Pourquoi mettre en place une GED dans son entreprise ?
Nous constatons tous une digitalisation massive de nos échanges. Alors que les emails remplacent de plus en plus les courriers postaux, la tendance est aux démarches en ligne. Titres de transport, passe-sanitaire, cartes de fidélité, le smartphone est devenu le support par défaut. Cette facilité d’usage et de circulation des documents entraîne de nombreuses conséquences, rendant l’utilisation d’une GED indispensable. Explications avec Numen.
La GED pour faire face à la croissance massive des échanges
Les échanges se complexifient. Aujourd’hui, les entreprises doivent gérer à la fois une hausse spectaculaire des volumes, une diversification des canaux et une multiplication des acteurs. Dans ce contexte, impossible de faire l’impasse sur une solution de Gestion Électronique de Documents ou GED.
Plus de volumes
Quand le volume des documents papier ou électroniques, produits, échangés et conservés augmente, le bon réflexe est de s’équiper !
Aujourd’hui, plus personne ne doute de l’utilité d’un système de gestion de base de données (SGBD). En effet, aucune entreprise n’envisage de gérer le nombre croissant de données, pour un ensemble croissant d’applications, sans un outil adapté.
Alors pourquoi en serait-il autrement des documents ? Ils ont exactement les mêmes contraintes et sont souvent la source de ces fameuses données.
Tout comme il est rationnel de mettre ses données dans une base de données, il est indispensable de mettre ses documents dans une GED.
Plus de canaux
La digitalisation croissante des échanges a entraîné une prolifération des canaux de communication. Le terme "multicanal", voire "omnicanal", est aujourd'hui sur toutes les lèvres. Sites web, portails, e-mails, smartphones et même courrier traditionnel, les entreprises utilisent un large éventail de supports.
Face à cette diversité de formats, la centralisation des documents et l'uniformisation de leur accessibilité sont devenues des enjeux majeurs. Prenons un exemple concret pour s’en convaincre. Lorsqu'un service client traite une réclamation, son objectif principal est de garantir la satisfaction de son interlocuteur, indépendamment de la manière dont celui-ci a formulé sa demande. Pour traiter efficacement cette réclamation, le service client aura probablement besoin d'accéder au dossier complet du client, incluant ses commandes, les factures et les éventuels autres courriers. Tout cela doit être facilement accessible. La GED répond justement à l’ensemble de ces problématiques et se présente donc comme la solution idéale.
Plus d'acteurs
Le nombre réel d’émetteurs de documents a explosé. La façon de les produire, mélange de collaboratif, de distanciel et de raccourcissement des délais, a également considérablement évolué. Tout cela rend indispensable la mise en place d’un outil de co-construction, de partage et de traçabilité.
La contrepartie de cette multiplication des émetteurs et de la digitalisation est naturellement la multiplication des destinataires. Le processus de centralisation/homogénéisation du courrier entrant ou sortant - totalement naturel pour le courrier postal - est shunté quand un émetteur envoie directement un document électronique à un destinataire. Si le destinataire n’a pas de moyen simple et sécurisé d’enrichir la base documentaire de l’entreprise, il y a de fortes chances que le document reste dans une messagerie, un répertoire de PC portable ou une clé USB ... Privant ainsi l’organisation d’une ressource peut-être décisive à l’avenir…
La GED pour faire face à des contraintes plus fortes
La pression réglementaire et les risques liés à la gestion documentaires sont deux enjeux majeurs pour les entreprises. L'utilisation d’une solution GED sécurise les organisations et participe à leur conformité juridique.
Une GED, un indispensable pour remplir ses obligations réglementaires
Bien sûr, le RGPD ! Un grand nombre de données personnelles sont embarquées dans les documents échangés. Si chacun garde des documents (originaux ou copies) dans des espaces physiques ou digitaux « personnels », comment le DPO pourra-t-il garantir les processus ? Si les documents qui les contiennent sont gardés de façon aléatoire, comment pourra-t-il retrouver les données personnelles et particulièrement celles à effacer ? Si vous ne voulez pas prendre un tel risque, la GED est la réponse.
À côté du RGPD, votre entreprise doit aussi anticiper la réglementation sur la facture électronique. Celle-ci deviendra obligatoire à compter du :
- 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises intermédiaires ;
- 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises.
Toutes les entreprises devront par ailleurs accepter les factures électroniques à compter du 1er septembre 2026.
Plus globalement, une solution de gestion documentaire facilite la conformité légale et réglementaire. Elle assure, en effet, une organisation et un archivage précis des documents. Ce classement facilite l'accès et la récupération des informations requises lors des audits.
Par ailleurs, en automatisant la gestion des cycles de vie des documents et en garantissant la sécurité et l'intégrité des données, cet outil contribue directement à maintenir l'entreprise en conformité avec les législations en vigueur.
Une gestion documentaire pour diminuer les risques
L’autre aspect est pratique et financier : la centralisation dans une GED des documents permet une gestion rationnelle des échéances propres à la vie des documents. Version obsolète, durée de conservation, traitement de fin de vie, sortie du « stock », organiser son corpus documentaire dans une GED évite le syndrome du « on garde tout pour ne pas perdre de temps ».
Comme il y a les cycles de vie des documents, il y a aussi les cycles de l’organisation : avant-vente, après-vente, projet, service régulier, recrutement, contrat, fin de contrat, etc. Un collaborateur prend le relais d’un autre. En cas de départ de l’entreprise, comment s’assurer que tous les documents « en sa possession » sont bien transmis à son successeur ? D'ailleurs « en sa possession » est une aberration en soi ! Le collaborateur ne doit « posséder » aucun document de l’organisation. Si ceux-ci sont dans la GED, la transmission sera naturelle et fluide, mais surtout complète et sans risque. Un sacré avantage pour votre entreprise !
Autre point important : les fonctionnalités de la GED permet à l’entreprise de sécuriser ses données grâce à :
- L’authentification et le contrôle des utilisateurs ;
- Le contrôle des droits : vous décidez qui peut lire, modifier ou encore partager les documents stockés dans la GED ;
- La journalisation des activités dans les différents fichiers : vous êtes en mesure de tracer les actions effectuées sur les documents de l’entreprise et vous disposez d’un contrôle sur les différentes versions ;
- Le chiffrement des données ;
- La conservation et la récupération des données : l’association de la GED à un système d’archivage électronique ou à un coffre-fort numérique renforce la sécurité de vos données.
Les différentes fonctionnalités de la GED vous permettent, par ailleurs, de garantir la confidentialité et la protection de vos documents et de vos données. La mise en place d’une solution juridique fiable d’une signature électronique assure l’intégrité des différentes informations.
Une GED pour renforcer votre compétitivité
Enfin, ultime argument sur le caractère indispensable de la GED : c’est un atout majeur pour la compétitivité de votre organisation.
La technologie apporte tous les jours de nouvelles possibilités, en particulier en matière d’intelligence artificielle et d’extraction de données. La « data », comme on dit, est aujourd’hui la nouvelle richesse des organisations. Or les données exploitables, bien rangées dans une base de données, n’ont que deux origines : le traitement qui les a produites et/ou le document qui les a portées.
Il existe donc un nombre considérable de données « piégées » dans des documents existants. Le fait qu’un document, par exemple un contrat, soit nativement électronique, ne rend pas les données qu’il contient structurées et exploitables par un processus ou un logiciel. Si les techniques d’extraction permettent la collecte et la structuration de ces données cela suppose une condition sine qua none : que ces documents soient disponibles pour le processus d’extraction ! Grâce à la GED, ils le sont !
En parallèle, cet outil facilite la recherche d’informations par vos collaborateurs. L’indexation et le classement optimal des fichiers rendent l’exécution des tâches du quotidien plus simple et plus efficace.
Homogénéisation des flux documentaires, partage, diminution des risques, préservation du patrimoine et des intérêts de l’entreprise, préparation de l’avenir … il y a tellement de bonnes raisons de mettre en place une GED au sein de votre entreprise.
La GED pour réduire l’impact environnemental de votre entreprise
La production de papier a un coût environnemental majeur : déforestation, consommation d’eau, transport, etc. Dans les entreprises, son utilisation n’est, par ailleurs, pas toujours maîtrisée. De nombreux documents sont ainsi imprimés sans raison, perdus et jetés.
La mise en place de solutions GED entraîne une réduction significative de l'usage du papier et des équipements associées au sein de votre entreprise. Elle favorise par la même occasion une diminution considérable des coûts opérationnels.
En facilitant l'accès aux ressources de l'entreprise par vos employés depuis n'importe quel dispositif, (ordinateur, tablette ou smartphone), les solutions GED contribuent au développement du télétravail. Ce mode de fonctionnement contribue à son tour à la baisse des émissions de gaz à effet de serre, grâce à la réduction des déplacements domicile-lieu de travail.
Enfin, autre avantage majeur : l'intégration d'une GED permet de réduire les besoins en espaces de stockage physique et d'archivage. Elle permet donc à l’entreprise d’optimiser l'utilisation des ressources et contribue à une gestion plus éco-responsable.
L'adoption d'une GED s'aligne donc parfaitement avec les objectifs de Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE).
En résumé, une GED est indispensable pour :
- Assurer la conformité légale et réglementaire de son entreprise ;
- Réduire ses coûts opérationnels ;
- Sécuriser ses données et ses fichiers ;
- Améliorer la productivité de ses employés ;
- Réduire l’impact environnemental de son organisation.
Il ne reste alors qu'à bien choisir votre GED et les fonctionnalités adaptées à votre entreprise. Avant de lancer le projet, posez-vous les bonnes questions. Pour cela, faites confiance aux experts Numen.
