Face à l’accroissement exponentiel des documents numériques, les entreprises doivent structurer rigoureusement leurs données pour garantir une gestion efficace et pérenne. Un classement maîtrisé permet d’organiser, de sécuriser et de pérenniser les informations essentielles tout en évitant la dispersion et les erreurs de manipulation.Doxtreem, la solution de gestion électronique de documents (GED) de Numen, propose une approche innovante qui repose sur des principes solides de structuration, garantissant une organisation cohérente et homogène du patrimoine documentaire.
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Un plan de classement est un cadre structuré qui définit comment et où ranger les documents au sein de l’organisation. Il établit une hiérarchie et des règles claires pour assurer un classement uniforme et rigoureux de tous les contenus.💡 Pourquoi un plan de classement est essentiel ?.
Dans Doxtreem, le plan de classement repose sur une architecture organisée autour de dossiers, sous-dossiers et documents, garantissant une arborescence logique adaptée aux besoins métiers.📌 Principes du plan de classement dans Doxtreem :
" Ces aspects (plan de classement, recherche, création du socle documentaire) sont les éléments qui nous apportent beaucoup de valeur quotidiennement "Éric ProalPrésident du directoire - Payan Bertrand
Découvrez en quoi un plan de classement peut être utile au travers du témoignage client de Payan Bertrand
La puissance du plan de classement prend toute sa dimension lorsqu'elle est associée à des mécanismes d'automatisation. Grâce aux modules de LAD (Lecture Automatique de Documents) et RAD (Reconnaissance Automatique de Documents) intégrés à Doxtreem, les documents sont analysés à leur arrivée, identifiés selon leur nature, puis classés automatiquement dans la bonne structure, sans intervention humaine.📌 Ce que permet la LAD/RAD avec Doxtreem :
💡Exemple : un document entrant identifié comme note de service RH est automatiquement classé dans le bon dossier du plan de classement RH, avec application des droits associés.
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Le plan de classement dans Doxtreem constitue la structure organisationnelle générale qui guide le rangement des documents au quotidien. Il offre de la souplesse et peut être adapté selon les besoins des utilisateurs et des services.Le plan de classement modèle, quant à lui, introduit une couche de rigueur supérieure. Il impose des règles strictes de contribution, de nommage et de format, permettant de normaliser la gestion documentaire dans des contextes sensibles ou à forte exigence de conformité.💡 Exemple d'usage du plan de classement modèle : le service RH applique une structure rigide pour les dossiers salariés, avec des documents normalisés et un accès restreint selon les profils utilisateurs.
Chaque métier, chaque service et chaque entité géographique dispose de ses propres logiques documentaires. Doxtreem permet de modéliser un plan de classement qui s'adapte à ces spécificités tout en maintenant une cohérence organisationnelle.🎯 Exemples concrets de personnalisation :
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Doxtreem concilie gouvernance documentaire et agilité d’usage. Le plan de classement modèle est conçu pour s’adapter aux réalités organisationnelles tout en assurant la conformité.🧩 Flexibilité offerte par Doxtreem :
Modéliser un plan de classement efficace nécessite de bien comprendre vos réalités opérationnelles. C’est pourquoi les équipes Numen organisent des ateliers métiers en amont de chaque projet. Ces ateliers permettent à vos équipes de poser leurs besoins, leurs processus documentaires et leurs contraintes réglementaires.À partir de ces échanges, un plan de classement structuré, cohérent et personnalisable est élaboré avec vous, garantissant ainsi une mise en œuvre rapide, adaptée et durable.
Une structuration rigoureuse et personnalisable grâce au plan de classement et au plan de classement modèle.
Une automatisation du classement via les modules LAD/RAD intégrés pour un gain de temps et une réduction des erreurs.
Une approche adaptée à chaque métier, service ou entité grâce à une logique paramétrable et évolutive.
Un accompagnement expert par les équipes Numen, à travers des ateliers métiers spécifiques.
Une expérience utilisateur fluide, avec un déploiement progressif et une adoption facilitée par l'ergonomie de la plateforme.
