Numérisation de vos documents

Rendez tous vos documents* accessibles et exploitables au format numérique.
Accédez à la copie fidèle et donnez vie à vos archives.

* Archives, factures, contrats, courriers, livres, photos, cartes, plans …

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Le contexte

Vos équipes travaillent à distance, vous avez besoin d’accéder à vos documents de travail ou de rendre accessibles vos archives et votre patrimoine documentaire. Les documents arrivent de toutes parts ou sont déjà classés dans vos dossiers ou archives et chacun souhaite les consulter sur son écran ou son smartphone. ​​​​​​​

Rendez tous vos documents accessibles et exploitables avec numérisation de vos documents

Vos enjeux

Dynamisez vos archives
​​​​​​​en dématérialisant votre patrimoine informationnel !

Sauvegardez vos documents précieux (archives d'entreprise, votre patrimoine, vos factures, vos courriers,…), gagnez en pérennité et en sécurité grâce à la numérisation.
​​​​​​​
​​​​​​​Transformez vos supports papiers en documents exploitables pour les rendre accessible à vos collaborateurs, à la recherche, aux étudiants ou au grand public.

Vos besoins

Au quotidien, vous devez :

  • Retrouver rapidement un document ;

  • Homogénéiser les formats de documents ;

  • Partager les documents ;

  • Préserver vos archives ;

  • Préserver les intérêts de votre organisation ;

  • Maîtriser/sécuriser les accès ;

  • Valoriser vos archives, en extraire les données utiles aujourd'hui ou demain ;

  • Réduire les coûts de stockage ;
    ​​​​​​​
  • Eradiquer les risques de perte de documents.

Nos offres

Rendez vos contenus disponibles, facilitez vos recherches, préservez vos documents.

Rendez vos contenus disponibles, facilitez vos recherches, préservez vos documents avec la numérisation de vos documents

La numérisation de documents vous permet d’optimiser, de dynamiser et de sécuriser votre gestion documentaire mais également de :

  • Réduire vos coûts de stockage physique ;

  • Supprimer les risques de perte et de dégradation de vos documents papier ;

  • Rendre accessible l'information ;

  • Être efficace dans vos recherches et vos mises à jour ;
    ​​​​​​​
  • Valoriser vos contenus stratégiques.

Exploitez l'ensemble de vos contenus :  factures, relevés bancaires, dossiers permanents, dossiers annuels, documents RH... et bénéficiez d'un R.O.I immédiat.

Rendez votre patrimoine accessible

Facilitez l’accès et la navigation à vos fonds documentaire 

Disposez d’un accès immédiat à vos informations contenues dans vos fonds documentaires (catalogage, indexation, création de bibliothèques numériques…) en passant :

​​​​​​​✓ soit par une numérisation sur nos sites de production
✓ soit par le montage d'un atelier de numérisation éphémère dans votre cabinet

​​​​​​​Faites confiance à nos opérateurs expérimentés pour votre projet de numérisation.
 
Nous vous assurons une traçabilité de bout en bout, depuis la récupération de vos documents jusqu'à la livraison de vos dossiers, images et données associées.

Libérez vos archives

Numérisation d’archives    

Dématérialisez vos documents pour les protéger, les valoriser, exploiter leur contenu et en assurer la fiabilité et la pérennité.

Découvrir

numen heritage 
numerisation patrimoniale

Préservez votre patrimoine documentaire et rendez-le accessible à vos équipes, vos partenaires ou au plus grand nombre​​​​​​​.

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Réalisations

Ne plus se déplacer pour consulter des documents papier représente : gain de temps, plus d’efficience et un meilleur service dans les conservations des hypothèques.

Gagnez en temps et en efficacité en numérisant des documents dispersés sur plusieurs sites

Chaque conservation des hypothèques exécute quotidiennement deux à trois cents consultations de registres papier. Leur numérisation a pour principal résultat d'assurer une prestation de service plus rapide dans les conservations des hypothèques dont la taille des archives peuvent maintenant réduire. Par ailleurs, ces registres sont à présent protégés contre le vol, la perte ou les dégâts par le feu et l’eau.

Confier le travail à deux prestataires luxembourgeois certifiés PSDC est, pour l’Université, une garantie de qualité.

Développez de nouveaux services en ligne grâce à la dématérialisation

L'Université du Luxembourg gère, en moyenne, 20 000 dossiers d'inscription par an et avec 6 200 inscrits. Elle a donc été confrontée au problème du volume des archives papier. Lorsqu'on a des "clients" issus de 110 pays, âgés d'une vingtaine d'années et qui vivent dans un monde 2.0 avec lequel ils interagissent naturellement de manière électronique, il fallait s'adapter.

Rechercher un document n’est plus une tâche pénible et fastidieuse, c'est même devenu extrêmement efficace. La solution de Numen répond complètement à nos besoins, nous sommes très satisfaits.

Dématérialisez pour simplifier les procédures et gagner du temps

Répondre à une demande, renouveler une carte professionnelle ou bien encore retrouver un justificatif en cas de litige ne demande plus une «fouille archéologique» laborieuse pour trouver la boite qui contient le bon dossier. Par ailleurs, la numérisation de 250 mètres linéaires (2500 boites d’archives, près de 2.500.000 pages, 22.750 dossiers) a permis de libérer un espace considérable en délocalisant l’archivage papier.

Le choix de Numen pour la reprise de notre fonds documentaire a été une source d’économie et nous a permis un gain de temps important

Digitalisez vos documents techniques pour sécuriser la maintenance de vos produits

L’enjeu pour la SNCF est d’optimiser et de sécuriser les opérations de maintenance qui s’appuyaient jusqu’à présent sur de la documentation, difficilement manipulable, volumineuse et contenant une importante quantité d’informations. Ainsi, pour des raisons d’ordre pratique et d’optimisation, leformat XML, organisé en granules documentaires est beaucoup plus pertinent, et plus facile à manipuler

Grâce à ce partenariat, Numen et Labgroup ont la capacité de prendre en charge tout le cycle de vie des documents physiques et électroniques depuis la collecte jusqu’à la destruction certifiée.

Détruisez les originaux papier grâce à la copie fidèle

La Banque Raiffeisen a donc confié le déploiement d’un service de dématérialisation et d’une solution d’archivage électronique aux sociétés Labgroup, tiers-archiveur de métier, et Numen, expert en traitement externalisé de données et documents sensibles.

Outre l’expertise de Numen en matière de numérisation tant de documents reliés que de documents feuille à feuille, le site choisi près de Tours répondait aux exigences de sécurité nécessaires ; par ailleurs, sa position centrale, au sein du territoire français, a été un autre atout.

Préparez les données en vue de leur analyse grâce à la numérisation

La numérisation, réalisée dans le cadre d’un marché avec la société Numen - prestataire habituel des chaînes de numérisation de la BnF - a commencé quelques jours après la date limite d’envoi au gouvernement des contributions, fixée au 20 février 2019, et a été réalisée dans un délai de quatre semaines après la réception des contributions.

La solution proposée par Numen s’est montrée la plus adaptée à nos besoins en termes de fonctionnalités et de flexibilité.

Rendez accessibles en quelques clics vos dossiers patients

Très rapidement, les résultats se sont fait sentir : Simplification du processus administratif, économies sur les coûts générés par les processus manuels et le stockage physique des dossiers « patients », valorisation du personnel

FWU n’a subi qu’un très faible impact de la crise sanitaire au Luxembourg car l’accès immédiat aux contrats dématérialisés a permis à l’activité de se poursuivre normalement, malgré le confinement et le travail à distance.

Numérisez vos documents sensibles (comportant des données personnelles)

La numérisation des dossiers clients de FWU SA a été bénéfique car elle a amélioré l’efficience globale du processus, réduit les coûts de production du dossier d’assurance vie et optimisé la gestion documentaire

Votre secteur

Votre métier

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Nous vous accompagnons

Conserver dans la durée et en toute sécurité l’ensemble de vos documents.

Des informations accessibles et exploitables quel que soit le lieu.

Gain de temps lors de la consultation de vos documents

Réaliser des gains de place et des économies de stockage

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