les documents papiers s'abîment avec le temps et sont susceptibles de se perdre suite à une négligence, un incident ou une catastrophe naturelle. Avec un coffre-fort numérique, vos données sont sauvegardées et répliquées sur des serveurs sécurisés afin d’être protégées même en cas d’incident majeur.

3e raison : maximiser l’efficacité opérationnelle de votre entreprise

Grâce au coffre-fort numérique, tous les documents de votre entreprise sont archivés dans un emplacement unique et sécurisé. Cette centralisation réduit considérablement le temps passé à rechercher et à classer les documents. Cela simplifie grandement votre gestion documentaire. Les utilisateurs peuvent accéder rapidement et facilement aux informations nécessaires, même après de longues années, grâce à des fonctionnalités de recherche avancées. En adoptant un CFN, les entreprises améliorent l'efficacité de leurs opérations quotidiennes. Elles libèrent également du temps à leurs salariés pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.

L’amélioration de l’efficacité opérationnelle repose également sur la capacité du CFN à s'intégrer harmonieusement aux systèmes d'information existants de votre entreprise (ERP, CRM, GED, etc.). Cette intégration est réalisée via les API (Interfaces de Programmation d'Applications). Elle permet de sécuriser et d’archiver l’ensemble des documents sensibles, traités par les différents départements de votre entreprise, en un seul clic.

4e raison : réduire vos coûts avec la mise en place d’un coffre-fort numérique

Pour les entreprises, le traitement et l'archivage d'un document papier représentent une dépense importante. Selon une étude de la Fédération Nationale des Tiers de Confiance (FNTC) réalisée en 2021, la mise en place d’un archivage électronique peut réduire jusqu’à 50 % les coûts liés à la gestion des documents.

Une autre étude menée en 2024 a confirmé l’impact d’une solution numérique : les entreprises peuvent ainsi économiser jusqu’à 20 000 euros par employé et par an.

Ces économies sont rendues possibles par l’élimination des besoins en espace physique et la réduction du risque d’erreurs liées au traitement manuel.

La diminution des coûts de stockage

Selon une étude de l'Association Française de Normalisation (AFNOR) réalisée en 2020, les entreprises dépensent en moyenne entre 15 et 20 euros par document papier. Ces coûts comprennent :

• Les dépenses liées aux équipements (locaux, imprimantes, classeurs, box de rangement, etc.) ;
• La maintenance des archives.

En moyenne, le coût de stockage de documents physiques s’élève à 21 € par mètre linéaire (6 € par mètre linéaire, en cas d’externalisation des archives).

En comparaison, le coût de l’archivage électronique est de seulement quelques centimes d’euro par document. Il atteint en moyenne 10 euros par Go utilisé par an, bien que cela puisse varier fortement d'un prestataire à l'autre. Mettre en place un coffre-fort numérique offre donc un potentiel substantiel d’économies pour les entreprises.

La réduction des coûts liés aux erreurs et pertes de documents

En parallèle, la recherche de documents représente également un coût important pour les entreprises. Elles dépensent ainsi en moyenne 120 euros pour retrouver un document mal classé et jusqu'à 220 euros pour le reproduire.

En France, une étude de Markess by exægis de 2020 a estimé l’impact financier des erreurs humaines et de la perte de document à environ 15 000 euros par an.

La mise en place d’un coffre-fort numérique réduit considérablement ces risques. Cette solution d’archivage à valeur probatoire assure, en effet, une parfaite traçabilité et l’accessibilité optimale des documents.

5e raison : assurer votre conformité légale

Votre entreprise a besoin d’un archivage électronique à vocation probatoire pour :

• Présenter des preuves valables en justice en cas de litige ;
• Répondre aux demandes de l’administration en cas de contrôle fiscal, par exemple ;
• Protéger son patrimoine.

En parallèle, la législation française vous impose de conserver certains documents pendant des durées variables, selon leur nature et l'activité de votre entreprise :

• 10 ans pour les factures fournisseurs et clients, les bons de commande ou encore bons de réception ;
• 5 ans pour les contrats commerciaux, les relevés bancaires ou les documents de transports de marchandises.

Le CFN garantit un archivage à vocation probatoire. Il est en mesure de sceller un document, de créer un journal de preuves, ou encore de préserver la qualité d’une signature électronique. Il garantit donc l’authenticité et l’intégrité des documents. Ces derniers restent intacts. Ils sont protégés contre tout accès non autorisé, tout au long de leur conservation.

Vous connaissez maintenant les 5 bonnes raisons de mettre en place un coffre-fort numérique dans votre entreprise. Pour en savoir plus sur la solution Numen CFN Pro, contactez nos experts.