Un hébergement sécurisé et conforme aux réglementations
Doxtreem garantit un hébergement des données en France, conforme aux exigences réglementaires françaises et européennes, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Cette conformité assure la protection des données à caractère personnel tout au long de leur traitement documentaire, avec une maîtrise totale sur leur localisation, leur accès et leur durée de conservation.
Les infrastructures utilisées sont certifiées ISO 27001 pour assurer un niveau de sécurité maximal, et répondent aux standards les plus exigeants du marché.
Pour les entreprises et organisations manipulant des données sensibles, Doxtreem s’appuie sur des hébergements certifiés SecNumCloud, le référentiel de l’ANSSI garantissant un cloud souverain, exempt de toute influence extraterritoriale. Cette certification assure une protection renforcée contre les risques cyber et garantit l’indépendance des données face aux législations étrangères.
De plus, pour les acteurs du secteur de la santé, Doxtreem est compatible avec les normes HDS (Hébergement des Données de Santé), garantissant une gestion et une conservation des informations médicales dans un cadre strictement sécurisé et conforme aux obligations légales.
Grâce à cette approche, Doxtreem assure aux entreprises privées, administrations et établissements de santé une solution de GED fiable, performante et en totale conformité avec les réglementations en vigueur.
Les fonctionnalités clés de Doxtreem pour sécuriser vos données
L’authentification sécurisée des utilisateurs
Doxtreem intègre un système d’authentification robuste pour s’assurer que chaque utilisateur est correctement identifié avant d’accéder aux documents et fonctionnalités de la GED.
- SSO (Single Sign-On) : une authentification unique pour un accès fluide et sécurisé à l'ensemble des systèmes connectés.
- Fédération d'identités : permet de gérer des identités numériques uniques même en cas de multiples annuaires.
- Jetons d'authentification : chaque utilisateur authentifié reçoit un jeton sécurisé contenant ses informations et ses groupes d'appartenance.
La gestion des droits et des habilitations
Doxtreem offre une gestion fine et granulaire des permissions d’accès aux documents et aux fonctionnalités.
- Habilitations personnalisables : les droits sont organisés sous forme de rôles regroupant des habilitations (ex : voir un menu, exécuter une action, accès à un document).
- Autorisations détaillées : gestion des accès en lecture, modification ou suppression des documents et dossiers.
- Autorisations conditionnelles : configuration dynamique des droits selon les propriétés des documents (par exemple : restreindre l'accès à certaines factures selon leur montant).
- Gestion par groupes : simplifie l’administration des accès en attribuant les permissions aux groupes d’utilisateurs.
Chiffrement des données pour une protection maximale
Doxtreem sécurise les fichiers stockés et les échanges de données grâce à un chiffrement avancé.
- Chiffrement des données : utilisation d'algorithmes de chiffrement robustes pour empêcher toute interception ou lecture non autorisée.
- Sécurisation des échanges : toutes les communications entre utilisateurs et serveurs Doxtreem sont protégées par des protocoles de sécurité éprouvés (TLS, HTTPS).
- Gestion des clés de chiffrement : Doxtreem permet un contrôle total des clés, garantissant une souveraineté complète sur les données stockées.
Cette protection renforce la sécurité globale et assure la conformité avec des réglementations comme le RGPD et les normes ISO 27001.
Traçabilité complète des actions
Doxtreem fournit un suivi détaillé de toutes les actions effectuées sur la plateforme grâce à des journaux d’audit.
- Journal de lecture : identifie les documents consultés, par qui et à quel moment.
- Journal d'événements : retrace l'ensemble des actions des utilisateurs sur la plateforme.
- Journal d'archives : archive toutes les modifications, créations ou suppressions de documents.
Cette traçabilité est essentielle pour garantir la transparence des opérations et assurer la conformité aux exigences légales.
Records Management et gouvernance documentaire
Doxtreem propose des fonctionnalités avancées de Records Management permettant une gestion rigoureuse et conforme du cycle de vie de vos documents.
- Règles de sort final, selon la typologie documentaire.
- Politiques automatisées de suppression ou de conservation.
- Transfert automatisé vers un coffre-fort numérique certifié.
- Traçabilité et conformité avec les obligations légales et réglementaires.
Cette gouvernance documentaire permet de réduire les risques juridiques, d’optimiser la conservation des documents et de s’assurer de leur valeur légale sur le long terme.
Archivage électronique à valeur probante avec Numen CFN Pro
Pour assurer une conservation sécurisée et conforme de vos documents sensibles, Doxtreem s’intègre nativement avec Numen CFN Pro, un coffre-fort numérique professionnel conçu pour garantir l’intégrité et la pérennité de vos archives électroniques.
Numen CFN Pro est conforme à la norme NF Z42-020 et certifié NF 203, attestant de sa capacité à offrir un espace de conservation fiable et sécurisé, respectant les exigences réglementaires en matière d’archivage électronique.
Les principales caractéristiques de Numen CFN Pro incluent :
- Espaces sécurisés : structurez votre coffre-fort numérique avec des espaces cloisonnés et sécurisés, en paramétrant les droits d'accès par espace.
- Interopérabilité : fonctionne avec différents protocoles de communication, formats de données et systèmes d'exploitation, facilitant l'intégration dans votre écosystème existant.
- Simplicité d'utilisation : interface intuitive et intégration simplifiée grâce à des API dédiées.
En intégrant Numen CFN Pro à votre gestion documentaire via Doxtreem, vous bénéficiez d'une solution complète pour :
- Assurer la conformité légale de vos archives électroniques.
- Garantir l'intégrité et l'authenticité de vos documents sur le long terme.
- Faciliter l'accès sécurisé à vos informations archivées, tout en maîtrisant les droits d'accès.
Cette synergie entre Doxtreem et Numen CFN Pro vous permet de gérer efficacement le cycle de vie de vos documents, depuis leur création jusqu'à leur archivage à valeur probatoire, en toute conformité avec les normes en vigueur.
Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution d'archivage à valeur probatoire ?
Pourquoi choisir la GED Doxtreem pour sécuriser vos données ?
Protection avancée des données : mécanismes de sécurité éprouvés contre les accès non autorisés.
Flexibilité des paramètages : gestion personnalisée des droits et des habilitations selon les besoins métiers.
Chiffrement des données : protection totale des fichiers.
Conformité réglementaire : répond aux normes RGPD, ISO 27001, SecNumCloud et HDS, garantissant une gestion sécurisée et conforme des documents.
Hébergement souverain en France : toutes les données sont stockées dans des data centers français certifiés, offrant une protection renforcée et une indépendance totale vis-à-vis des législations étrangères (Cloud Act, Patriot Act).
Sécurité et accessibilité garanties : hébergement sécurisé respectant les exigences du secteur public et assurant une haute disponibilité des données.
Archivage électronique à valeur probatoire : coffre-fort numérique professionnel, certifié NF203, conçu pour garantir l’intégrité et la pérennité de vos documents électroniques.
Record management : intégration de fonctionnalités de record management pour une gestion complète du cycle de vie de vos documents
Visibilité et transparence : suivi en temps réel des accès et des modifications avec des journaux d’audit détaillés.
Interopérabilité totale : intégration fluide avec les systèmes existants (annuaires, applications tierces).
Simplicité d’administration : interface intuitive pour une gestion efficace des accès et des habilitations.
Doxtreem, la GED qui sécurise vos données documentaires
En intégrant authentification, gestion des droits, chiffrement, traçabilité, records management et archivage électronique Doxtreem protège les documents tout au long de leur cycle de vie.
Les entreprises peuvent ainsi sécuriser l’accès à leurs données tout en facilitant leur exploitation par les équipes autorisées.
FAQ : Sécurisation et hébergement des données dans la GED Doxtreem
Pourquoi sécuriser une GED est essentiel ?
Une GED contient des informations stratégiques pour l’entreprise : contrats, factures, documents RH, données sensibles… Un accès non autorisé peut entraîner des fuites de données et des violations réglementaires (ex. RGPD).
Comment Doxtreem protège-t-il les documents stockés ?
Doxtreem utilise un chiffrement avancé des données. Cette fonctionnalité empêche toute interception ou exfiltration non autorisée. Par ailleurs, toutes les communications sont protégées par des protocoles de sécurité éprouvés (TLS, HTTPS).
Quelle différence entre habilitations et autorisations dans Doxtreem ?
Les habilitations correspondent aux droits d’accéder à une fonctionnalité (ex. : afficher un menu, exécuter une action). En revanche, les autorisations sont des droits d’accéder à un document spécifique (ex. : lecture, modification, suppression).
Doxtreem permet-il un suivi des actions sur les documents ?
Absolument, c’est possible grâce à ses journaux d’audit qui tracent chaque consultation, modification ou suppression de document.
Où sont hébergées les données stockées dans Doxtreem ?
Toutes les données sont hébergées en France, afin de garantir leur conformité avec la réglementation française et européenne (RGPD, notamment).
Doxtreem est-il compatible avec les exigences du secteur public ?
Oui, l’hébergement de Doxtreem répond aux exigences du secteur public et garantit une protection des données conforme aux standards réglementaires.
Doxtreem propose-t-il un cloud souverain ?
Oui, Doxtreem s’appuie sur un hébergement certifié SecNumCloud (certification de l’ANSSI), garantissant une infrastructure exempte d’influence extraterritoriale et protégée des lois étrangères, comme le Cloud Act.
Doxtreem est-il adapté aux données de santé ?
Oui, Doxtreem est compatible avec l’Hébergement des Données de Santé (HDS). Les données médicales sont donc conservées et gérées dans un environnement sécurisé et conforme aux obligations légales.
Doxtreem est-il conforme aux normes en matière de cybersécurité ?
Oui, l’infrastructure de Doxtreem repose sur des centres de données certifiés ISO 27001. Cette norme internationale garantit une gestion rigoureuse de la sécurité de l’information.
