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Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents avec la GED ?

07.10.2022     -    4 min
Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents avec la GED ?

Vous avez mis en place, ou souhaitez mettre en place, une GED, ou une autre solution, pour la conservation de vos documents de gestion et naturellement vous vous posez la question de la durée de conservation de ceux-ci :  Contrats, factures, livres comptables, statuts...

Voici en synthèse combien de temps vous devez les conserver :

Source : Ministère de l’Economie et de la Relance

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon leur nature et les obligations légales ou fiscales. L'entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s'ils contiennent des données personnelles. Pendant ce délai, l'administration peut mener des contrôles.

Documents civils et commerciaux

Les contrats conclus dans le cadre d'une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans.

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales (bons de commande ou bons de livraison) doivent être conservés 10 ans.

Documents et pièces comptables

Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Documents fiscaux

L'article L102B du Livre des procédures fiscales stipule que « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ».

Ce délai de conservation concerne notamment l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC), les impôts directs locaux, la cotisation foncière des entreprises (CFE), la valeur ajoutée des entreprises (CVAE), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), etc.
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d'activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Documents sociaux

Les statuts de la société doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés.

Les documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) doivent être conservés 10 ans.

Les convocations, les feuilles de présence, les pouvoirs, les rapports du gérant ou du conseil d'administration doivent être conservés pendant 3 ans.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation de vos documents ?

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C'est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l'article 1734 du Code général des impôts précise qu'une amende de 10 000 € est « applicable en cas d'absence de tenue [des] documents [demandés par l'administration dans l'exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits. »

Retrouvez ici le détail des délais de conservation des documents pour les entreprises.

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